Oprogramowanie komputerowe w lokalach gastronomicznych

Oprogramowanie komputerowe w lokalach gastronomicznych

Po przeczytaniu tego artykułu będziesz wiedział:

  • jakiego rodzaju programy komputerowe stosuje się w gastronomii;
  • jakie mogą one pełnić funkcje;
  • jakie są korzyści z ich używania.

Żyjemy w czasach cyfrowej rewolucji – to już nie opinia, a niekwestionowany fakt. Informatyka na dobre rozgościła się we wszystkich dziedzinach życia, w tym oczywiście także w gastronomii. Czasy kelnerów z notesikiem i ołówkiem oraz menedżerów ze skoroszytem minęły, dzisiaj dużą część pracy wykonują za nas komputery, a konkretniej – odpowiednie programy. Wyróżniamy trzy podstawowe grupy programów stosowanych w gastronomii: kasowe, magazynowe oraz służące do analizy finansowej. Pierwszą z nich użytkuje przede wszystkim obsługa lokalu, a dwie pozostałe – kadra zarządzająca.

PROGRAMY KASOWE

To podstawowa grupa programów używanych w gastronomii. Służą do obsługi klientów od początku (czyli „otwarcia” stolika) do końca (wystawienie rachunku). Mogą one być użytkowane na różnych urządzeniach: komputerze PC znajdującym się w stałym miejscu na sali, tabletach, które ma przy sobie każdy z kelnerów czy nawet – co jest ostatnio coraz popularniejsze – specjalnych dotykowych ekranach zamontowanych na każdym stoliku, obsługiwanych bezpośrednio przez gości. Co ważne, jeżeli urządzeń jest więcej niż jedno, są one oczywiście połączone w sieć, by żadna wprowadzana do nich informacja nie umknęła.

Programy kasowe pełnią liczne i bardzo przydatne funkcje:

  • komunikacja obsługi z kuchnią: kelner nie musi już osobiście przekazywać zamówień, kucharze czy barmani odbierają je bezpośrednio na urządzeniu; co więcej, kelner może ustawiać zamawiane dania w kolejności, w jakiej mają zostać przygotowane i podane;
  • łączenie i rozdzielanie rachunków: w łatwy sposób można poradzić sobie z bardzo często występującymi życzeniami gości – każdy z nich może zapłacić za poszczególne pozycje ze wspólnego zamówienia, istnieje również opcja powiązania rachunków z dwóch różnych stolików;
  • błyskawiczne wystawianie faktur: po uzyskaniu danych od gościa lokalu, dzięki programowi kelner wystawi mu fakturę VAT w ciągu kilku minut;
  • uzyskiwanie i przetwarzanie danych: dzięki scentralizowanemu systemowi za pomocą kilku kliknięć otrzymamy „na talerzu” cenne informacje, które mogą usprawnić pracę naszego lokalu, np.: Jakie dania cieszą się największą popularnością, a których nie zamawia niemal nikt? W jakich dniach i godzinach odwiedza nas najwięcej gości? Który stolik goście zajmują najchętniej? Który z kelnerów jest najbardziej efektywny?

Schemat systemu kasowego w restauracji

Schemat systemu kasowego w restauracji

PROGRAMY MAGAZYNOWE

Uzupełnienie programów kasowych, z którymi są kompatybilne. Software tego typu może pomóc nam w szacowaniu zasobów surowca, który pozostał nam do dyspozycji, a także jego zużycia, co ułatwi nam przeprowadzenie inwentaryzacji, a także planowanie zakupów.

Po dostawie umieszczamy w bazie informację o ilości zakupionego towaru, każda pozycja w menu ma natomiast przypisane odpowiednie gramatury zużywanych produktów. Zamówione przez klienta danie, po wprowadzeniu do programu kasowego, zostanie przez program magazynowy przeliczone na ilość surowców, które były do jego przygotowania potrzebne. Na koniec okresu rozliczeniowego, najczęściej miesiąca, otrzymamy raport z teoretycznym stanem magazynu, który porównujemy z raportem realnym, uzyskanym poprzez spis z natury. Rażąco duże rozbieżności mogą sugerować nieuczciwość zatrudnionego personelu. Musimy jednak pamiętać, że nigdy nie otrzymamy wyniku stuprocentowo zgodnego z rzeczywistością. Za każdym razem ilość użytych składników może się przecież w pewnym stopniu różnić, co przy wielokrotnym przyrządzaniu dania w skali miesiąca zawsze spowoduje rozbieżności. Ponadto programy tego typu nie sprawdzą się jednakowo dobrze w przypadku wszystkich grup produktów. O ile np. gramatura makaronu użytego do spaghetti zawsze będzie bardzo zbliżona, o tyle trudno zakładać, że kucharz za każdym razem użyje dokładnie tej samej ilości przypraw. Tym niemniej programy magazynowe mogą pomóc nam zauważyć tendencję zużycia surowca i lepiej zaplanować terminy dostaw.

Schemat systemu kasowo-magazynowego w restauracji

Schemat systemu kasowo-magazynowego w restauracji

PROGRAMY DO ANALIZY FINANSOWEJ

Trzecia grupa programów nie jest bezpośrednio powiązana z dwoma pierwszymi – służy menedżerom do całościowej analizy finansów w lokalu. Uwzględnia nie tylko koszty surowca, lecz także operacyjne oraz personalne. Programy tego typu są bardzo proste w obsłudze i po wprowadzeniu danych przygotowują dla użytkownika szereg zestawień takich jak:

  • rachunek zysków i strat,
  • analiza poszczególnych grup kosztów,
  • analiza zobowiązań finansowych,
  • porównywanie danych finansowych w dowolnie wybranych okresach,
  • porównywanie obrotów z dostawcami.

Przed zakupem oprogramowania komputerowego dla gastronomii należy oczywiście dokładnie zastanowić się, jakie są nasze rzeczywiste potrzeby. Jeżeli ruch w naszym lokalu jest niewielki, być może nie ma potrzeby zakupu programów kasowych, a przy stosunkowo niewielkiej sprzedaży nie musimy instalować software’u magazynowego. Jeżeli jednak gości i personelu jest dużo, odpowiednie oprogramowanie może nie tylko ułatwić nam pracę, lecz – dzięki oszczędności czasu i sprawniejszej obsłudze – jeszcze powiększyć grono klientów, a co za tym idzie, zyski.

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone. 

Słowa kluczowe
programy komputerowe w gastronomii systemy gastronomiczne systemy przywoływania obsługi gastronomiczne programy komputerowe