Oprogramowanie sprzedażowe w gastronomii

Oprogramowanie sprzedażowe w gastronomii

Po przeczytaniu tego artykułu będziesz wiedział:

  • jakie są zadania programów wspierających sprzedaż,
  • jakie funkcje występują takie programy,
  • jakie korzyści przynosi jego użytkowanie.

W branży gastronomicznej rzadko spotykamy się z nadmiarem czasu, zazwyczaj chcielibyśmy mieć go więcej. O ile nie jesteśmy w stanie przyspieszyć samego procesu gotowania – to zawsze negatywnie wpłynie na jakość potrawy – możemy postarać się skrócić czas obsługi gości bez obniżenia jej standardu, a wręcz go przy tym podnieść. Pomogą nam w tym komputerowe programy wspierające sprzedaż.

Tradycyjne kasy gastronomiczne, choć w pewnych warunkach wystarczające, w dobrze prosperującym lokalu szybko ujawniają swoje ograniczenia. Najbardziej oczywistym z nich jest zbyt mała liczba klawiszy, które możemy przyporządkować kolejnym pozycjom w menu. Skutkuje to nadawaniem im kodów, te z kolei trudno jest zapamiętać. Kiedy więc kasjer próbuje przypomnieć sobie lub odszukać na liście, jaki kod przypisano sałatce greckiej, jaki spaghetti carbonara, a jaki wytrawnemu czerwonemu winu, cierpliwość gościa zaczyna się kończyć... Później czas traci również menedżer, który chce stworzyć analizę zużycia surowca – kasa niewiele mu w tym pomoże. Co innego programy wspierające sprzedaż.

Najważniejsze zadania programów sprzedażowych w gastronomii to:
przyspieszenie obsługi gości,
komunikacja pomiędzy stanowiskami (obsługa – kuchnia, bar),
usprawnienie przyjmowania zamówień (łączenie i dzielenie rachunków, rabaty i promocje, indywidualne życzenia gości),
minimalizowanie ryzyka pomyłki (programy odnotowują wszystkie szczegóły zamówienia),
ułatwienie zarządzania gospodarką magazynową (przez połączenie z programami magazynowymi),
gromadzenie informacji ułatwiających kontrolę menedżerską (efektywność kelnerów, popularność dań i poszczególnych stolików, frekwencja w zależności od dnia i godziny itp.).

Programy te służą do obsługi gościa od początku (czyli „otwarcia” stolika) do końca (wystawienie rachunku). Mogą one być użytkowane na różnych urządzeniach, np. zwykłym komputerze PC znajdującym się w stałym miejscu na sali czy tabletach (bonownikach), które ma przy sobie każdy z kelnerów. Do programu wprowadzone jest pełne menu restauracji, a poszczególne jego pozycje podzielone są na działy, tak jak w karcie. Kiedy więc gość zażyczy sobie kremu z borowików, kelner nie musi wprowadzać przypisanego mu kodu (jeśli w ogóle go pamięta), a kliknie w programie pozycję „zupy”, a następnie „krem z borowików”. Gotowe – nie trzeba nawet iść z informacją o zamówieniu do kuchni, bo w momencie jego zatwierdzenia kucharz lub barman otrzymuje wydruk bezpośrednio z umieszczonej tam drukarki (kucharz – tylko o daniach, barman – tylko o napojach). Kiedy zamówienie jest bardziej skomplikowane, kelner ma też możliwość wprowadzenia informacji dodatkowych (np. stopień wysmażenia steka czy odjęcie wybranego przez gościa nielubianego składnika) i ustawienia kolejności wydawania dań, co znacząco usprawni cały proces. Każdemu stolikowi nadaje się w programie numer lub nazwę, dokładnie wiadomo więc, do kogo ma trafić dane zamówienie.

Programy sprzedażowe są pomocne nie tylko dla obsługi, lecz także dla menedżerów i właścicieli, których zabezpieczają przed nieuczciwością kelnerów. Jeżeli w lokalu standardem jest komunikacja obsługi z kuchnią przez program, kelner nie otrzyma żadnego dania po ustnym jego zamówieniu. Natomiast odpowiedni software uniemożliwia usunięcie wprowadzonej do systemu pozycji bez autoryzacji kierownika sali bądź menedżera. Wyklucza to więc potencjalną sposobność rozliczenia się z klientem „pod stołem”, tak że pieniądze trafiają do kieszeni kelnera. Nie istnieje także opcja wirtualnego „dorzucenia” czegoś do stolika obsługiwanego przez kolegę i przyjęcia pieniędzy od kogoś innego – stolik otwarty przez danego pracownika może obsługiwać już tylko on.

Schemat działania

W razie podejrzeń o nieuczciwość menedżer, mający podgląd wszystkich stolików w systemie, może na bieżąco porównywać wskazania programu z tym, co rzeczywiście znajduje się na stołach i jest przygotowywane w kuchni.

Kolejną zaletą zastosowania programów sprzedażowych jest współpraca z oprogramowaniem magazynowym, co wspomaga gospodarowanie surowcem, a na dodatek może zasygnalizować nieuczciwość pracowników kuchni. Po dostawie umieszczamy w bazie informację o ilości zakupionego towaru, każda pozycja w menu ma natomiast przypisane odpowiednie gramatury zużywanych produktów. Zamówione przez klienta danie, po wprowadzeniu do programu kasowego, zostanie przez program magazynowy przeliczone na ilość surowców, które były do jego przygotowania potrzebne. Na koniec okresu rozliczeniowego, najczęściej miesiąca, otrzymamy raport z teoretycznym stanem magazynu, który porównujemy z raportem realnym, uzyskanym poprzez spis z natury. Rażąco duże rozbieżności mogą sugerować nieuczciwość zatrudnionego personelu. Musimy jednak pamiętać, że nigdy nie otrzymamy wyniku stuprocentowo zgodnego z rzeczywistością.

Jeszcze większą pomocą dla kadry zarządzającej są raporty generowane przez programy sprzedażowe. Pozwalają one analizować: wielkość i strukturę sprzedaży (jakie grupy dań i jakie konkretnie dania sprzedają się najlepiej), efektywność kelnerów (który z nich gwarantuje najwyższe obroty i najkrótszy czas obsługi), najpopularniejsze i najmniej popularne dni i godziny wizyt, a także najczęściej i najrzadziej wybierane stoliki. Dzięki wszystkim tym danym menedżer jest w stanie skuteczniej zarządzać nie tylko personelem, lecz także menu, a także lepiej dostosować się do preferencji gości lokalu.

Choć wdrożenie programów sprzedażowych jest kosztowniejsze od instalacji zwykłej kasy gastronomicznej, może okazać się, że wydatek ten szybko zamieni się w inwestycję, która spowoduje, że lokal będzie prosperował znacznie lepiej.