Inwentaryzacja w Gastronomii - Kluczowe Aspekty Prawidłowego Przeprowadzenia

Inwentaryzacja w gastronomii jest nieodłącznym elementem efektywnego zarządzania lokalem. Stan składników majątkowych oraz kapitałów musi być zgodny z danymi księgowymi, co możliwe jest dzięki regularnym inwentaryzacjom. W niniejszym artykule przyjrzymy się kluczowym aspektom prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji w lokalu gastronomicznym.

Dlaczego Inwentaryzacja jest Konieczna?

Inwentaryzacja jest niezbędna dla pełnej kontroli nad wydatkami, zwłaszcza w kontekście towarów używanych do produkcji dań i napojów. Koszt zatowarowania stanowi istotną część całkowitych kosztów w lokalu gastronomicznym, a nawet niewielkie odchylenia od standardów mogą negatywnie wpłynąć na płynność finansową.

Wartość średniego food cost oraz beverage cost stanowi kluczowy wskaźnik, który pomaga monitorować skuteczność zarządzania zasobami. Regularna inwentaryzacja pozwala kontrolować te wskaźniki i dostosowywać strategię zarządzania kosztami.

Jak Prawidłowo Przeprowadzić Inwentaryzację?

1. Spisywanie towaru
Skrupulatne liczenie towaru w każdym pomieszczeniu restauracji (bar, kuchnia, magazyny, chłodnie i mroźnie) jest kluczowym krokiem. Niezależnie od formy dokumentacji (arkusz kalkulacyjny Excel lub system POS), ważne jest unikanie rutyny i błądzenia. Staranność i systematyczność są kluczowe dla dokładnych danych.

2. Raportowanie
Raportowanie stanu magazynu, kuchni i baru jest równie istotne. Wybór odpowiedniego narzędzia (arkusz kalkulacyjny Excel lub system POS) ułatwia monitorowanie aktualnych stanów magazynowych. Systematyczność w wprowadzaniu faktur do systemu i korygowaniu stanów na bieżąco jest kluczowa.

3. Odchylenia po Inwentaryzacji
Identyfikacja przyczyn odchyleń między stanem księgowym a rzeczywistym jest kluczowym zadaniem. Konieczne jest sprawdzenie kilku możliwości, takich jak konsumpcja własna, promocje, zmiana receptur, kontrola strat i odpadów.

4. Częstotliwość Inwentaryzacji
Częstotliwość inwentaryzacji powinna być dostosowana do charakteru restauracji. Lokale o wysokich przychodach i szybkiej rotacji zapasów mogą wymagać częstszych inwentaryzacji, nawet kilka razy w tygodniu. Z kolei restauracje o stabilnym funkcjonowaniu mogą przeprowadzać inwentaryzację raz w miesiącu lub jeszcze rzadziej.

5. Wykorzystanie Narzędzi Informatycznych
Automatyzacja procesu inwentaryzacji za pomocą narzędzi informatycznych, takich jak system sprzedażowy i magazynowy, może znacznie ułatwić i przyspieszyć cały proces zliczania stanów magazynowych. Odpowiednie narzędzia umożliwiają skuteczne raportowanie, monitorowanie i identyfikację odchyleń.

Standardowa Inwentaryzacja

Inwentaryzacja to proces porównywania początkowego i końcowego stanu magazynu, uwzględniając przychody i rozchody. Kluczowym narzędziem do monitorowania kosztów jest spis magazynowy, który pozwala precyzyjnie określić rzeczywisty koszt sprzedanych produktów. Standardowy przykład obejmuje:

• Inwentaryzacja nr 1.
• Określenie wartości magazynu.
• Dodanie sumy wartości przychodów magazynowych.
• Inwentaryzacja nr 2.
• Odjęcie wartości magazynu ustalonej na podstawie spisu.

Kontrola na Poziomie Kosztu Sprzedanych Towarów

Skutecznym narzędziem jest wskaźnik kosztu sprzedanych towarów, bazujący na ogólnych danych. Obliczamy go, porównując koszt sprzedaży produktów między dwoma spisami magazynowymi (inwentaryzacjami) a przychodami lokalu. Zaplanowany koszt produktów jest porównywany z rzeczywistym, co pozwala na szybką identyfikację ewentualnych różnic.

Kontrola na Poziomie Liczby Produktów

W przypadku niezgodności kosztów planowanych i rzeczywistych przechodzimy do drugiego poziomu inwentaryzacji. Kontrola liczby produktów wymaga zbierania szczegółowych danych, a analiza różnic pozwala na identyfikację braków lub nadmiarów. Eliminacja przyczyn strat jest kluczowa, a narzędzia identyfikacji obejmują kontrolę przychodów magazynowych, wprowadzenie rejestru strat i monitorowanie produktów po obróbce.

Inwentaryzacja powinna być wykonywana przynajmniej raz w tygodniu dla baru oraz raz w miesiącu dla kuchni. W międzyczasie można prowadzić wyrywkowy spis dla wybranych surowców w celu sprawdzenia, czy nowe receptury lub nowi pracownicy prawidłowo je zużywają

Konsekwencje Nieprawidłowej Inwentaryzacji

Niezależnie od używanych narzędzi, inwentaryzacja może być nieprawidłowa z różnych powodów. Często wynika to z braku dokładności, czasochłonności procesu lub niezrozumienia procedur. Niewłaściwie przeprowadzona inwentaryzacja może prowadzić do błędnych danych dotyczących stanu magazynu, co z kolei wpływa na precyzję wskaźników kosztów i podejmowanie decyzji na tej podstawie.

Dobre Praktyki dotyczące inwentaryzacji w gastronomii

Na koniec, kilka porad. Procesy inwentaryzacyjne można przyspieszyć, stosując odpowiednie podejście do magazynowania. Jednolite procedury, takie jak spisywanie magazynów od lewej do prawej, a także unifikacja opakowań, mogą znacząco ułatwić kontrolę. Stosowanie narzędzi cyfrowych, takich jak aplikacje czy komunikacja przez Bluetooth, eliminuje błędy i przyspiesza procesy. Regularne kontrole, dzięki wyznaczaniu okresów niskiego stanu magazynowego, pomagają utrzymać skrupulatność pracowników. Wprowadzenie nagród za pozytywne wyniki dodatkowo motywuje do rzetelnej inwentaryzacji.

Rzetelnie przeprowadzona inwentaryzacja stanowi solidną podstawę do analizy i optymalizacji procesów w danym lokalu gastronomicznym. Dbanie o skrupulatność, wprowadzenie jednolitych procedur i korzystanie z technologii to kluczowe elementy skutecznej inwentaryzacji w gastronomii. Ostatecznym celem jest utrzymanie optymalnych kosztów produktów przy jednoczesnym zminimalizowaniu strat i nadmiarów. Nieprawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja może prowadzić do błędnych danych, wpływając negatywnie na efektywność zarządzania i rentowność biznesu. Dlatego kluczowe jest stosowanie właściwych praktyk i narzędzi, aby zapewnić rzetelność procesu inwentaryzacyjnego wdanym lokalu gastronomicznym.

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone.