Jak ograniczyć wydatki restauracji i na co zwracać uwagę?

Jak ograniczyć wydatki restauracji i na co zwracać uwagę?

Dobra, sprawnie funkcjonująca restauracja to nie tylko pełen lokal, regularne rezerwacje stolików i wiele dań sprzedawanych na wynos. Restauracja musi być przede wszystkim rentowna, a do tego nie wystarczy oferować pysznych dań w konkurencyjnych cenach. Oczywiście cięcie wydatków nie może odbyć się kosztem spadku jakości potraw z menu i samych usług, podobnie jak obniżeniem uposażeń pracowników (wynagrodzeń). Na szczęście jest kilka innych obszarów, które pozwalają zaoszczędzić na prowadzeniu biznesu w tej formie. Sprawdź, jak ograniczyć wydatki restauracji.

Koszty prowadzenia restauracji – co kosztuje najwięcej?

Jeżeli prowadzisz biznes gastronomiczny, na pewno zastanawiasz się, jak ograniczyć wydatki restauracji, żeby móc zarobić więcej. To logiczne i w pełni zrozumiałe. Dzięki temu zysk lokalu będzie wyższy, a sama restauracja bardziej konkurencyjna, co jest istotne, jeżeli weźmiemy pod uwagę dużą konkurencję na rynku.

Żeby móc ograniczyć wydatki restauracji, w pierwszej kolejności musisz przeanalizować strukturę kosztów prowadzenia lokalu. W każdej restauracji wygląda ona nieco inaczej, aczkolwiek patrząc ogólnie, można wyodrębnić obszary, które generują największe wydatki. Żeby oprzeć się na dokładniejszych danych, posłużymy się raportem Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) "Energy efficiency in Poland 2002-2012", który porusza obszar efektywności energetycznej lokalu gastronomicznego:

  • ok. 55% kosztów – przygotowywanie posiłków,
  • ok. 15% – ogrzewanie,
  • ok. 9% – oświetlenie,
  • ok. 6% – gorąca woda,
  • ok. 5% – zasilanie lodówek i chłodziarek,
  • ok. 2% – sprzęt biurowy.

Zwróć uwagę, że raport ma swoje lata i dotyczy kosztów w zakresie wydatków na energię dla prowadzenia lokalu gastronomicznego. Od tego czasu w górę mocno poszły ceny energii elektrycznej czy gazu. Dlatego wprawdzie struktura kosztów w tym obszarze może wyglądać podobnie, ale na pewno wydatki poniesione na gaz i prąd mają znacznie większy udział w całkowitej strukturze kosztów niż dawniej.

Media stanowią bowiem tylko część kosztów operacyjnych. Pozostałe to m.in. czynsz, środki czystości, księgowość, materiały biurowe, wynagrodzenia pracowników, sprzęt kuchenny czy licencja na oprogramowanie POS. Dlatego dokładnie przeanalizuj wydatki swojej restauracji. Jeżeli brakuje Ci na to czasu lub uważasz, że nie masz odpowiednich kompetencji, możesz to zlecić specjalistom GastroWiedza.

Koszty w gastronomii. Jak zmniejszyć wydatki restauracji?

Jeżeli zastanawiasz się, jak ograniczyć wydatki restauracji, masz naprawdę duże możliwości. Przede wszystkim poszukaj oszczędności w obszarze mediów. W sytuacji, kiedy lokal należy do Ciebie lub dzierżawisz go w długim terminie (np. 20 lat), sprawdzić się może instalacja fotowoltaiczna. Dzięki temu niemal do zera obniżysz rachunki za energię elektryczną. Jednak niższe rachunki za prąd możesz wygenerować też poprzez zmianę wyposażenia na urządzenia bardziej energooszczędne czy analizę cen energii u różnych operatorów.

Żeby obniżyć koszty w gastronomii, obowiązkowo musisz także otworzyć się na nowe technologie. W restauracji niezbędny jest wydajny i intuicyjny system POS. Jeżeli swoim klientom dajesz możliwość zamawiania jedzenia na wynos, zadbaj też o system zamówień online. W końcu przydadzą się narzędzia do bieżącej analizy kosztów.

Jak zredukować koszty prowadzenia restauracji – przykłady:

  • niższe rachunki za media (m.in. negocjacja z operatorami, energooszczędne urządzenia, energooszczędne żarówki, fotowoltaika, wyłączanie nieużywanych sprzętów, włączanie tylko w pełni zapełnionej zmywarki, bateria zmniejszająca zużycie wody, niższe ciśnienie w kranach, krany z czujnikami zbliżeniowymi, zamykanie okien i drzwi przy używaniu klimatyzacji, odpowiednia temperatura w urządzeniach chłodniczych, kontrola uszczelek w lodówkach i innych urządzeniach, chłodziarki i zamrażalniki bez szklanych drzwi, utrzymywanie urządzeń i kratek wentylacyjnych w czystości);
  • surowce (m.in. wybór najlepszego dostawcy, brak robienia zakupów na duży zapas, listy niezbędnych produktów, cyfrowe magazyny, korzystanie w pierwszej kolejności ze składników z najkrótszą datą ważności, kontrola stanów magazynowych);
  • nowe technologie (m.in. system POS, system zamówień online, narzędzia do bieżącej analizy kosztów operacyjnych);
  • bardzo dokładna analiza kosztu surowca food cost i beverage cost wraz z kontrolowaniem strat;

Pojęcie „koszt surowca” oznacza koszt wszystkich produktów spożywczych zakupionych przez lokal gastronomiczny w celu wytworzenia dań i napojów z karty menu. Oprócz pojęcia „koszt surowca” możemy spotkać się z określeniami: food cost (dla napojów beverage cost), koszt sprzedaży lub COS (cost of sales). Wartość ta najczęściej jest wyrażana w procentach w stosunku do cen sprzedaży, a wskaźnik może dotyczyć zarówno pojedynczego dania, jak i całej produkcji. W zależności od skrupulatności prowadzenia spisu zysków i wydatków oraz pożądanego efektu obliczenia mogą być bardziej ogólne (potencjalne) lub szczegółowe, przedstawiające tzw. rzeczywisty food cost. Im więcej czynników weźmiemy pod uwagę, tym dokładniejszy wynik otrzymamy.

  • zamówienia online (m.in. analiza ceny opakowań oraz dostawy);
  • personel (m.in. analiza liczby pracowników w zależności od pory dnia i dnia tygodnia, redukcja personelu przy zatrudnieniu ponad stan).

Jeżeli wdrożysz powyższe rozwiązania, istnieje duże prawdopodobieństwo, że znacząco ograniczysz koszty w Twoim biznesie gastronomicznym. Pamiętaj jednak, że restauracja musi być rentowna. Jeżeli więc mimo ich wprowadzenia koszty stałe nadal są wysokie, nie masz wyjścia i musisz podnieść ceny posiłków. Dobrze w takiej sytuacji odpowiednio wcześniej poinformować o tym swoich klientów.
Jeżeli uważasz, że nie masz odpowiednich kompetencji, nie wiesz jak to zrobić lub brak Tobie czasu możesz to zlecić specjalistom GastroWiedza.

Na czym nie należy oszczędzać i na co uważać przy oszczędzaniu?

Jednocześnie jest kilka obszarów, na których nie możesz oszczędzać, ponieważ w dłuższej perspektywie odbije się to na zyskach lokalu. Przede wszystkim nie rezygnuj z surowców dobrej/wysokiej jakości.

Dobry, zdrowy surowiec jest droższy. Jeżeli z niego zrezygnujesz kosztem słabszych zamienników, odbije się to na jakości serwowanych dań. Stały Gość wyczuje różnicę i być może już po pierwszym gorszym posiłku zmieni lokal. Nowi Goście najprawdopodobniej więcej nie odwiedzą restauracji, jeżeli zamówione danie im nie posmakuje. Lepiej nie zmieniaj też wielkości porcji. Co więcej, istnieje duże prawdopodobieństwo, że przekażą negatywne opinie swoim znajomym.

No właśnie, marketing. Nie tylko w branży gastronomicznej, ale ogólnie przy problemach z płynnością bardzo często w pierwszej kolejności cięte są koszty na reklamę. To również duży błąd większości restauratorów. Oczywiście najlepszą reklamą jest poczta pantoflowa. W ten sposób pozyskasz wielu nowych klientów, ale możesz też ich stracić, jeżeli restauracja serwuje dania słabej jakości, a sam lokal nie jest czysty i higieniczny.

Oprócz tego wdrażaj kampanie reklamowe, które nawet przy niewielkim nakładzie finansowym mogą być efektywne. Polecamy szczególnie reklamę internetową, zwłaszcza w kanałach social media. Wprowadź też kupony promocyjne i vouchery.

Błędem jest również szukanie oszczędności na programach do analizy z systemem komputerowy w sprzedażowo-magazynowy. Inwestując w takie systemy, jeżeli będziesz z nich korzystać w umiejętny sposób, możesz wyłącznie zyskać. Masz możliwość m.in. generowania raportów dotyczących kosztów (m.in. zużycie surowców, inwentaryzacja, rejestracja rachunków, raportowanie czasu pracy, dostosowanie menu). Program pomaga w planowaniu i podejmowaniu decyzji o charakterze strategicznym, które są kluczowe dla oszczędności i cięcia kosztów, oczywiście przy zachowaniu wysokiej jakości dań i usług.

Jak widzisz, ograniczenie wydatków restauracji jest jak najbardziej realne. Pamiętaj jednak, żeby nie odbyło się to kosztem jakości serwowanych dań, samych usług i zachowania czystości. Oszczędzanie jest wskazane, ale musi być racjonalne i nie może odbijać się na Gościa.

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone.

Słowa kluczowe
wydatki restauracji Kontrola kosztów koszty gastronomia prognozowanie kosztów działalności zarządzanie zaopatrzeniem w gastronomii