Rozwiązywanie umów z pracownikami w gastronomii

• jakie są najczęstsze sposoby rozwiązywania umów z pracownikami
• na co musisz zwrócić szczególną uwagę, aby uniknąć niepotrzebnych kłopotów
• jakie masz obowiązki jako pracodawca rozstając się z pracownikiem
• czego możesz domagać się od pracownika, który odchodzi z pracy

1. Upływ terminu umowy

Najprostszym i niejako automatycznym powodem zakończenia stosunku pracy jest upływ czasu na jaki zawarto umowę. Rzadko zdarza się, aby pracownik od razu został zatrudniony na czas nieokreślony, zazwyczaj otrzymuje najpierw umowę na okres próbny lub czas określony. Jeżeli którakolwiek ze stron nie chce kontynuować współpracy, wystarczy wręczyć pracownikowi w ostatnim dniu zatrudnienia świadectwo pracy. Pracodawca nie ma obowiązku przedłużania umowy,  nawet jeżeli pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim.

Wyjątkiem od tej reguły są  umowy zawarte z kobietami w ciąży. W przypadku umów o pracę na czas określony albo okres próbny powyżej 1 miesiąca, które uległyby rozwiązaniu po upływie 3 miesiąca ciąży  umowę należy przedłużyć do dnia porodu. Zgodnie z przyjętą metodą obliczania miesięcy ciąży oznacza to, że obowiązek przedłużenia umowy do dnia porodu następuje po upływie 12 tygodni ciąży.

Przedłużenie umowy do dnia porodu nie oznacza, że trzeba zawrzeć z pracownicą następną umowę o pracę. Zmienia się tylko termin rozwiązania dotychczasowej umowy. Ostatnim dniem zatrudnienia będzie dzień urodzenia dziecka. Po otrzymaniu od pracownicy zaświadczenia ze szpitala i aktu urodzenia dziecka należy wystawić pracownicy świadectwo pracy i przekazać dokumenty do ZUS w celu wypłaty zasiłku macierzyńskiego.

Ochrona kobiet w ciąży związana z upływem terminu umowy nie dotyczy również umów zawartych na czas zastępstwa. Taka umowa rozwiąże się z mocy prawa w dniu powrotu do pracy nieobecnego pracownika, niezależnie od tego, czy osoba zastępująca jest w ciąży.

Pracodawca nie musi informować pracownika z wyprzedzeniem, że umowa nie zostanie przedłużona. Należy jednak pamiętać, że dotyczy to również odwrotnej sytuacji, czyli: pracownik też nie musi uprzedzać, że nie jest zainteresowany zawarciem kolejnej umowy.

2. Porozumienie stron 

Najprostszym sposobem rozwiązania umowy o pracę jest porozumienie stron. Na mocy porozumienia pracodawca i pracownik mogą rozwiązać umowę w dowolnym terminie. Dotyczy to wszystkich umów, również tych zawartych z kobietami w ciąży, na urlopie macierzyńskim, z osobami objętymi ochroną przedemerytalną. Porozumienie stron można zawrzeć z pracownikiem w trakcie urlopu wypoczynkowego a nawet zwolnienia lekarskiego. Nie trzeba podawać przyczyny rozwiązania umowy. Z inicjatywą rozwiązania umowy w trybie porozumienia stron może wystąpić zarówno pracodawca jak i pracownik. Niezbędna jest w tym zakresie zgoda obydwu stron, na tym polega cała istota porozumienia.

Porozumienie stron można zawrzeć w formie ustnej, ale dla ewentualnych celów dowodowych warto jest potwierdzić zawarcie porozumienia na piśmie.

3. Wypowiedzenie umowy

W przeciwieństwie do porozumienia stron, wypowiedzenie umowy jest jednostronnym oświadczeniem jednej ze stron i umowa ulega rozwiązaniu po upływie okresu wypowiedzenia, nawet jeśli pracodawca lub pracownik nie wyrażają na to zgody.

Wypowiedzenie umowy o pracę musi mieć formę pisemną, zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy oraz wskazywać faktyczna przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie (tylko w przypadku umów na czas nieokreślony wypowiadanych przez pracodawcę).

Okres wypowiedzenia umowy o pracę na okres próbny wynosi:

• 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni,
• 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie,
• 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

W przypadku umów o zastępstwo okres wypowiedzenia wynosi tylko 3 dni robocze niezależnie od tego, jak długo trwa umowa.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Umowę na czas określony można wypowiedzieć tylko wtedy, jeżeli została zawarta na czas dłuższy niż 6 miesięcy a strony w treści umowy zawarły klauzulę o możliwości wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia wynosi wtedy 2 tygodnie.

Okres wypowiedzenia obejmujący:

• tydzień lub jego wielokrotność kończy się zawsze w sobotę,
• miesiąc lub jego wielokrotność kończy się zawsze w ostatnim dniu miesiąca.

Podczas wręczania wypowiedzenia może dojść do sytuacji, że pracownik odmówi potwierdzenia odbioru pisma, a nawet wyjdzie w trakcie rozmowy. Wręczanie wypowiedzenia może  się odbyć w obecności osoby trzeciej – świadka, który potwierdzi, że pracownik miał możliwość zapoznania się z treścią pisma, wtedy jest ono skuteczne. Należy sporządzić odpowiednią notatkę, podpisaną przez pracodawcę i świadka. Świadkiem powinna być osoba  upoważniona do reprezentowania pracodawcy, najlepiej zajmująca się sprawami kadrowymi. Wręczanie wypowiedzenia w obecności osób nieuprawnionych może zostać potraktowane jako naruszenie dóbr osobistych lub danych osobowych pracownika.

W okresie co najmniej dwutygodniowego wypowiedzenia umowy o pracę dokonanego przez pracodawcę pracownikowi przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w wymiarze:

• 2 dni robocze - w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia,
• 3 dni robocze - w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia.

W okresie wypowiedzenia pracownik jest obowiązany wykorzystać należny urlop wypoczynkowy, jeśli tylko pracodawca mu go udzieli. Nieistotne przy tym jest, czy wypowiedzenie zostało  dokonane przez pracodawcę czy pracownika.

Przy wypowiadaniu umowy na czas nieokreślony przez pracodawcę bardzo ważne jest wskazanie konkretnej i faktycznej przyczyny wypowiedzenia. Taką przyczyną może być np.:

• niedbałe wykonywanie obowiązków służbowych,
• częsta nieobecność dezorganizująca pracę,
• utrata zaufania przez pracodawcę (zwłaszcza u osób na stanowiskach kierowniczych).

Należy pamiętać, że w razie ewentualnego sporu w sądzie to na pracodawcy będzie spoczywał ciężar udowodnienia, że wypowiedzenie jest zasadne. Dlatego warto zadbać o to, aby podana w wypowiedzeniu przyczyna miała swoje odzwierciedlenie w rzeczywistości.

4. Rozwiązanie bez wypowiedzenia (zwolnienie dyscyplinarne)

Rozwiązanie umowy o  pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia może nastąpić tylko w ściśle określonych przypadkach i z zachowaniem przewidzianych przepisami prawa procedur. Należy rozróżnić przypadki, kiedy do rozwiązania umowy w tym trybie dochodzi z winy, pracownika, z przyczyn niezawinionych oraz z winy pracodawcy.

Rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika, tzw. zwolnienie dyscyplinarne  jest możliwe w przypadku:

• ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych,
• popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem,
• zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku (np. utrata prawa jazdy przez osobę zatrudnioną jako kierowca).

O ciężkim naruszeniu podstawowych obowiązków pracowniczych można mówić wtedy,  gdy  można pracownikowi przypisać winę umyślną lub rażące niedbalstwo w związku z jego działaniem lub zaniechaniem.

Za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków można uznać m.in.:

• opuszczenie stanowiska pracy bez usprawiedliwienia,
• nieobecność nieusprawiedliwioną,
• kradzież mienia pracodawcy,
• spożywanie alkoholu w miejscu pracy,
• stawienie się do pracy po użyciu alkoholu,
• zakłócanie porządku i spokoju w miejscu pracy,
• niewykonanie przez pracownika zgodnego z prawem polecenia poddania się kontrolnym badaniom lekarskim.

Aby rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia było skuteczne, muszą być spełnione następujące warunki:

• oświadczenie pracodawcy  powinno nastąpić na piśmie, w taki sposób aby pracownik miał możliwość zapoznania  się z tym oświadczeniem,
• w oświadczeniu pracodawcy powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca rozwiązanie umowy oraz  pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy.
   

Jeżeli pracownik odmawia potwierdzenia na piśmie, że zapoznał się z treścią rozwiązania umowy bez wypowiedzenia nie oznacza to, że rozwiązanie takie jest nieważne. Podobnie jak w przypadku wypowiedzenia należy zapewnić obecność świadka i sporządzić odpowiednią notatkę.

Inaczej niż w przypadku wypowiedzenia, usprawiedliwiona nieobecność (zwolnienie lekarskie, urlop wypoczynkowy, macierzyński) nie chroni pracownika przed skutecznym zwolnieniem dyscyplinarnym, o ile są spełnione wszystkie przesłanki. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia można wysłać pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Umowa o pracę rozwiąże się z dniem odbioru przez pracownika pisma, a jeśli pracownik nie odbierze to w terminie 7 dni od daty drugiego awizo. Należy jednak bezwzględnie pamiętać zachowaniu terminu 1  miesiąca od dnia, kiedy pracodawca dowiedział się o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Przed rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika nie są chronione również kobiety w ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika może nastąpić jeżeli:

• pracownik choruje ponad 3 miesiące, a jest zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy,
• pracownik choruje dłużej niż wynosi okres zasiłkowy i pierwsze 3 miesiące świadczenia rehabilitacyjnego,  czyli dłużej niż 9 (lub 12) miesięcy, jeżeli jest zatrudniony u danego pracodawcy przynajmniej  6 miesięcy,
• pracownik jest nieobecny z innych przyczyn usprawiedliwionych niż wymienione powyżej (np. opieka nad chorym członkiem rodziny innym niż dziecko, odbywanie kary pozbawienia wolności) dłużej niż 1 miesiąc.

Ponieważ ten tryb rozwiązywanie umowy stosowany jest w trakcie nieobecności pracownika, przeważnie pisemne oświadczenie pracodawcy jest doręczane pocztą. Podobnie jak w przypadku zwolnienia dyscyplinarnego, należy wskazać przyczynę rozwiązania umowy, zawrzeć pouczenie o prawie odwołania, a  rozwiązanie umowy następuje w dniu odebrania pisma lub 7 dni od daty drugiego awizo.

Warto podkreślić, że to  pracodawca decyduje, czy rozwiązać umowę czy też nadal zatrudniać pracownika, nie ma obowiązku korzystania ze zwolnienia bez wypowiedzenia.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy jest możliwe w następujących przypadkach:

• zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, a pracodawca nie przeniesie go do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje ,
• pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika, np. nieterminowa wypłata wynagrodzenia, niezapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, w przypadku umowy na czas określony w wysokości wynagrodzenia za okres 2 tygodni.

Oświadczenie pracownika o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie, z podaniem przyczyny, w ciągu 1 miesiąca od dnia, kiedy pracownik  dowiedział się o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

5. Wygaśnięcie umowy

Wygaśnięcie umowy o pracę jest szczególnym trybem rozwiązania stosunku pracy. Dochodzi do niego m.in. w następujących przypadkach:

• śmierć pracownika,
•  śmierć pracodawcy, chyba że nastąpiło  przejecie pracowników przez nowego pracodawcę,
• po upływie trzech miesięcy nieobecności pracownika z powodu tymczasowego aresztowania.

W przypadku  śmierci pracownika, pracodawca ma obowiązek wystawić świadectwo pracy, umieścić kopię w aktach osobowych a oryginał wydać rodzinie lub spadkobiercom zmarłego, na ich wniosek.  Pracodawca powinien również wypłacić rodzinie zmarłego odprawę pośmiertną oraz wszelkie należności z tytułu umowy o pracę niewypłacone do dnia jego śmierci. Osobami uprawnionymi do otrzymania praw majątkowych zmarłego są małżonek oraz osoby, które są na podstawie przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych są uprawnione do renty rodzinnej po zmarłym pracowniku. W braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.

W razie śmierci pracodawcy pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, a w przypadku zawarcia umowy na czas określony, w wysokości wynagrodzenia za okres dwóch tygodni.

6. Świadectwo pracy

Sporządzenie i wydanie pracownikowi świadectwa pracy to podstawowy obowiązek, jaki ciąży na pracodawcy w związku z ustaniem zatrudnienia.

Świadectwo należy wydać pracownikowi (lub osobie przez niego upoważnionej na piśmie) niezwłocznie, czyli w ostatnim dniu zatrudnienia. Dopiero w przypadku, gdy odebranie świadectwa w tym terminie nie jest możliwe, należy je przesłać pracownikowi w ciągu 7 dni.

Innym błędem popełnianym przez pracodawców jest uzależnienie wydania pracownikowi świadectwa pracy od rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Świadectwo pracy należy wystawić i wydać pracownikowi niezależnie od tego, czy oddał powierzony sprzęt lub odzież roboczą.

Przepisy prawa szczegółowo określają, jakie informacje powinno zawierać świadectwo pracy. Przede wszystkim są to:

• dane identyfikujące pracownika i pracodawcę,
• okres i rodzaj wykonywanej pracy,
• zajmowane stanowisko (jeśli jest ich klika, należy wymienić wszystkie),
• tryb rozwiązania umowy o pracę,
• dane niezbędne dla celów ustalenia uprawnień pracowniczych, (np. ilość dni wykorzystanego urlopu lub dni opieki nad dzieckiem),
•  dane związane z ubezpieczeniem społecznym (np. okresy nieskładkowe czyli wynagrodzenie za czas choroby, zasiłek chorobowy).

Obowiązkowym elementem świadectwa pracy jest informacja o ewentualnym zajęciu wynagrodzenia za pracę.

Na wniosek pracownika w świadectwie należy również podać informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Jeżeli pracownik nie zgadza się z treścią świadectwa, może w ciągu 7 dni od jego otrzymania wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. W przypadku nieuwzględnienia tego wniosku pracownik ma prawo w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania wystąpienia do sądu pracy.

Kopię świadectwa pracy, najlepiej z potwierdzeniem odbioru przez pracownika umieszcza się w części C akt osobowych, podobnie jak wszystkie dokumenty związane z rozwiązaniem umowy (np. porozumienie stron)

Od dnia 21 marca 2011 r. obowiązują nowe zasady wydawania świadectw pracy w przypadku umów terminowych, jeżeli pracownik kontynuuje zatrudnienie u tego samego pracodawcy. Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie umów zawartych w ciągu 24 miesięcy liczonych od dnia zawarcia pierwszej z tych umów, chyba, że pracownik zażąda wydania świadectwa wcześniej.

Umowa o pracę może zostać rozwiązana zarówno z inicjatywy pracownika jak i pracodawcy.
Oświadczenia stron o rozwiązaniu umowy wymagają dla swej ważności określonej prawem formy pisemnej (poza porozumieniem stron).
Usprawiedliwiona nieobecność pracownika nie zawsze chroni go przed zwolnieniem.
Odmowa podpisania przez pracownika wypowiedzenia nie oznacza, że nie jest ono skuteczne.
Terminowe wydanie prawidłowo wystawionego świadectwa pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. 

Stan prawny na dzień 17 czerwca 2011

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie i rozpowszechnianie zabronione.