Zarządzanie dostawami w gastronomii

Z tego artykułu dowiesz się:

• Z jakich elementów składa się proces zarządzania dostawami;
• W jaki sposób zaplanować składanie zamówień i na jakie trudności można natrafić;
• Jak poprawnie złożyć zamówienie i przyjąć dostawę;
• Z jakimi problemami na co dzień musi sobie radzić kierownik logistyki;
• Jak właściwie zarządzać surowcami w magazynie.

W procesie zarządzania dostawami można wyróżnić poniższe elementy:

W jaki sposób prawidłowo przejść przez każdy z etapów? Z jakimi trudnościami należy się zmierzyć w codziennej pracy?

ZAPLANOWANIE ZAMÓWIENIA

Wydaje się, że w restauracji z określoną i przed dłuższy czas niezmienną ofertą zamówienia składa się w sposób mechaniczny. Doświadczenie i rutyna mogą sprawić, że właściciel powoli zacznie rezygnować z planowania zamówienia. Wystarczy, że szef kuchni z pamięci wymieni kilka pozycji, które − jego zdaniem − mogły juz się skończyć. Jednak takie ufanie intuicji może się nie sprawdzić w przypadku rozbudowanego menu. Dlatego − mimo większego nakładu pracy − najlepiej sporządzać listę zakupów i przygotowywać zamówienie na podstawie przeliczonych stanów magazynowych i kontroli zużycia surowców.

Warto skorzystać w takiej sytuacji z programu do zarządzania sprzedażą POS, dzięki któremu sprawdzimy historię zużycia danego produktu. Nie zapominajmy również o regularnym przeprowadzaniu inwentaryzacji, aby zweryfikować realną ilość magazynowanych surowców.

Największa trudność polega na znalezieniu równowagi pomiędzy zamawianiem bezpiecznej nadwyżki towaru a tworzeniem nierotującego, zbędnego zapasu w magazynie. Z jednej strony nie chcemy wyrzucać zepsutych, przeterminowanych surowców (i tym samym pieniędzy na nich wydane), a z drugiej − staramy się uniknąć sytuacji, w której kucharz musi zmieniać skład potrawy, obniżać jego walory smakowe tylko dlatego, że akurat zabrakło danego składnika.

ZŁOŻENIE ZAMÓWIENIA

W obecnych czasach, kiedy dysponujemy specjalnymi programami do składania zamówień, a strony sklepów internetowych są przejrzyste i intuicyjne, sam proces wydaje się nieskomplikowany. Warto wymienią jednak kilka zasad, o których powinniśmy pamiętać zanim klikniemy na ikonę „Zamów”.

• ustal widełki cenowe, aby nie przekraczać określonego budżetu;
• wymagaj zawsze potwierdzenia dostępności zamawianych produktów;
• ustal z dostawcą zamienniki i wartości cenowe danych produktów;
• pamiętaj o dokładnym określeniu terminu dostawy;
• sprawdź dokładnie, w jakich opakowaniach są wysyłane produkty (na sztuki, opakowania zbiorcze itp.)
• unikaj zamówień telefonicznych, sprawdzaj dokładnie podsumowanie zamówienia;
• upewnij się, czy ceny towarów są podane netto czy z VAT;
• w przypadku zakupów stacjonarnych nie zapomnij o wliczeniu kosztów paliwa;
• zapoznaj się z regulaminem sklepu internetowego, warunkami składania reklamacji itp.

PRZYJĘCIE DOSTAWY

Jest to bardzo ważny etap, który wymaga uwagi, skrupulatności i precyzji. Pamiętajmy, żeby w magazynie była sprawna waga, na której będziemy mogli zważyć wszystkie produkty z dostawy. Postarajmy się, aby przy odbiorze dostawy była odpowiednia liczba pracowników, którzy przeprowadzą odbiór szybko, sprawnie i dokładnie. Oprócz zweryfikowania gramatury należy sprawdzić temperaturę przewożenia i magazynowania. Można w tej sytuacji poprosić kierowcę o wydruk z termografu z samochodowej chłodni, ale również warto samemu zmierzyć temperaturę.  Do tego posłużą nam: termometr igłowy (mierzenie temperatury wewnątrz produktu) oraz pirometr (mierzenie temperatury powierzchni poprzez analizę promieni cieplnych).

O jakich kwestiach należy jeszcze pamiętać?

Błędy spowodowane przez dostawcę:

• rozładunek --> to ważny moment w procesie zarządzania surowcami, ponieważ każde niedopatrzenie spowalnia i dezorganizuje pracę kuchni, a przez to − całego lokalu. Ponadto po wyjeździe dostawcy trudno wywalczyć przyjęcie reklamacji, ponieważ jest za późno na udowodnienie winy. Wszelkie błędy należy weryfikować i zgłaszać właśnie w trakcie rozładunku; w obecności dostawcy. Najlepiej od razu spisać protokół reklamacji i ustalić warunki rekompensaty.
• jakość i ilość towaru --> najistotniejsza rzecz do sprawdzenia w trakcie przyjmowania dostawy, tj. świeżość produktów, data ważności, temperatura przewożenia, zgodność z zamówieniem pod względem marki i deklarowanej jakości, gramatura, czy produkty nie zostały uszkodzone w trakcie przewozu. W przypadku pojawienia się nieprawidłowości można zwrócić jedynie część dostawy, pozostawiając dobre produkty. Ewentualnie można przyjąć całą dostawę, ale wyegzekwować rabat lub gratisy. Należy ustalić, kiedy (możliwie najszybciej) dostawca jest w stanie uzupełnić / poprawić zamówienie lub zrezygnować z towaru i samemu uzupełnić braki.
• opóźnienie dostawy --> to sytuacja, które może się przydarzyć w każdym lokalu; ważne, aby się zabezpieczyć przed tego typu wypadkami. Nie należy zamawiać na ostatnią chwilę, ale zapewnić sobie zapas czasowy; ponadto nie ograniczajmy naszej współpracy do jednego źródła dostawy oraz racjonalnie oceńmy minimalne stany magazynowe, zróżnicowane dla poszczególnych produktów.
• sprawdzenie dokumentacji --> jest to istotne przy rozliczeniu dostawy; należy sprawdzić zgodność zamówienia ze stanem rzeczywistym, prawidłowość zaksięgowanej kwoty, dane na fakturze, uniknięcie podwójnego fakturowania.

Błędy spowodowane przez pracowników:

• przyjęcie zbyt dużej ilości towaru --> jest to kłopotliwe szczególnie wtedy, gdy nie możemy zwrócić  nadwyżki towaru, a błąd dotyczy świeżych produktów.
• kradzież towaru lub sprzętu firmowego --> ta kwestia może dotyczyć zarówno naszych pracowników, jak i dostawców. Należy zatrudniać ludzi, którzy wzbudzają nasze zaufanie, a w przypadku nowych pracowników dopilnować, aby pierwsze przyjmowane dostawy odbywały się w towarzystwie doświadczonego pracownika. Pamiętajmy, aby nie stawiać dostawcy samego w strefie rozładunku. W przypadku powtarzających się sytuacji tego typu warto pomyśleć o zainstalowaniu monitoringu w magazynie.
• walka o gratisy --> pamiętajmy, że gratisy otrzymywane od dostawcy są własnością firmy, a nie pracownika przyjmującego towar. Ustalmy również z pracownikami, aby nie wymuszali i nie sugerowali dostawcy przekazywania gratisów w zamian za deklarację dalszej współpracy, ponieważ może to negatywnie wpłynąć na wizerunek naszego lokalu.

MAGAZYNOWANIE SUROWCÓW

Do najważniejszych kwestii dotyczących magazynowania surowców należą:

• zachowanie porządku; segregacja, odpowiednie opisanie towarów zapewniające możliwość sprawnej kontroli stanów magazynowych;
• zapewnienie jak najdłużej świeżości przechowywanych produktów;
• dbałość o warunki przechowywania, tj. odpowiednia temperatura, higiena, przestrzeganie zasad GMP;
• zachowanie odpowiedniej kolejności wydawania produktów do kuchni − najbardziej popularna zasada, czyli FIFO (first in, first out „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”); druga zasada − być może nawet ważniejsza − bierze pod uwagę termin przydatności do spożycia, a zatem first expired, first out (FEFO).

Proces zaopatrzenia lokalu nie kończy się, póki lokal działa − ma charakter ciągły. Nie można więc pozwolić sobie na zaniedbania w zakresie dostaw. Każda dostawa do naszego lokalu rozpoczyna się w momencie zdefiniowania potrzebnych artykułów; później następuje zamówienie i transport, a o finalizacji danej dostawy możemy mówić, kiedy towar w odpowiedniej ilości i o odpowiedniej jakości znajduje się w magazynie, przechowywany zgodnie z obowiązującymi normami.

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl

Wszelkie prawa zastrzeżone.