Niezapłacone faktury w gastronomii, czyli jak odzyskać pieniądze z cateringu, eventów i innej współpracy biznesowej?

Usługi gastronomiczne to nie tylko klient przy stoliku i płatność od ręki. To także catering dla firm, eventy, franczyza, stałe współprace, a tym samym rozliczenia B2B. Oznacza to, że pojawiają się faktury z odroczonym terminem płatności. A jeśli tak, to prędzej czy później pojawia się brak płatności na czas.

Czekasz kolejny tydzień na przelew? To codzienność wielu firm w branży gastronomicznej. Co zrobić, żeby pieniądze za niezapłacone faktury pojawiły się na koncie?

Niezapłacona faktura w gastronomii

W rozliczeniach pomiędzy firmami często trudno jest dostrzec ten jeden moment, od którego wszystko idzie nie tak, jak powinno.

Najczęściej wygląda to podobnie - usługa wykonana, jedzenie dostarczone a faktura wystawiona. Wszystko się zgadza, poza tym, że pieniędzy nie ma na koncie.

W cateringu i eventach problem pojawia się przy rozliczeniu „po”. Przy stałych współpracach zaczyna się od jednego opóźnienia, które szybko zamienia się w kolejne. Przy wynajmie lokalu – druga część płatności przeciąga się tygodniami. W modelach franczyzowych lub partnerskich rozjeżdżają się bieżące rozliczenia.

„Najczęściej firmy reagują za późno na niezapłaconą fakturę. A tutaj czas działa na niekorzyść." - wyjaśnia Piotr Brzostowiecki, prezes firmy windykacyjnej Solventoir (https://solventoir.pl) - "Każdy kolejny tydzień bez reakcji to mniejsza szansa na odzyskanie pieniędzy i ryzyko, że sprawa zacznie się przeciągać. W skrajnych przypadkach należności można nigdy nie odzyskać" - ostrzega Brzostowiecki z Solventoir sp. z o.o.

Image

Czy to zwykłe opóźnienie, czy już problem z płatnością?

Na początku łatwo to zbagatelizować. Przecież każdemu może się zdarzyć kilka dni poślizgu.

Poza tym kontrahent mówi, że przelew właśnie wychodzi. Jednak po kilku dniach słyszysz to samo. Pojawiają się ogólne deklaracje zamiast konkretnego terminu. Nagle ktoś inny się zajmuje się tym tematem i wszystko zaczyna się od początku.

To jest już etap, na którym płatność zaczyna być realnie zagrożona. Im dłużej trwa taka sytuacja, tym mniejsze szanse, że zakończy się szybkim przelewem.

Co zrobić, kiedy kontrahent nie dotrzymuje terminu płatności?

Najważniejsze to przestać odkładać sprawę na później, bo "może zaraz zapłaci". Konkretna reakcja zmienia wszystko.

Jeśli termin minął i nic się nie wydarzyło, warto od razu dać jasny sygnał. Krótki telefon, mail i konkretnie ustalona nowa data płatności.

Image

Dobrze też zebrać razem wszystkie dokumenty i podsumować ustalenia. Zamówienie, mail, potwierdzenie wykonania usługi i faktura. To się przyda szybciej niż się wydaje. A szczególnie wtedy, kiedy rozmowa z dłużnikiem zaczyna przypominać zabawę w chowanego.

Kolejny krok to jasne postawienie sprawy. Wezwanie do zapłaty z konkretnym terminem. Przy czym, warto trzymać emocje na wodzy. Wystarczy prosta, ale jasna informacja - do kiedy powinna nastąpić wpłata i co nastąpi dalej, jeśli płatności nie będzie.

Jeżeli mimo tego nic się nie zmienia, nie ma sensu tego przeciągać. Wtedy w grę wchodzi przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej. Bardzo często dopiero na tym etapie pojawia się realna reakcja drugiej strony.

Kiedy przekazać sprawę firmie windykacyjnej?

Dosyć łatwo przeoczyć ten moment. Niby kontakt jeszcze jest i ktoś odpowiada, ale z każdej rozmowy wychodzisz z niczym.

Mija kolejny tydzień i nic się nie zmienia. Faktura nadal jest nieopłacona, a Ty zaczynasz się zastanawiać, co się dzieje i jak z tego wybrnąć obronną ręką. Przecież swoją pracę wykonałeś, a płatność miała być tylko formalnością.

Jeśli samodzielna windykacja dłużnika nie przynosi efektu, to jej przedłużanie niewiele zmieni. W pewnym momencie trzeba zmienić podejście i przekazać sprawę dalej.

Co zmienia przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej?

Zlecenie windykacji firmie zewnętrznej zmienia bardzo wiele. Do dłużnika dociera, że dług nie zostanie mu odpuszczony, a sprawa jest traktowana poważnie. Dosyć często okazuje się, że to wystarcza, żeby zmienił on swoje podejście.

Nagle pojawia się odpowiedź, której wcześniej nie było. Albo konkretna deklaracja zamiast ogólnych obietnic.

Image

Dobrze prowadzona windykacja zaczyna się od próby polubownego doprowadzenia do zapłaty. Dopiero kiedy to nie działa, następuje czas na sąd i egzekucję komorniczą.

"W pewnym momencie nie chodzi już o przypominanie się o pieniądze, tylko o to, żeby dłużnik zaczął traktować nas poważnie." - mówi Piotr Brzostowiecki z Solventoir sp. z o.o. - "Sama obecność firmy windykacyjnej często ustawia właściwie priorytety w firmie dłużnika. Nagle pojawiają się konkretne deklaracje, których wcześniej brakowało." - dodaje przedstawiciel Solventoir.

Im szybciej działasz, tym większa szansa na odzyskanie pieniędzy

W gastronomii problem z płatnościami rzadko dotyczy klientów indywidualnych. Pojawia się w rozliczeniach między firmami, np. przy cateringu, eventach czy stałych współpracach.

Znaczenie ma nie tylko to, czy kontrahent zapłaci, ale kiedy podejmiesz konkretne działania. Im wcześniej, tym większa szansa, że sprawa zakończy się szybciej i bez większych strat.

Jeśli masz wątpliwości, co zrobić, warto to po prostu sprawdzić. Analiza konkretnej faktury daje więcej niż kolejne tygodnie czekania.