Tu jesteś:

Jak rozmawiać z personelem? Prawidłowa komunikacja w lokalu gastronomicznym

Jak rozmawiać z personelem? Prawidłowa komunikacja w lokalu gastronomicznym

Z tego artykułu dowiesz się:

jakie są podstawowe cele spotkań z pracownikami

jakiego typu spotkania z zespołem organizować

jakimi zasadami kierować się w kontaktach z personelem

 

 

Zgrany, świadomy zadań i celów personel stanowi podstawę sukcesu każdego lokalu gastronomicznego. Nie sposób stworzyć taki zespół bez prawidłowego przepływu informacji, dlatego zdolności komunikacyjne należą do najważniejszych umiejętności menedżerskich. Im kadra pracownicza liczniejsza, tym istotniejszy, ale i trudniejszy, staje się ten aspekt zarządzania.

W wielu lokalach zebrania z zespołem się lekceważy – przecież menedżer codziennie spotyka wszystkich pracowników w różnych sytuacjach i na bieżąco porusza ważne sprawy, choćby podczas przerw czy w sytuacjach, gdy ruch w lokalu jest mniejszy. Może to jednak powodować chaos, spontanicznie nie jesteśmy w stanie przekazać wszystkich istotnych informacji. Dlatego warto regularnie organizować spotkania zespołu.

CELE SPOTKAŃ

Informowanie

Pracownik, który ma wiedzę o bieżącym funkcjonowaniu firmy, jest zazwyczaj bardziej zaangażowany w swoje zadania, czuje mocniejszą więź z zespołem i uważa się za jego istotne ogniwo, co zwiększa motywację. Możemy informować personel nie tylko o aktualnych wydarzeniach i sytuacji finansowej, lecz także o planach na przyszłość – celach sprzedażowych, zmianach organizacyjnych czy nowych projektach.

 

Dwóch robotników buduje z cegieł mur. Na pytanie: „Co robicie?” jeden z nich odpowiada „ustawiam cegły”, a drugi – „pomagam wznosić katedrę”. Który sprawia wrażenie bardziej zaangażowanego?

 

W zależności od tego, jaki rodzaj relacji z zespołem preferujemy, możemy komunikować się z nim autorytarnie, czyli tylko przekazywać informacje i decyzje, bądź w sposób demokratyczny – rozpocząć dyskusję i zachęcić pracowników do wyrażenia własnego zdania. Ostateczną decyzję nadal podejmuje rzecz jasna menedżer, ale rozmowa pozwala mu bezpośrednio rozeznać się w poglądach i nastrojach załogi.

 

Organizacja pracy

Warto zorganizować spotkanie z zespołem, jeśli planujemy zmianę dotychczasowych zasad funkcjonowania restauracji, by dokładnie przedstawić swoje oczekiwania i nowe zadania, które czekają pracowników. Czasami należy również szczególnie uczulić ich na wyjątkowy system pracy w danym dniu – np. podczas ważnego wydarzenia w naszej restauracji.

 

Wypracowanie rozwiązań

Kiedy w restauracji pojawia się problem do rozwiązania, wielu menedżerów autorytarnie podejmuje decyzje jednoosobowo. Ci reprezentujący demokratyczny styl zarządzania organizują natomiast „burzę mózgów” – niekoniecznie z udziałem wszystkich zatrudnionych, często wybierają kilku, których cenią najbardziej. Ich wiedza i doświadczenie mogą okazać się bezcenne, a w wyniku dyskusji mogą pojawić się rozwiązujące problem wnioski, o których menedżer wcześniej nie pomyślał.

 

Negocjowanie

W tym wypadku chodzi o aspekty istotne dla pracowników, takie jak np. wysokość wynagrodzenia czy zasady premiowania, wymiar czasu pracy, podział obowiązków. Sprawy dotyczące całego zespołu można omawiać ze wszystkimi, natomiast indywidualne – wyłącznie z osobą zainteresowaną.

Jeżeli pracownicy zwracają się z wnioskiem o spotkanie, np. w sprawie premii czy nadgodzin, menedżer nie musi rozmawiać w gorącej atmosferze z całym zespołem, gdyż w takich warunkach trudno o osiągnięcie rozsądnego porozumienia. Możemy poprosić o wytypowanie delegacji dwóch lub trzech osób, które zaprezentują wspólne stanowisko i będą miały upoważnienie do negocjacji w imieniu całego zespołu.

Szkolenie

Jeżeli prowadzimy szkolenie samodzielnie, zadbajmy wcześniej o przygotowanie prezentacji ilustrującej zagadnienia, o których mówimy. Dzięki temu nasz wykład będzie bardziej uporządkowany, a co za tym idzie – uczestnicy łatwiej przyswoją przekazywaną wiedzę. Zaopatrzmy ich też w materiały, za pomocą których będą mogli utrwalić sobie wiedzę po szkoleniu.

W przypadku, kiedy przeprowadzenie szkolenia zlecamy firmie zewnętrznej – co zdarza się coraz częściej – upewnijmy się wcześniej, że spełnia ona odpowiednie standardy, a najlepiej również weźmy udział w zajęciach. Uzyskamy bezpośrednią wiedzę o jakości usług, a jednocześnie zmotywujemy pracowników do zaangażowania w szkolenie.

 

Motywowanie

W dzisiejszych czasach nie organizuje się już raczej zebrań poświęconych wyłącznie motywowaniu pracowników, jednak jego elementy powinniśmy „przemycać” podczas każdego spotkania z zespołem. Wykorzystujmy więc różne techniki i bodźce, które skłonią pracowników do włożenia w pracę wysiłku i spowodują, że będą z chęcią wykonywać powierzone zadania. Możemy robić to na różne sposoby, np. roztaczając optymistyczne wizje, które mogą ziścić się dzięki wspólnemu zaangażowaniu, określając jasno cel, do którego wszyscy powinniśmy wspólnie dążyć, wskazując na profity, które może przynieść personelowi efektywna praca, publicznie chwaląc pracowników, którzy na to zasłużyli czy podkreślając znaczenie ich sukcesów.

Pochwały wygłaszajmy publicznie, tak by pracownik poczuł się dodatkowo wyróżniony, ale kary i nagany wymierzajmy na osobności. Publiczne upokorzenie na oczach całego zespołu może odnieść skutek odwrotny do zamierzonego i osłabić motywację zarówno ukaranego, jak i pozostałych pracowników.

Budowanie atmosfery

W odróżnieniu od aspektów opisanych wcześniej, ten cel realizujemy podczas spotkań niezwiązanych bezpośrednio z obowiązkami zawodowymi – są to wyjścia bądź wyjazdy integracyjne, które powodują wzmocnienie więzi w zespole, jego członkowie mogą się między sobą prywatnie lepiej poznać, co skutkuje często lepszą współpracą w realizacji zadań, a także korzystnie wpływa na zmniejszenie rotacji załogi. Wydarzenia tego rodzaju nie są organizowane często – zazwyczaj raz bądź dwa razy w roku, a oprócz nich tradycyjnie odbywają się spotkania przedświąteczne, wigilie i „jajeczka”. W branży gastronomicznej zadanie mamy ułatwione o tyle, że takie spotkanie możemy zorganizować we własnym lokalu, co znacząco obniży jego koszty.

RODZAJE SPOTKAŃ

Obok wymienionych już powyżej szkoleń oraz spotkań integracyjnych organizować należy:

 

Odprawy na rozpoczęcie zmiany

Szybkie, około 15-minutowe zebranie całego zespołu, prócz tych, którzy absolutnie nie mogą odejść od obowiązków. Odbywa się tuż przed otwarciem lokalu, kiedy wszyscy są już gotowi do pracy. Powinniśmy na nim omówić bieżące sprawy na dany dzień – obecności i absencje, ważne wydarzenia, wizyty VIP-ów, inspekcje i kontrole, ewentualne braki w menu. Niektórzy menedżerowie po zamknięciu lokalu urządzają podobne zebrania podsumowujące dany dzień i zapowiadające zadania na kolejny.

 

Okresowe spotkania załogi

Dotyczą poważniejszych, bardziej długofalowych aspektów działalności firmy. Powinny się one odbywać regularnie, na przykład raz w miesiącu, po otrzymaniu wyników finansowych za poprzedni miesiąc. W takich zebraniach uczestniczyć powinni wszyscy pracownicy.

 

Wprowadzenie dla nowych pracowników (link)

Kiedy zatrudniamy nową osobę, warto zorganizować spotkanie, w trakcie którego będzie ona miała okazję przedstawić się, opowiedzieć o swoich zainteresowaniach, pasjach i doświadczeniach. Pozwoli to na lepsze poznanie się zespołu i poprawi współpracę. W luźnej i nieformalnej atmosferze łatwiej omówić aspekty pracy, przedyskutować istotne tematy i przeanalizować różne scenariusze zachowań w relacji pracownik-menedżer czy pracownik-gość.

ZASADY ORGANIZACJI SPOTKAŃ

W przypadku spotkań innych, niż krótkie odprawy, należy pamiętać o kilku istotnych sprawach:

  • odpowiednio wczesne wyznaczenie terminu, czasu trwania i tematyki spotkania
  • egzekwowanie punktualności
  • odpowiednie przygotowanie sali (oświetlenie, ewentualny sprzęt multimedialny, wywietrzenie)
  • prowadzenie spotkania według przygotowanego wcześniej planu
  • nie odbieganie daleko od głównego tematu zebrania
  • przemyślana forma i przystępny język wystąpienia, by nie nudziło pracowników

By efektywnie komunikować się z pracownikami i ułatwiać im osiąganie pożądanych przez menedżera celów, należy dbać nie tylko o treść przekazu, lecz także – o czym często zapominamy – o jego formę. Zwiększa to szanse, że personel dobrze zrozumie nasze oczekiwania, co jest nieodzowne, by odnieść sukces.

 

GastroWiedza.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie i rozpowszechnianie zabronione.

.