Import i sprzedaż alkoholu? Lepiej się przygotować!

Marzysz o tym, by zostać importerem wybornych napojów z lokalnych winnic Sycylii? A może chcesz zająć się sprzedażą whisky lub innych alkoholi? Jeśli tak, to poza uzyskaniem konkretnego zezwolenia, powinieneś także dobrze przemyśleć kwestie prawne i logistyczne.

Mimo, iż w Polsce nie brakuje firm zajmujących się sprzedażą alkoholu, to z roku na rok coraz więcej przedsiębiorców chce wejść w tę branżę. Rynek jest więc coraz tłoczniejszy, a na samej liście firm importujących wyroby alkoholowe jest już kilkaset firm. 

Co musi wiedzieć ktoś, kto dopiero zamierza wejść na ten rynek? O ile oczywistością jest konieczność uzyskania koncesji na handel alkoholem, nie wszyscy zdają sobie sprawę z innych aspektów prowadzenia tej specyficznej działalności – zarówno prawnych, jak i logistycznych. 

Oczywiście, istnieją podmioty bardzo dobrze przygotowane, ze ściśle określonym biznesplanem i precyzyjnie wykonanymi analizami rynkowymi. Jednak liczna jest także inna grupa.

- Z naszych doświadczeń wynika, że duża część przedsiębiorców wkraczających na rynek produktów alkoholowych nie ma wiedzy na temat specyfiki tej branży – mówi Remigiusz Zdrojkowski z firmy XBS PRO-LOG, która już od prawie 30 lat zajmuje się logistyką alkoholi. – Do branży ciągną często pasjonaci zainteresowani winiarstwem, albo osoby, które widzą na rynku alkoholowym duży potencjał finansowy. Wśród takich przedsiębiorców wiele jest osób, które nie znają nawet podstawowych regulacji prawnych obowiązujących w tej dziedzinie – zauważa.

Import alkoholu? To skomplikowane!

Jako przykład wyobraźmy sobie przedsiębiorcę, który zamierza sprowadzać wina do Polski z obszaru Unii Europejskiej. Aby mógł rozpocząć działalność, potrzebować będzie przede wszystkim „zezwolenia na sprzedaż alkoholu powyżej 4,5% do 18% alkoholu oprócz piwa”. W przypadku, gdy wino lub napoje spirytusowe o zawartości alkoholu do 18% będą dystrybuowane hurtowo, wniosek w tej sprawie będzie musiał złożyć u Marszałka Województwa. To jednak nie koniec, a dopiero początek formalności!

Aby rozpocząć regularne sprowadzanie alkoholu z dowolnego kraju Unii Europejskiej, przedsiębiorca musi uzyskać status „zarejestrowanego handlowca”. Wniosek w tej sprawie składa się w urzędzie celnym. Kolejny krok to wniosek o wydanie „zezwolenia na nabywanie wyrobów akcyzowych”. W tym dokumencie należy wskazać miejsce odbioru wyrobów akcyzowych. Następnie trzeba złożyć zabezpieczenie – wyliczone na podstawie średnich należności akcyzowych, które wg szacunków przedsiębiorcy będą należne fiskusowi.

Konieczne jest także prowadzenie ewidencji znaków akcyzy oraz ewidencji nabywanych wyrobów akcyzowych. Przedsiębiorcy, który chce importować wino, potrzebne będą także banderole. Niestety, należy je zamawiać z dużym wyprzedzeniem – zapotrzebowanie na przyszły rok należy zgłosić do 30 października roku bieżącego.

Od kilku lat w Unii Europejskiej obowiązuje System Przemieszczania i Nadzoru Wyrobów Akcyzowych EMCS (Excise Movement and Control System). Oznacza to, że każda firma, która kupuje wino w Unii Europejskiej i chce korzystać z przywileju płacenia zawieszonej (czyli odroczonej) akcyzy, musi rejestrować wszystkie czynności związane z importem w tym właśnie systemie. Aby mieć taką możliwość, należy najpierw zarejestrować się do bazy SEED. Dopiero finalizacja tej rejestracji otwiera przedsiębiorcy drogę do wewnątrzwspólnotowego importu.

Na czym polega zawieszona akcyza? W wielkim skrócie – jeśli wino zostanie „wyprodukowane” (np. rozlane do butelek) w składzie podatkowym, to obowiązek zapłaty akcyzy powstanie dopiero w chwili wyprowadzenia tych wyrobów ze składu podatkowego, np. w celu ich dalszej odsprzedaży. Z tego też powodu opłaca się korzystać z usług składów podatkowych lub posiadać własny skład (co jednak jest rozwiązaniem bardziej skomplikowanym proceduralnie).

- Usługowy skład podatkowy zapewnia małym i średnim importerom wina możliwość sprowadzania towaru bezpośrednio do składu, banderolowania go na miejscu oraz płacenia akcyzy dopiero w momencie jego wyprowadzenia ze składu podatkowego, a w szczególnych przypadkach nawet do 25 dni później – mówi przedstawiciel XBS PRO-LOG, firmy która prowadzi usługowy skład podatkowy.

Otwarty skład daje możliwość precyzyjnego zaplanowania procesu importu alkoholu, tzn. skrócenia i uproszczenia procesu banderolowania oraz obniżenia kosztów logistyki towaru, a także podwyższenia płynności finansowej dzięki odroczonej płatności akcyzy. Nic więc dziwnego, że wielu przedsiębiorców, którzy dopiero zamierzają rozpocząć import alkoholu, od początku chce związać się z odpowiednią firmą logistyczną.

Audyt – im wcześniej, tym lepiej

Pomocy operatora logistycznego szukają zarówno przedsiębiorcy perfekcyjnie przygotowani, jak i ci podchodzący do sprawy bardziej spontanicznie. Jeżeli biznesplan jest dobrze przygotowany, określone są kanały i grupy docelowe odbiorców, a firma ma zaplecze administracyjne, wówczas wie jakich usług i w jakim zakresie oczekuje od firmy logistycznej. 

Takie podmioty poszukują zestawów usług, które jedynie uzupełnią ich pracę. Aby jednak właściwie rozpoznać potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa, warto wykonać odpowiedni audyt. 

- Audyt rozpoczynamy najczęściej od dokonania przeglądu dokumentacji wymaganej w transakcjach międzynarodowych – mówi Remigiusz Zdrojkowski. – To w tym miejscu zalecamy zwykle najwięcej zmian. Istotne jest także odpowiednie przygotowanie towaru oraz przekazanie go do odbiorcy. Przeprowadzone przez nas audyty pokazują, że w codziennej praktyce często szwankują takie elementy, jak chociażby przestrzeganie ustaleń dotyczących logistyki wewnątrz organizacji – wskazuje ekspert.

Najwięcej identyfikowanych niezgodności, które skutkują potem niepotrzebnym wzrostem kosztów, następuje podczas przygotowania różnego rodzaju promocji. Jeśli na przykład dystrybutor decyduje się dodać do produktu tzw. gratis, cały towar na nowo trzeba przepakować, a na jednej palecie zmieści się mniej takich zestawów niż pojedynczych produktów.

Kolejne, potencjalne obszary ryzyka to brak precyzyjnych ustaleń związanych z przekazaniem towaru. Firmy często pomijają w uzgodnieniach różne sytuacje szczególne, które w praktyce mogą występować dość często. Na przykład ustalenie z odbiorcą towaru dostawy „za próg”, ale nie uwzględnienie tego faktu na etapie podpisywania umowy z firmą logistyczną, może skutkować nieoczekiwanym podwyższeniem kosztów transportu.

- Pracownicy firmy logistycznej, którzy dysponują wiedzą i doświadczeniem, potrafią przewidzieć podobne sytuacje i zaproponować korzystne rozwiązania już na samym początku współpracy. Dlatego warto z nimi rozmawiać i szczegółowo dzielić się swoimi pomysłami na prowadzenie tego trudnego biznesu. Ich pomoc może okazać się bardzo cenna, i to w bardzo wymiernym, finansowym znaczeniu – mówi przedstawiciel XBS PRO-LOG. 

Pakiet startowy dla początkujących

Szczególnie z myślą o słabiej zorientowanych w temacie oraz niedoświadczonych w obszarze handlu alkoholem przedsiębiorcach, firmy logistyczne oferują gotowe „pakiety startowe”. Są to zestawy usług, które pozwalają zorganizować logistykę od razu według określonych standardów i przez to uniknąć wielu kosztownych pułapek.

- Budowanie własnego zespołu administracyjnego nie zawsze jest opłacalne i stanowi poważne koszty stałe. Szczególnie w małych i średnich firmach rozsądniejszym rozwiązaniem okazuje się zazwyczaj outsourcing takich usług – mówi Remigiusz Zdrojkowski.

Pakiet startowy to zestaw usług, ale i pewnego rodzaju instrukcja obsługi biznesu dla przedsiębiorcy. Dzięki temu nie przegapi on chociażby obowiązków związanych z raportami środowiskowymi, których operator logistyczny nie może na siebie wziąć. W pewnym uproszczeniu można powiedzieć, że młoda w branży firma jest „prowadzona za rękę” przez doświadczonego partnera biznesowego. 

Błędy mogą drogo kosztować

Wyżej wspomnieliśmy o dwóch grupach przedsiębiorców – lepiej i gorzej przygotowanych, ale w obydwu przypadkach wchodzących dopiero na rynek handlu alkoholem. Jest jednak jeszcze trzecia grupa klientów. To firmy, które funkcjonują już na rynku od dłuższego czasu, ale szukają tańszych lub lepszych rozwiązań logistycznych.

Wówczas operator może pomóc w kalkulacji różnych wariantów współpracy. Wskazany jest także audyt w celu ustalenia możliwych oszczędności i usprawnień, a także oddzielne badanie dokumentacji celnej i akcyzowej. Może się wówczas okazać, że firma nieprawidłowo rozliczała zaliczki na poczet podatku akcyzowego,  albo że pojawiają się rozbieżności pomiędzy danymi w certyfikatach wydanych przez producenta, a danymi umieszczanymi w dokumentacji związanej z przemieszczaniem towarów akcyzowych.

- Podczas jednego z ostatnich audytów, dość szybko zidentyfikowaliśmy możliwość odzyskania przez importera kwoty blisko 30 tys. zł. Wynikało to z nieprawidłowego rozliczenia zaledwie dwóch dostaw alkoholu do Polski – podaje przykład Remigiusz Zdrojkowski.

Przy obecnej, niełatwej dla branży sytuacji, niewątpliwie warto liczyć każdą złotówkę. W przypadku logistyki może się okazać, że w zależności od wybranych rozwiązań koszty mogą być znacząco różne. Warto więc podejmować współpracę z doświadczonymi partnerami. W tym biznesie bardzo często okazuje się, że to współpraca i outsourcing, a nie samodzielność i samowystarczalność, mogą opłacać się najbardziej.