Kiedy Polacy planują imprezy okolicznościowe?
Dlaczego to właśnie wrzesień jest najchętniej wybieranym momentem na rozpoczęcie organizacji imprez okolicznościowych? Badania z kwietnia 2025 roku pokazują, że to właśnie w tym miesiącu Polacy najczęściej podejmują decyzję o rezerwacjach lokali i to z bardzo konkretnych powodów. Przyjrzyjmy się temu bliżej.
Jakie imprezy planujemy w ciągu roku?
Urodziny dzieci odbywają się praktycznie przez cały rok, z wyłączeniem okresów, w których inne wydarzenia dominują w kalendarzu. W maju pierwszeństwo mają komunie, w lipcu i sierpniu rodziny wyjeżdżają na wakacje, a grudzień to miesiąc zarezerwowany dla świąt. Szczególnym momentem jest czerwiec, gdy wiele rodzin organizuje plenerowe przyjęcia z okazji Dnia Dziecka. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku dorosłych. Osiemnaste urodziny czy jubileusze takie jak trzydziestki i czterdziestki organizowane są zazwyczaj w miesiącach jesiennych i zimowych, szczególnie w listopadzie i marcu. Studniówki i bale karnawałowe koncentrują się w pierwszych miesiącach roku, natomiast chrzty często odbywają się w kwietniu, tuż po Wielkanocy. Jeśli chodzi o wesela, to w Polsce królują miesiące od kwietnia do października, a wśród nich szczególną popularnością cieszą się czerwiec, sierpień i wrzesień.
Wrzesień jako kluczowy moment rezerwacji
Dla branży gastronomicznej wrzesień ma znaczenie strategiczne. To właśnie wtedy rodziny poznają dokładne daty komunii czy innych uroczystości rodzinnych i dopiero wtedy mogą zdecydować, kogo zaproszą i w jakim lokalu zorganizują wydarzenie. Średnia liczba gości na komunię wynosi około 25 osób, choć często organizatorzy nie wliczają w tę liczbę siebie i dziecka, co zaniża realne zapotrzebowanie. Warto pamiętać, że koszty takich przyjęć w ostatnich latach mocno wzrosły. W 2025 roku średnia cena za osobę dorosłą to już około 225 złotych, co oznacza 70% wzrost w stosunku do okresu sprzed pandemii. Ostatnie dwa lata to skok o kolejne 15%.
Różnice w podejściu do rezerwacji widać też między dużymi miastami a mniejszymi miejscowościami. W dużych aglomeracjach klienci coraz częściej decydują się na spontaniczne rezerwacje, nawet dwa lub trzy tygodnie przed wydarzeniem. Z kolei w mniejszych miejscowościach lokale rezerwuje się z rocznym, a czasem nawet dwuletnim wyprzedzeniem, aby mieć pewność dostępności terminu.
Imprezy firmowe i nowe otwarcie po wakacjach
Wrzesień to również czas, kiedy firmy wracają do normalnego rytmu po wakacyjnych przerwach. W tym okresie rośnie liczba spotkań integracyjnych i wydarzeń dla pracowników. Organizatorzy coraz częściej decydują się na atrakcyjne formy rozrywki, takie jak pokazy barmańskie, warsztaty kulinarne, strefy VR czy występy iluzjonistów. To także moment, w którym zaczynają się rezerwacje wigilii firmowych. Choć same wydarzenia odbywają się w grudniu, najczęściej w piątki, to zapytania o dostępność lokali pojawiają się już we wrześniu i październiku.
Trendy w organizacji imprez
Z raportów wynika, że aż 83% Polaków uczestniczyło w ostatnim roku w co najmniej jednej imprezie organizowanej poza domem, a 60% brało udział w przyjęciach zorganizowanych w restauracjach. Najwcześniej planowane są wesela, często nawet rok przed planowaną datą, podczas gdy obiady poślubne przygotowuje się średnio sześć do siedmiu miesięcy wcześniej.
Studniówki planowane są z rocznym wyprzedzeniem, półmetki pół roku wcześniej, a osiemnaste urodziny około pięciu miesięcy przed. Urodziny dzieci wymagają krótszego czasu przygotowań i najczęściej są planowane na miesiąc lub dwa przed terminem.
Zmienia się także charakter samych wydarzeń. Coraz popularniejsze stają się imprezy krótsze, ale bardziej intensywne, z większą liczbą atrakcji. Na znaczeniu zyskuje estetyka jedzenia, która ma być atrakcyjna wizualnie i gotowa do publikacji w mediach społecznościowych. To zjawisko można określić jako „instagramizację menu”. Widać też spadek znaczenia alkoholu w czasie przyjęć, a jego miejsce zajmują kreatywne mocktaile, czyli napoje bezalkoholowe serwowane w elegancki sposób.
Czego oczekują organizatorzy?
Przy wyborze lokalu klienci kierują się kilkoma czynnikami. Najważniejsza pozostaje cena, ale bardzo duże znaczenie ma również menu, lokalizacja i wystrój. Ważne są praktyczne udogodnienia, takie jak klimatyzacja, dostęp do ogródka, możliwość wynajęcia całego lokalu na wyłączność czy parking. Organizatorzy coraz częściej zwracają uwagę także na miejsce do tańca i dodatkowe atrakcje dla gości. Jednym z głównych powodów, dla których Polacy wybierają lokale zamiast organizacji wydarzeń w domu, jest wygoda. Aż 59% badanych wskazuje, że największą zaletą jest brak konieczności sprzątania po imprezie.
Wrzesień stał się miesiącem, w którym planowanie imprez nabiera szczególnego znaczenia. To moment, gdy restauratorzy powinni być przygotowani na wzmożoną liczbę zapytań i elastycznie reagować na potrzeby klientów. Dla managerów i właścicieli lokali to czas, aby zadbać o atrakcyjne oferty, odpowiednie zaplecze i promocję w social media. Odpowiednio wykorzystany wrzesień może przynieść realne korzyści finansowe i umocnić pozycję lokalu na rynku.
