Jak zaplanować i zorganizować konferencję?

Jak zaplanować i zorganizować konferencję

Konferencje biznesowe pozwalają rozwiązać popularne w danej branży problemy albo przyjrzeć się tym firmom, którym udało się zaistnieć na rynku dzięki innowacyjnym rozwiązaniom. W ramach konferencji biznesowej można zaplanować prelekcje osób ze świata biznesu, nauki czy też kultury, ale i część rozrywkową. Jak zaplanować i zorganizować konferencję?

Wszystko zależy od charakteru spotkania, ale zacznij od wyboru terminu i miejsca

Na początek określ charakter spotkania, czy będzie to spotkanie kameralne, na które zaproszeni będą przedstawiciele największych firm w mieście lub regionie czy większe spotkanie, to znaczy konferencja ogólnopolska. W przypadku tych, które mają charakter naukowy spotkanie ma zwykle charakter formalny i obowiązuje też formalny dress code. Jednak można również zorganizować spotkanie biznesowe w stylu smart casual, które będzie nieco bardziej swobodne. Na pewno trzeba wybrać dogodny termin i postarać się o wybór miejsca, w którym wszyscy zaproszeni będą dobrze się czuli. Restauracja w Białymstoku Atmosfera Resto Bar może być takim miejscem, tym bardziej, że ma design, który łączy stylistykę industrialną i glamour. Co jednocześnie dodaje prestiżu, ale też sprzyja skupieniu. Jeśli chodzi o termin, to oczywiście trzeba go dobrać do tematyki konferencji, ale i zorganizować go przed sezonem w danej branży. Na pewno konferencja dla branży fitness może odbywać się jesienią, zimą lub wczesną wiosną. Z kolei konferencja branży ślubnej powinna mieć miejsce w zimie, kiedy to kalendarz firm jest najmniej napięty. Czasami są takie branże, gdzie praca wre przez cały rok, dlatego wtedy trzeba skontaktować się z potencjalnymi uczestnikami i zsynchronizować odpowiedni termin.

Zaproś gości, którzy będą dzielić się swoim doświadczeniem, przygotuj agendę i ramowy plan konferencji

Gdy konferencja dotyczy innowacji wprowadzonych w ostatnim roku, które są przyszłością branży, to warto zaprosić nie tylko przedstawicieli branży, ale i nauki, autorów koncepcji, które znacząco usprawniły pracę w danej branży czy przeniosły ją na wyższy poziom. Dla każdej firmy można zarezerwować czas na prelekcje. To też okazja do zaprezentowania się firm, które mają do zaproponowania coś nowego i dla takich można również zarezerwować miejsce na konferencji. Można np. zorganizować wcześniejsze zapisy albo poprosić o przysyłanie zgłoszeń konkursowych, bo dla nowych firm jest to szansa na zaistnienie. Trzeba zaplanować wystąpienia także pod względem czasu, aby każdy chętny miał możliwość wypowiedzi.

Przygotuj zaproszenia dla firm na branżową konferencję

Na pewno jeżeli lokal, w którym organizujecie konferencję ma ograniczoną liczbę miejsc, to musisz zdecydować się na zamkniętą albo półotwartą formę konferencji. Oznacza to wysyłanie zaproszeń do konkretnych firm albo wyselekcjonowanie tych osób, które w ramach dostępnych miejsc mogą przedstawić ciekawe koncepcje. Zaproszenia powinny mieć charakter dopasowany do imprezy. Należy zadbać o ozdobny papier, odpowiednią czcionkę i logo firmy, która ową konferencję organizuje.

Zaplanuj odpowiedni poczęstunek dla zaproszonych gości, ale i drobne upominki

Niezbędny jest także odpowiedni poczęstunek. Trzeba zadbać, by był dopasowany także do charakteru konferencji. Np. dla branży fitness warto zaserwować lekkie dania i sprawdzi się niewątpliwie kuchnia śródziemnomorska. Odpowiednią propozycję menu może przygotować restauracja Białystok Centrum – Atmosfera Resto Bar, zlokalizowana w sercu miasta. Oczywiście po wytężonej pracy umysłowej możecie również zaserwować gościom coś sycącego i mięsnego i tu dobrym wyborem mogą okazać się steki. W ramach poczęstunku możecie przygotować także słodki stół cz stół z przekąskami.

Nie zapomnij o części rozrywkowej, która także jest ważna

Na pewno prelekcje czy wykłady są bardzo istotne podczas konferencji, ale w przerwach pomiędzy kolejnymi wystąpieniami wspomaganymi wyświetlanymi na dużym ekranie obrazami czy filmami, warto pozwolić sobie na chwilę rozrywki. Dlatego na konferencji sprawdzą się występy artystyczne i tu znów należy je dopasować do charakteru spotkania. Może być to występ pianistyczny, występ zespołu z muzyką popularną czy też taniec klasyczny lub współczesny. Oczywiście im lepsi artyści, tym większy prestiż wydarzenia. Możesz zaangażować osoby z danego regionu, wszak często utalentowanych osób nie brakuje w najbliższej okolicy i często wtedy łatwiej o logistykę.