Planowanie i realizacja zadań w gastronomii

Z tego artykułu dowiesz się:

• jakie są zalety stworzenia katalogu czynności wykonywanych w lokalu

• dlaczego niezbędne jest precyzyjne przyporządkowanie zadań pracownikom

• według jakich kryteriów przydzielać pracownikom funkcje i zadania

- Kreskówki same się nie obejrzą – mówił na znanym rysunku Jima Davisa kot Garfield, z zafrasowaną miną zabierając się za swoje „obowiązki”. Podobnie biznes gastronomiczny sam się nie poprowadzi – dobry pomysł i fizyczne przygotowanie lokalu na wizytę gości to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa – równie ważna, a może ważniejsza – to ciężka codzienna praca. Jeśli zajmujemy się czymś więcej niż sprzedaż lodów przy plaży, nie będziemy w stanie wykonać tej pracy samodzielnie. Potrzeba więc personelu.

Czynności wykonywane w lokalu gastronomicznym są zazwyczaj przewidywalne i powtarzalne, a co za tym idzie – co do zasady łatwo je zaplanować. Warto więc przed rozpoczęciem funkcjonowania lokalu sporządzić katalog działań (listę kontrolną), które będzie trzeba w nim podejmować. Pozwoli nam to prawidłowo ocenić, jak dużego zespołu potrzebujemy, a także uniknąć chaosu i nieprzyjemnych niespodzianek w codziennej pracy.

W każdym lokalu należy regularnie:

• dbać o wyposażenie lokalu
• doglądać stanu technicznego urządzeń i sprzętów
• zamawiać produkty
• przyjmować dostawy produktów
• magazynować produkty
• przygotowywać dania i napoje
• obsługiwać gości w lokalu
• opcjonalnie: wykonywać dostawy poza lokal
• utrzymywać czystość
• organizować i nadzorować pracę zespołu
• rekrutować i szkolić pracowników
• prowadzić rachunki
• prowadzić akcje promocyjne

Wyżej wymieniono oczywiście jedynie podstawowe czynności. W ramach rozwoju działalności katalog (listy kontrolne) ten może się znacząco zwiększyć.

Wiedząc, jakie zadania stoją przed nami, możemy przystąpić do kompletowania odpowiedniego zespołu.

Pamiętajmy, by odpowiednio zbilansować skład zespołu i dobrze rozpoznać potrzeby lokalu. Mało kto otwiera restaurację dla czystej przyjemności, celem zdecydowanej większości przedsiębiorców gastronomicznych jest osiągnięcie zysku. Należy więc zatrudnić ludzi na odpowiednie stanowiska w takiej liczbie, by zoptymalizować efekty ich pracy w relacji do poniesionych przez nas kosztów. W teorii zatrudnienie szóstego kelnera mogłoby przyspieszyć obsługę gości. Cóż jednak z tego, skoro jeden kucharz nie będzie w stanie sam wystarczająco szybko realizować zamówień? W efekcie nie uda się zwiększyć liczby gości, a pieniądze zainwestowane w wynagrodzenie nowego pracownika na pewno się nie zwrócą.

Przygotowany wcześniej katalog zadań przyporządkowujemy do poszczególnych stanowisk, na przykład w taki sposób:

menedżer lokalu:

• dbałość o wyposażenie lokalu
• kontrola stanu technicznego urządzeń i sprzętów
• zamawianie produktów
• przyjmowanie dostaw produktów
• magazynowanie produktów
• organizacja i nadzorowanie pracy zespołu
• rekrutacja i szkolenie pracowników
• prowadzenie rachunków
• prowadzenie akcji promocyjnych

kucharz:

• przygotowanie dań 
• przygotowywanie zamówień (w konsultacji z menedżerem lokalu)
• przyjmowanie dostaw
• dbałość o wyposażenie lokalu

pracownik obsługi (kelner, barman):

• przygotowanie napojów
• obsługa gości w lokalu
• utrzymanie czystości
• dbałość o wyposażenie lokalu

dostawca (opcjonalnie):

• wykonywanie dostaw poza lokal
• dbałość o użytkowany pojazd

Na początkowym etapie działalności lokalu wiele różnych obowiązków spada na menedżera (często jest nim sam właściciel). Jednak w miarę rozwoju biznesu, często nie będzie on już w stanie samodzielnie realizować wszystkich wymienionych wyżej zadań. Można wówczas zatrudnić pracowników, którzy będą się zajmować np. księgowością, promocją, kontrolą techniczną itd.

Przyporządkowane zadania (oczywiście sformułowane bardziej szczegółowo) stanowić będą zakres obowiązków poszczególnych pracowników. Każdy pracownik powinien otrzymać swój zakres obowiązków na piśmie i dokładnie się z nim zapoznać – stanowi to podstawę oceny pracy, a poza tym pozwala uniknąć chaosu i przerzucania się odpowiedzialnością za niewykonane zadania.

Zakres obowiązków jest w naszym przypadku przyporządkowany do stanowiska, a nie konkretnej osoby – przy dużej rotacji zatrudnienia w gastronomii jest to bardzo istotne, by zachować ciągłość pracy i określony jej standard. Precyzyjnie określony zakres obowiązków pozwala nam też sformułować wymagania, które musi spełnić osoba chcąca dane stanowisko zająć, bowiem – pomijając już twarde kompetencje, które musi posiadać np. kucharz – nie każdy nadaje się do każdego zajęcia (np. do pracy bezpośrednio z ludźmi). W przypadku na liście wymagań mogą znaleźć się na przykład:

• komunikatywność
• kultura osobista
• pogodne usposobienie
• odpowiednia prezencja
• dbałość o higienę
• samodzielność
• umiejętność pracy pod presją czasu
• dobra organizacja pracy
• umiejętność pracy w zespole
• ew. znajomość obcego języka (jeśli spodziewamy się częstych wizyt obcokrajowców)

Na podstawie takich wymagań, określonych dla każdego stanowiska w lokalu, przeprowadzać będziemy rekrutację.

Dokładne określenie katalogu czynności do wykonania w lokalu, zakresu obowiązków wszystkich pracowników oraz stawianych im wymagań może wydawać się oczywiste, ale bezwzględnie należy dopilnować tych kwestii już na starcie naszego biznesu. Pozwoli nam to oszczędzić dużo czasu i niemało środków. Spontaniczność może sprawdzać się podczas wakacyjnych wyjazdów z przyjaciółmi, ale w branży tak specyficznej jak gastronomia nie ma na nią miejsca – warto wszystko precyzyjnie zaplanować, by nie dać się zaskoczyć nieprzyjemnościom.

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone.