Negocjacje i umowy z dostawcami gastronomicznymi

Po wyborze modelu dostaw i konkretnego kontrahenta, należy dokładnie omówić zasady współpracy. Regularne dostawy, przede wszystkim produktów żywnościowych, mają dla lokalu fundamentalne znaczenie, dlatego należy przed podpisaniem umowy dokładnie omówić nawet jej najbardziej szczegółowe zapisy.

DEFINICJA
Siła przetargowa to pojęcie odnoszące się do twojej pozycji względem drugiej strony. W głównej mierze jest pochodną tego, jak bardzo zależy ci na zawarciu umowy. Niedocenianie własnej siły przetargowej to jedna z podstawowych przyczyn, dla których tak wiele osób podchodzi do negocjacji zbyt bojaźliwie. Należy pamiętać o tym, by nie mylić siły przetargowej z potencjałem osobistym lub organizacyjnym.
Nic Peeling, Negocjacje. Co dobry negocjator wie, robi i mówi

Co wpływa na naszą siłę w negocjacjach?

Na siłę przetargową w gastronomii wpływa wiele czynników, wśród których najważniejsze to:

Wielkość obrotów

Im większe i częstsze zamówienia będziemy składać, tym bardziej pożądanym partnerem jesteśmy dla dostawcy, a więc – tym bardziej będzie mu zależeć na zawarciu z nami współpracy; z pewnością pomoże to w uzyskaniu korzystniejszych warunków. Dlatego sieć trzech restauracji ma zdecydowanie większe szanse na niskie ceny dostaw niż pojedynczy lokal.

Marka lokalu

Jeżeli cieszymy się już na rynku ugruntowaną pozycją bądź potrafimy przedstawić rzetelne i wiarygodne prognozy perspektyw rozwoju, staniemy się atrakcyjniejszym kontrahentem.

Wiarygodność

Szukając dostawców, przeprowadzamy wywiad środowiskowy i zbieramy jak najwięcej informacji na ich temat, które następnie dokładnie analizujemy. Nie łudźmy się – to samo zrobi także w perspektywie współpracy druga strona. Jeżeli w przeszłości mieliśmy problemy z płatnościami, nieuzasadnione pretensje o jakość towaru lub inne problemy z dostawcami, z pewnością nie pozostanie to bez wpływu na potencjalną współpracę z nowym partnerem.

Struktura rynku

Jeżeli mamy do wyboru kilku lub kilkunastu dostawców, siłą rzeczy to my w większym stopniu niż druga strona narzucamy warunki współpracy. Perspektywa ewentualnego przejścia do konkurencji spowoduje, że nasz kontrahent będzie skłonny zaoferować nam korzystniejsze warunki, niż jego rywal.

Ekskluzywność

W przypadku producentów markowych towarów (np. napoje, alkohole), naszą siłę w negocjacjach może wzmocnić propozycja wyłączności na dane grupy produktów. Wiąże się to nie tylko z ceną, lecz także – z atrakcyjnymi bonusami.

Mając świadomość szerszego wyboru, możemy zaproponować kontrahentowi:
- Będziemy w naszym lokalu oferować klientom wyłącznie piwo z Państwa browaru. Ponieważ jednak otrzymaliśmy już atrakcyjną ofertę od Browaru X, w zamian oczekujemy od Państwa wyposażenia naszego ogródka letniego w stoły, krzesła i parasole, oczywiście obrandowane logotypem Państwa firmy.
Jeżeli działamy na mniejszą skalę i nie jesteśmy w stanie uzyskać aż takich profitów, możemy wyrazić nieco skromniejsze oczekiwania:
- W związku z tym, że będziemy serwować wyłącznie Państwa soki i napoje, chcielibyśmy, by pokryli Państwo koszty druku kart menu, oczywiście znajdzie się w nich logotyp Państwa firmy.

Położenie lokalu

Jeżeli wiemy, że nasz lokal mieści się w pobliżu miejsc, które kontrahent już obsługuje, możemy wynegocjować niższą cenę. Dla drugiej strony również jest to korzystne, ponieważ nie podwyższając kosztów transportu, bądź czyniąc to w minimalnym stopniu, zyskuje nowego klienta i dodatkowy zarobek.

Prestiż

Prowadząc lokal cieszący się popularnością w wyższych sferach, wśród VIP-ów i ludzi zamożnych, możemy oczekiwać lepszych warunków za wyłączność na pewne grupy produktów lub pozyskania od dostawców budżetów marketingowych.

Co negocjujemy?

Jak w niemal każdym aspekcie działania, naszym podstawowym celem w negocjacjach z dostawcami jest uzyskanie jak najwyższej jakości usługi czy produktu za jak najniższą cenę, czyli jak najwyższej wartości wskaźnika value for money.

Pamiętajmy, że w negocjacjach trzeba twardo walczyć o swoje. W biznesie nie ma sentymentów, nikt nie zaoferuje nam lepszych warunków tylko dlatego, że nas polubił. Przedstawiajmy więc swoje oczekiwania grzecznie, ale zdecydowanie – na pewno ugramy w ten sposób więcej, niż potulnie zgadzając się od razu na ofertę drugiej strony.

Ceny

Zazwyczaj dostawcy mają swoje cenniki, w oparciu o które realizują zamówienia. Pamiętajmy jednak, że nie zawsze są one sztywne – czasem jeden dostawca ma kilka cenników, które oferuje w zależności od okoliczności, dlatego warto zdecydowanie przedstawiać swoje argumenty i walczyć o niższe ceny.

Niektóre produkty, zwłaszcza ultraświeże i świeże, stale zmieniają swoje ceny w związku z ich wahaniami na rynku. Można więc umówić się na stałą cenę przez dłuższy okres. Bierzemy wtedy pod uwagę, że np. w pełni lata nieco przepłacimy za warzywa sezonowe, ale za to zimą zapłacimy mniej. Znamy również z góry cenę i łatwiej nam zaplanować wydatki.

Możemy też negocjować stałe rabaty uzależnione od różnych czynników. Najpopularniejsze są te za znaczne przekroczenie minimum logistycznego, dzięki czemu dostawca oszczędza na transporcie. Stosuje się też tzw. retrorabaty – czyli obniżka ceny obecnego zamówienia niejako w nagrodę za duże obroty wypracowane na poprzednich zamówieniach. Dostawcy starają się w ten sposób zachęcić do większych zakupów. Często spotyka się także obniżkę ceny w zamian za promocję produktu lub wyłączność dla danego produktu w lokalu (o czym wspomniano wyżej).

Specjalne zniżki możemy uzyskać na produktach, które dla innych odbiorców będą niepełnowartościowe – w restauracji nie ma znaczenia stan opakowania czy bardzo krótki termin przydatności do spożycia, o ile produkt zostanie wykorzystany tego samego dnia lub nazajutrz. Możemy więc taniej nabyć produkty, które nie sprzedałyby się w sklepie.

Budżet marketingowy

Oprócz zwykłych rabatów za promocję produktu, zdarza się, że dostawcy proponują tzw. budżet marketingowy – określoną sumę pieniędzy w zamian za przeprowadzanie akcji promujących konkretne produkty. Możemy także otrzymać tzw. artykuły trade-marketingowe, np. lodówki, stoły, nalewaki do piwa, naczynia szklane itp. obrandowane logotypami danych marek.

Forma i termin rozliczeń

Zazwyczaj na początku współpracy, kiedy zaufanie jest siłą rzeczy ograniczone, dostawcy będą oczekiwali od nas płatności gotówką w momencie dostawy. Po pewnym czasie, kiedy współpraca będzie się dobrze układać i staniemy się wiarygodnym partnerem, nie powinno być problemu ze zmianą formy płatności na przelew z odroczonym terminem (zazwyczaj od siedmiu do nawet 30 dni).

Forma zamówień

Choć może się to wydać oczywiste – należy dokładnie ustalić w jakiej formie i w jakich terminach będziemy składać zamówienia; warto wymagać potwierdzenia przyjęcia zlecenia, by uniknąć nieporozumień. Poprośmy również o niezwłoczną informację w przypadku braku któregoś z zamówionych produktów, byśmy mogli sprawnie zareagować na taką sytuację.

Forma, terminy i miejsce dostaw

Niektóre grupy produktów (ultraświeże, świeże) wymagają specjalnych warunków przewozu i zezwoleń z nadzoru sanitarnego – upewnijmy się, że nasz kontrahent jest w stanie sprostać wszystkim takim regulacjom. Dokładnie omówmy też terminy dostaw – obecnie wiele firm oferuje je nawet w czasie do 24 godzin, więc nie musimy magazynować towaru przez długi czas. Warto zadbać też o możliwość ewentualnych dostaw awaryjnych; planujmy jednak zamówienia tak, by z tej opcji korzystać wyłącznie w naprawdę podbramkowej sytuacji. Ważne jest także dokładne uściślenie miejsca dostawy – nie zawsze do naszego lokalu jest łatwy dostęp (np. restauracja w wąskiej uliczce starego miasta). By uniknąć nieporozumień i niepotrzebnych konfliktów, zawczasu ustalmy więc, czy w takim wypadku dostawca sam rozpakuje transport do magazynu, czy też będziemy robić to własnymi siłami.

Minimum logistyczne

Należy upewnić się, czy kontrahent oferuje dostawy w wymiarze, którego potrzebujemy. Firmy zapewniają zazwyczaj bezpłatny transport w wypadku zamówienia za określoną kwotę (tzw. minimum logistyczne); dowiedzmy się, jaki jest koszt transportu zamówienia poniżej tego minimum i czy nasz dostawca w ogóle taką usługę oferuje.

Reklamacje i zwroty

Choć nie możemy zakładać czyjejś nieuczciwości czy złej woli, błędy zawsze mogą się zdarzyć. Zadbajmy więc, by w umowie określone zostało postępowanie na wypadek niekompletnej dostawy lub pomyłki co do produktów lub ich ilości. Możemy zawrzeć w umowie kary bądź warunki, pod którymi należy nam się dodatkowy rabat przy kolejnym zamówieniu. Warto również zastanowić się nad procedurą zwrotów pełnowartościowych, nieużywanych produktów, o których wiemy, że ich w najbliższym czasie nie zużyjemy (np. zamówiliśmy zbyt dużą ilość alkoholu przed bankietem czy suchego makaronu lub ryżu, kiedy szykuje nam się obiad dla dużej grupy). Wprawdzie dotyczy to zazwyczaj produktów o długiej dacie przydatności do spożycia, ale dlaczego mamy zamrażać pieniądze w produktach, które wykorzystalibyśmy dopiero za jakiś czas?

Często mówi się, że umowy podpisuje się nie na dobre, a na złe czasy. Dlatego w kontaktach z dostawcami kierujmy się zaufaniem i dbajmy o dobry klimat współpracy, ale zawrzyjmy w umowie jak najwięcej zapisów chroniących nasze interesy. Jednocześnie nie miejmy pretensji o podobne postępowanie z drugiej strony. Jeżeli współpraca będzie układać się dobrze, zapisy o karach pozostaną jedynie literami na papierze, ale kiedy coś pójdzie źle – będą dawać nam gwarancję bezpieczeństwa. Nasz biznes to przecież nasza ciężka praca i nasze pieniądze.

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone.