Struktura organizacyjna w sieci lokali gastronomicznych

Do sprawnego zarządzania siecią lokali gastronomicznych niezbędna jest jej przemyślana struktura. To kwestia równie ważna jak sama działalność poszczególnych punktów, a może nawet ważniejsza, gdyż chaos i bałagan organizacyjny może zniweczyć cały wysiłek włożony w pracę w lokalu.

Pracę sieci nadzoruje dyrektor zarządzający, który ma pod sobą działy takie jak: operacyjny, personalny, finansowy, marketingowy, zaopatrzeniowy, IT. Oczywiście im większa liczba punktów, tym struktura sieci bardziej skomplikowana; w niewielkich sieciach nie ma konieczności powoływania niektórych działów czy stanowisk. Może też zdarzyć się tak, że w przypadku niektórych działów (np. IT) bardziej opłacalnym rozwiązaniem będzie outsourcing.

Centrala

To właśnie jedno centralne biuro zajmuje się zarządzaniem pracą sieci oraz nadzorem nad poszczególnymi punktami. W myśl dobrych praktyk centrala powinna znajdować się przy jednym z lokali, by pracownicy biurowi zdawali sobie sprawę, jak wygląda codzienna praca lokalu i nie byli od niej zupełnie oderwani. Często zdarza się, że uważają się oni za ważniejszych od personelu pracującego w restauracji, mimo że to pełnią oni funkcję usługową, niejako „służebną” wobec zespołu w lokalu, a nie na odwrót. Należy zadbać, by w firmie panowała odpowiednia tego świadomość, bo jej brak może prowadzić do tarć i napięć.

W porze obiadowej w restauracji X panuje duży ruch i cały zespół pracuje na pełnych obrotach. Pracownik działu finansowego dzwoni do menedżera, oczekuje natychmiastowej informacji o wysokości obrotów z poprzedniego dnia i nie przyjmuje do wiadomości, że w tej chwili menedżer nie ma czasu na zajęcie się tą sprawą. Co jest ważniejsze dla działania firmy – sprawne obsłużenie gości czy natychmiastowe wejście centrali w posiadanie informacji, na którą bez szkody może ona poczekać kilka godzin?

Centrala nie generuje oczywiście żadnych zysków i utrzymywana jest ze środków wypracowanych przez lokale. Przyjmuje się, że koszty nie powinny przekraczać 10% obrotu sieci.

Kierownicy regionalni

W sieciach składających się z dużej liczby lokali zazwyczaj dzieli się je na regiony. Pieczę nad każdym z regionów sprawuje kierownik regionalny, mający pod sobą do ok. 10 lokali, odpowiadający bezpośrednio przed dyrektorem zarządzającym. Kierownicy regionalni są łącznikami między centralą a poszczególnymi punktami.

Liczba lokali, które nadzoruje dany kierownik, zależna jest od kilku aspektów. Najważniejszymi są oczywiście jego kompetencje oraz zakres obowiązków. Wysoko wykwalifikowany pracownik jest w stanie „opiekować się” większą liczbą lokali niż ten o niższych umiejętnościach. Natomiast nawet najlepszy kierownik nie będzie oczywiście w stanie się rozdwoić, kiedy do jego zadań należeć będą jednocześnie rekrutacja, szkolenia, marketing itp. Duże znaczenie ma także samodzielność personelu w danym lokalu – jeżeli jest na wysokim poziomie, zespół będzie w stanie odciążyć kierownika, a ten będzie miał więcej czasu na zajęcie się innymi punktami. Nie można pominąć także obiektywnych czynników, czyli oddalenia lokali od siebie. Nie wszystko da się zrobić zdalnie, często trzeba być na miejscu, więc wielogodzinne podróże pomiędzy lokalami muszą ograniczyć ich liczbę na jednego kierownika.

Kierownik regionalny generuje dodatkowe koszty: musi mieć służbowy samochód, telefon, internet, fundusze na przejazdy i noclegi (dlatego dobrze jest, by mieszkał niedaleko lokali, za które odpowiada, by dwie ostatnie pozycje nie wiązały się z dużymi kosztami). Wynagrodzenie kierownika powinno być proporcjonalne do liczby lokali, nad którymi sprawuje pieczę.

Grupy robocze

Powołuje się je spośród pracowników różnych działów i szczebli, do spraw realizacji konkretnych projektów. Pracownik ma więc wówczas swój normalny zakres obowiązków, a także dodatkowe zadania związane z projektem. Każda grupa robocza ma swojego szefa, co powoduje sytuacje, że uczestnicy grupy mają de facto po dwóch przełożonych – jednego na stanowisku nominalnym i drugiego w grupie roboczej. Należy więc jasno ustalić zasady działania w takiej sytuacji, by uniknąć nieporozumień.

Grupy robocze powołuje się w sprawach rozmaitych projektów dotyczących całej sieci – nowego menu, nowej promocji, nowych technik sprzedażowych, nowego wystroju lokali itd. W skład grup wchodzą zarówno pracownicy lokali, jak i ci zatrudnieni w centrali, co umożliwia kompleksowe spojrzenie na sprawę z wielu stron i uwzględnienie różnorodnych aspektów.

Korporacyjny szef kuchni

W większych sieciach, które wymagają obecności szefa kuchni w każdym lokalu, zatrudnia się także doświadczonego korporacyjnego „nadszefa” kuchni, który czuwa nad oferowanym w lokalu menu (w tym wprowadzaniem nowych pozycji), kontroluje jakość w poszczególnych punktach, szkoli kucharzy. Często taka osoba bierze udział w procesie wyboru dostawców czy projektowaniu kuchni w nowo otwieranych lokalach.

Co oczywiste, lokale typu fast food czy bary z bardzo prostym menu nie potrzebują szefów kuchni, więc – siłą rzeczy – również stanowisko korporacyjnego szefa kuchni jest w takim wypadku zbędne.

Szkoleniowcy i kontrolerzy

Formalnie są pracownikami centrali, ale gros czasu pracy spędzają w lokalach pośród personelu. Do ich zadań należą szkolenia oraz bieżąca kontrola jakości. Dotyczy to przeróżnych aspektów – zarządzania, obsługi gościa, przygotowywania dań itd.

Przemyślana struktura organizacyjna jest niezbędna dla sprawnego działania sieci. O dobrej organizacji nie świadczy to, jak jest rozbudowana, bo to nie zawsze jest konieczne. Najważniejsze, by struktura ta była funkcjonalna, a każda istniejąca jednostka miała przydzielone dokładnie zdefiniowane zadania. Należy pamiętać o precyzyjnym ustaleniu odpowiedniej hierarchii, tak by nie dochodziło do konfliktów w kwestiach decyzyjnych – musi być jasne, kto jest czyim przełożonym, kto, od kogo i czego może wymagać. Jeżeli nie zorganizujemy właściwie struktury sieci, możemy być pewni, że będzie dochodzić do zaniedbań na niemal każdej płaszczyźnie – od operacyjnej po finansową. Warto więc zadbać o to, by głównym zagadnieniem nurtującym nas na co dzień była nie dzielna walka z problemami, które sami sobie zafundowaliśmy, a walka o satysfakcję i zadowolenie gości naszych restauracji. 

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone.