Organizacja i przechowywanie akt księgowych – poradnik

Dokumenty księgowe nierzadko zajmują sporą część biurowych regałów i archiwów. Przedsiębiorcy zobowiązani są przechowywać je przez okres 5 lat, ale zanim trafią do archiwizacji, muszą je odpowiednio zorganizować. Jak to zrobić? Przedstawiamy kompleksowy poradnik, dzięki któremu uporasz się z aktami księgowymi!

Organizacja dokumentów księgowych - podstawowe zasady

Dokumenty przetwarzane są w firmach niemal codziennie. Są to m.in:

• faktury zakupu i sprzedaży,
• paragony,
• raporty kasowe,
• wyciągi bankowe,
• dowody wewnętrzne,
• deklaracje podatkowe,
• raporty księgowe i finansowe.

Ich przechowywanie najczęściej odbywa się w ten sposób, że są przyporządkowane do danego roku i podzielone na kategorie. Faktury, sprawozdania czy wyciągi bankowe na ogół gromadzimy osobno, choć w mniejszych firmach można trzymać je w jednym segregatorze (zwłaszcza, jeśli mamy do czynienia z małą ilością dokumentów). Ważne, aby zachować porządek i umożliwić sobie łatwy dostęp do akt. Jeśli nie wiesz, na czym właściwie polega ich składowanie, odwiedź https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/ i pozyskaj wiedzę w tym zakresie.

Kiedy dokumenty księgowe trafiają do archiwum?

Akta księgowe najczęściej umieszczamy w archiwum po zakończeniu roku obrotowego. Te, z którymi pracujemy na bieżąco, przechowujemy w biurze, jednak pozostałe powinny trafić do archiwum niezwłocznie. Zadaniem pracowników działu księgowości lub osoby odpowiedzialnej za archiwizację jest ich prawidłowe opisanie. Dokumenty księgowe mają kategorię B, przy której figuruje liczba lat przechowywania. W większości przypadków wynosi ona 5. O tym, jak archiwizować dokumenty księgowe, przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/akta-ksiegowe/. Co ważne, obecnie archiwizacja może odbywać się w wersji tradycyjnej lub elektronicznej. Zasady dotyczące samego gromadzenia są te same, natomiast zmieniają się zabezpieczenia, które trzeba zastosować.

Jak bezpiecznie archiwizować akta księgowe?

Podstawą archiwizacji akt księgowych jest prawidłowe opisanie dokumentów. Każda firma może przyjąć własne zasady, które powinny być adekwatne do specyfiki działalności. W jednostkach, w których na co dzień przetwarza się ogromne ilości danych finansowych, sposób opisywania teczek czy plików powinien być bardziej szczegółowy.

Ponadto jako administrator danych musisz czuwać nad ich bezpieczeństwem. Jak wygląda archiwizacja od podstaw dowiesz się na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/. Przy czym, bez względu na to, jaką metodę wybierzesz, powinieneś wdrożyć stosowne zabezpieczenia. Warto skorzystać z usług firm zewnętrznych, które pomogą Ci opracować procedury, a dodatkowo mogą przejąć na siebie większość obowiązków związanych z archiwizacją akt księgowych. Pamiętaj, że dokumenty muszą przetrwać w stanie nienaruszonym aż do terminu wymagalności. Ich nieprzedstawienie na przykład podczas kontroli skarbowej może być uznane za jej utrudnianie, co wiąże się z karą finansową.