Prime cost w gastronomii - czym jest i dlaczego restaurator powinien go kontrolować?

Restauracja może mieć pełną salę, wysokie obroty i rosnącą liczbę zamówień, a mimo to przynosić niewielki zysk. Jednym z powodów jest brak kontroli nad dwoma największymi kosztami działalności gastronomicznej: surowcem oraz pracownikami. Właśnie te dwie wartości łączy prime cost - jeden z podstawowych wskaźników pozwalających ocenić kondycję finansową lokalu gastronomicznego. Samo kontrolowanie food costu nie wystarczy. Podobnie jak obserwowanie wyłącznie kosztów wynagrodzeń. Dopiero zestawienie tych wartości ze sprzedażą pokazuje, jaka część przychodu restauracji zostaje na pokrycie pozostałych kosztów i wypracowanie zysku.

Co to jest prime cost w gastronomii?

Prime cost można określić jako sumę kosztów surowca oraz kosztów pracy ponoszonych przez lokal gastronomiczny w określonym czasie.

PRIME COST = KOSZT SUROWCA + KOSZT PRACY

Do kosztów surowca zaliczamy przede wszystkim produkty wykorzystywane do przygotowania sprzedawanych dań i napojów. Koszt pracy obejmuje natomiast koszty związane z zatrudnieniem zespołu - nie tylko kwoty, które pracownicy otrzymują „na rękę”. Dlaczego akurat te dwa elementy są tak istotne? Ponieważ w typowej działalności gastronomicznej należą do największych kosztów operacyjnych, a jednocześnie właściciel lub manager ma na nie stosunkowo duży wpływ.

Można negocjować ceny zakupowe, ograniczać straty magazynowe, zmieniać receptury, analizować wielkość porcji czy poprawiać strukturę sprzedaży. Podobnie można lepiej planować grafiki, ograniczać niepotrzebne nadgodziny i dopasowywać liczbę pracowników do rzeczywistego ruchu.

Jak obliczyć prime cost?

Załóżmy, że restauracja osiągnęła w ciągu miesiąca 200 000 zł sprzedaży netto.

W tym samym czasie:

• koszt produktów i surowców wyniósł 60 000 zł,
• całkowity koszt pracy wyniósł 55 000 zł.

Prime cost wynosi więc:

60 000 zł + 55 000 zł = 115 000 zł

Następnie możemy policzyć udział prime cost w sprzedaży:

115 000 zł ÷ 200 000 zł × 100% = 57,5%

Oznacza to, że 57,5% sprzedaży restauracji pochłaniają surowce i praca.

Na wszystkie pozostałe wydatki oraz zysk pozostaje 42,5% sprzedaży. I właśnie dlatego ten wskaźnik jest tak ważny.

Co zostaje restauracji po prime cost?

Jeżeli lokal osiągnął 200 000 zł sprzedaży netto, a 115 000 zł pochłonęły surowce i pracownicy, pozostałe 85 000 zł nie jest jeszcze zyskiem właściciela.

Z tej kwoty trzeba zapłacić między innymi: czynsz, energię elektryczną, gaz, wodę, księgowość, system POS, terminale płatnicze, oprogramowanie, marketing, serwis urządzeń, środki czystości, wywóz odpadów, ubezpieczenia, prowizje platform delivery, leasingi czy raty.

Dopiero po uwzględnieniu wszystkich kosztów możemy mówić o rzeczywistym wyniku finansowym restauracji. Dlatego wysoki obrót sam w sobie niewiele mówi o kondycji biznesu. Restauracja nie zarabia obrotem. Zarabia tym, co zostaje po pokryciu kosztów.

Jaki powinien być prime cost w restauracji?

Nie istnieje jedna prawidłowa wartość prime cost odpowiednia dla każdego lokalu. Inną strukturę kosztów będzie miała restauracja premium z rozbudowanym serwisem kelnerskim, inną pizzeria, bar szybkiej obsługi, kawiarnia, catering dietetyczny czy restauracja hotelowa. Dlatego ostrożnie należy podchodzić do prostych stwierdzeń typu „prime cost musi wynosić X procent”. Znacznie ważniejsze jest regularne monitorowanie własnego wskaźnika i obserwowanie jego zmian.

Jeżeli przez kilka miesięcy prime cost wynosił 56-58%, a następnie wzrósł do 65%, właściciel powinien wiedzieć dlaczego.

• Czy wzrosły ceny produktów?
• Czy zmieniła się struktura sprzedaży?
• Czy zwiększyły się straty?
• Czy pojawiło się więcej nadgodzin?
• Czy w godzinach o niskiej sprzedaży pracuje zbyt wiele osób?
• Czy ceny w menu przestały odpowiadać aktualnym kosztom?

Sam wskaźnik nie daje odpowiedzi. Pokazuje natomiast, że jest obszar wymagający analizy.

Prime cost to suma kosztów surowca oraz pracy. W gastronomii jest jednym z najważniejszych wskaźników zarządczych, ponieważ pokazuje, jaka część sprzedaży zostaje pochłonięta przez dwa podstawowe obszary działalności restauracji. Nie chodzi jednak o samo wyliczenie procentu. Najważniejsza jest regularna obserwacja wskaźnika, porównywanie kolejnych okresów oraz szybkie reagowanie na odchylenia.