Jak być wzorowym przedsiębiorstwem i nie bać się kontroli organów nadzorujących?

Kontrola sanepidu czy inspekcji handlowej to nie powód do stresu - o ile prowadzisz lokal zgodnie z zasadami. Dobra organizacja, kompletna dokumentacja i czysty zakład to Twój codzienny obowiązek, ale też najlepsze ubezpieczenie przed nieprzyjemnościami. Ten poradnik pokaże Ci, jak przygotować się do kontroli i przejść ją spokojnie, bez paniki i bez błędów. Poznaj zasady, o których musisz pamiętać!

Kiedy można spodziewać się kontroli i czy można jej odmówić?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kontrola w lokalu gastronomicznym powinna być zapowiedziana, inspektorzy informują o niej z wyprzedzeniem co najmniej 7 dni, ale nie później niż 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Taki okres daje czas na przygotowanie się do wizyty, uzupełnienie dokumentów i uporządkowanie lokalu.
Są jednak wyjątki. Kontrola może być niezapowiedziana, jeśli wynika z uzasadnionego podejrzenia zagrożenia dla zdrowia lub życia konsumentów, np. w wyniku zgłoszenia od klienta, incydentu sanitarnego czy podejrzenia zatrucia.
Ważne! Nie masz prawa odmówić przeprowadzenia kontroli. Nawet jeśli nie ma Cię w lokalu, inspektor ma prawo ją przeprowadzić. Właśnie dlatego warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną, która zna procedury, ma dostęp do dokumentów i potrafi udzielić rzeczowych informacji. Obecność przygotowanego pracownika to sposób na zmniejszenie stresu i zapewnienie płynności przebiegu kontroli.

Spodziewasz się kontroli? Zacznij od sprawdzenia dokumentów

Zanim inspektorzy przekroczą próg Twojego lokalu, upewnij się, że dokumentacja HACCP jest kompletna, aktualna i łatwo dostępna. Przejrzyj plan HACCP, instrukcje, procedury i zapisy z ostatnich dni – to właśnie na te elementy inspektor zwróci uwagę w pierwszej kolejności.
Zadbaj także o wyniki badań pracowników (badania epidemiologiczne), zaświadczenia z BHP i dokumentację dostaw. Pamiętaj, że każda faktura, etykieta czy rejestr temperatury to element łańcucha dowodów – pokazujących, że wszystko działa zgodnie z prawem i zdrowym rozsądkiem.

Wyznacz osobę, która odpowie na pytania w czasie kontroli

Nie musisz być obecny w lokalu, by kontrola mogła się odbyć – przepisy nie dają możliwości jej odwołania z powodu Twojej nieobecności. Dlatego warto wcześniej wyznaczyć osobę odpowiedzialną za reprezentację lokalu. Powinna dobrze znać system HACCP, wiedzieć, gdzie są dokumenty i potrafić odpowiedzieć na podstawowe pytania. Dobra współpraca z inspektorem może skrócić kontrolę i zmniejszyć napięcie.

Uporządkuj lokal – czystość i higiena zawsze na pierwszym miejscu

Zajrzyj do lodówek i szafek. Sprawdź daty przydatności, oznaczenia na pojemnikach, a także to, czy produkty są przechowywane w odpowiednich warunkach. Żywność nigdy nie powinna leżeć bezpośrednio na podłodze, nawet jeśli jest szczelnie zapakowana. Używaj palet, oznacz strefy, trzymaj porządek.

Sprawdź również stan wentylacji, przewodów kominowych i urządzeń chłodniczych – szczególnie ich numerację i zgodność z rejestrami temperatur. Harmonogramy sprzątania, listy kontrolne oraz środki czystości powinny być aktualne i dostępne dla pracowników.

Nie zapomnij o stroju roboczym – każdy pracownik powinien mieć czyste, zgodne z HACCP ubranie oraz dostęp do środków dezynfekcyjnych.

Porównaj stan faktyczny z dokumentacją HACCP

Nie wystarczy, że masz dokumentację – ona musi odpowiadać rzeczywistości. Przejdź się po zakładzie tak, jakbyś sam przeprowadzał kontrolę. Zwróć uwagę na punkty krytyczne (CCP), sprawdź zapisy, zobacz, czy pomiary są prowadzone regularnie. Jeśli znajdziesz nieprawidłowość – popraw ją. Lepiej zrobić to teraz, niż w trakcie inspekcji.

Kontrola to nie wrogie działanie – zachowaj spokój i współpracuj

Gdy inspektor przychodzi do lokalu, przywitaj go spokojnie i profesjonalnie. Nie panikuj – to nie czas na nerwy. Im bardziej rzeczowa i uprzejma atmosfera, tym lepiej dla obu stron.

Udostępnij dokumenty bez zbędnej zwłoki. Odpowiadaj na pytania zgodnie z prawdą, nie ukrywaj błędów, ale też nie podkreślaj ich niepotrzebnie. Jeśli coś jest w trakcie poprawy – powiedz o tym. Kontrolerzy doceniają szczerość oraz gotowość do współpracy.

Czego unikać przed i podczas kontroli?

Najgorsze, co możesz zrobić, to nic. Nie przeglądać dokumentów, nie przygotować lokalu, zignorować zawiadomienie. Nawet drobne uchybienia, takie jak brak zapisu temperatury, mogą wpłynąć na wynik kontroli. Wprowadzanie zmian na ostatnią chwilę, nerwowe zachowanie czy brak kompetentnej osoby na miejscu tylko pogłębią problem.

Dbaj o jakość i porządek każdego dnia, a nie tylko „na kontrolę”.

Jeśli Twój lokal działa zgodnie z zasadami, nic Cię nie zaskoczy. Kontrola nie musi być przykrym doświadczeniem. Wręcz przeciwnie, może potwierdzić, że Twoja praca ma sens, a lokal funkcjonuje wzorowo.
Nie traktuj inspektora jak przeciwnika. Pokaż mu, że jesteś profesjonalistą, który zna się na rzeczy i dba o każdy szczegół. Z taką postawą nie tylko przejdziesz kontrolę bez zarzutów, ale zyskasz opinię rzetelnego i godnego zaufania przedsiębiorcy.