Odwołanie rezerwacji w restauracji w czasie epidemii

Epidemia koronawirusa i związane z nią obostrzenia bez wątpienia postawiły przedsiębiorców działających w branży gastronomicznej w wyjątkowo trudnej sytuacji. Bieżąca działalność restauracji została ograniczona do oferowania posiłków na wynos i w dowozie. Do tego w normalnych warunkach właśnie rozpoczynalibyśmy okres pełen imprez i wydarzeń okolicznościowych, które obecnie w zasadzie nie mogą się odbyć. Cierpią na tym zarówno restauratorzy jak i ich klienci. Co w tej sytuacji zrobić z zaliczką otrzymaną na poczet organizacji imprezy?

Zabezpieczenie rezerwacji lokalu na imprezę

Ogromna część restauratorów prowadzi jednocześnie działalność polegającą na organizacji w swoim lokalu imprez okolicznościowych, lub udostępnia swoje lokale na cele takich wydarzeń. Są to między innymi imprezy związane z uroczystościami religijnymi, urodzinami, koncertami i inne. Choć mają one różny charakter, to prawie zawsze organizowane są z dużym wyprzedzeniem. Zdecydowana większość była więc planowana zanim ktokolwiek pomyślał o wprowadzeniu w Polsce stanu epidemii. Jednocześnie, niemal zawsze właściciele lokali żądają podobnego sposobu zabezpieczenia umowy – zaliczki bądź zadatku.

Zaliczka a zadatek

Chociaż bardzo często instytucje zaliczki i zadatku są uznawane za tożsame, to różnią się zasadniczo. Zaliczka wynika z zawartej między stronami umowy i jest częścią wynagrodzenia. Zadatek to natomiast zupełnie niezależne od wynagrodzenia świadczenie. W przypadku niewykonania umowy zaliczka powinna zostać zwrócona. Zadatek nie jest natomiast zwracany, gdy do realizacji umowy nie dojdzie z winy strony która go wpłaciła. Jeżeli natomiast winna jest strona przyjmująca – powinna zwrócić jego dwukrotność. Jest to oczywiście sytuacja modelowa, która nie do końca pasuje do wyjątkowych okoliczności związanych z epidemią.

Obostrzenia w czasie stanu epidemii a organizacja imprez

Od dnia 12 marca 2020 r. ogłoszono stan zagrożenia epidemiologicznego, natomiast od 19 marca 2020 r. mamy do czynienia ze stanem epidemii. Na mocy Rozporządzenia Rady Ministrów obecnie zakazuje się m.in. organizowania zgromadzeń, imprez, spotkań i zebrań, niezależnie od ich rodzaju - z wyłączeniem spotkań osób najbliższych oraz w związku z wykonywaniem czynności zawodowych lub służbowych. Jednocześnie zabrania się prowadzenia działalności polegającej na podawaniu posiłków i napojów gościom siedzącym przy stołach lub dokonującym własnego wyboru potraw z menu. To tylko niektóre, skrótowo podane obostrzenia, które wpływają na możliwość organizacji imprezy w restauracji. Czy jest to jednak siła wyższa?

Epidemia jako siła wyższa

Siłą wyższą określamy wydarzenie zewnętrzne, niezależne od stron stosunku prawnego. Nie może być możliwe do przewidzenia a jego skutki muszą być nieuchronne. Wszystkie te przesłanki obecnie są spełnione. Bez wątpienia żadna ze stron nie jest winna tej sytuacji a impreza przypadająca w okresie stanu epidemii nie może się odbyć. Co w takiej sytuacji z wpłaconą restauratorowi zaliczką?

Zaliczka a odwołanie imprezy z powodu epidemii

Biorąc pod uwagę wystąpienie siły wyższej, zarówno zaliczka jak i zadatek powinny zostać zwrócone wpłacającemu. Nie ma przy tym znaczenia, czy umowę zawarto na piśmie czy też w inny sposób. Dotyczy to więc również sytuacji, gdy umowę zawarto ustnie a wpłatę zaliczki jedynie potwierdzono w jakikolwiek sposób (np. dokumentem KP). Restaurator nie powinien zatrzymać wpłaconej kwoty zaliczki gdyż impreza nie odbędzie się – nie przysługuje mu bowiem więc wynagrodzenie. Co do zadatku, to musi go zwrócić, jednak oczywiście we wpłaconej mu wysokości. Ponieważ w odwołaniu imprezy nie ma jego winy, nie może mieć zastosowania regulacja nakazująca zwrot dwukrotności zadatku.

Odwołanie imprezy a przygotowania pokryte z zaliczki

Co istotne, restaurator może zatrzymać zaliczkę (w całości lub w części), jeżeli pokrył z niej koszty organizacji imprezy. Można do nich wliczyć np. zakup elementów wystroju, produktów i półproduktów czy innych rzeczy, o ile służyły one prawidłowej organizacji imprezy. Konieczne jest jednak udowodnienie zarówno wysokości poniesionych kosztów, jak również ich związku z organizowanym wydarzeniem, który musi być ścisły i niepodważalny. Warto dodać, że zaliczkę należy zwrócić w terminie wyznaczonym na piśmie przez drugą stronę. W przypadku branży gastronomicznej nie obowiązuje regulacja „Tarczy Antykryzysowej” skierowana do podmiotów świadczących usługi turystyczne, która wydłuża termin zwrotu zaliczki do 180 dni.

Kiedy impreza może zostać odwołana?

Jedną z kwestii najbardziej delikatnych i spornych jest termin odwołania imprezy. Jest to zależne nie tylko od stron, ale i sytuacji epidemiologicznej w kraju, obowiązujących w danym momencie regulacji a nawet rodzaju imprezy. W każdym wypadku należy dokonać odrębnej oceny. Jeżeli impreza jest odwoływana ze zbyt dużym wyprzedzeniem, restaurator może nie zgodzić się na to i nie zwracać wpłaconej zaliczki. Pewnie zbyt wcześnie na odwoływanie np. wydarzeń zaplanowanych na czerwiec, jednak należy poważnie rozważyć zasadność odwołania imprez majowych – szczególnie tych z pierwszej połowy miesiąca. Oczywiście najlepsze rozwiązanie dla obu stron to zawarcie porozumienia, w którym ustalą co dalej z zaplanowaną imprezą oraz oczywiście wpłaconą zaliczką.

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone.