Zatrudnienie pracownika krok po kroku w gastronomii cz.2 (dokumentacja, bezpieczeństwo i higiena pracy w gastronomii)

Po przeczytaniu tego artykułu będziesz wiedział:

• jakie są i czym się różnią poszczególne formy zatrudnienia pracownika
• jakie niezbędne dokumenty musisz przygotować
• jakie badania i szkolenia musi  odbyć pracownik
• jakie ponosisz ryzyko jeśli nie dopełnisz swoich obowiązków

1. Niezbędna dokumentacja

Umowa o pracę jest najważniejszym, ale nie jedynym niezbędnym dokumentem personalnym. Pozostałe dokumenty jakie musi wypełnić, podpisać lub otrzymać pracownik podejmujący zatrudnienie to:

1. Kwestionariusz osobowy.  Pracodawca może wymagać od pracownika podania szerszego katalogu danych osobowych niż od kandydata do pracy (m.in. dane rodzinne, numer PESEL). Przed zatrudnieniem można żądać podania tylko następujących danych:

• imię (imiona) i nazwisko
• imiona rodziców
• data urodzenia
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)
• wykształcenie
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia
   

2. Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania (jeżeli pracodawca zatrudnia powyżej 20 osób jest obowiązany do stworzenia regulaminu pracy).
 

3. Oświadczenie rodzica o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich (dotyczy osób mających dzieci poniżej 14 roku życia).

4. Zgoda na przekazywanie wynagrodzenia na rachunek bankowy (jeśli u pracodawcy jest taka forma wypłaty wynagrodzenia).

5. Oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o równym traktowaniu w zatrudnieniu. 

6. Oświadczenie o zapoznaniu z obwieszczeniem dotyczącym obowiązującego systemu i rozkładu czasu pracy oraz o przyjętych okresach rozliczeniowych (jeśli u pracodawcy nie ustalono regulaminu pracy, w którym powinno być to określone).

7. Informacja o warunkach zatrudnienia, która musi zawierać dane dotyczące:

• obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy (np. 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo),
• częstotliwości wypłaty wynagrodzenia (np. 1 raz w miesiącu),
• wymiaru należnego urlopu wypoczynkowego (np. 20 dni, a od dnia rrr-mm-dd 26 dni)
• okresu wypowiedzenia umowy o pracę (np. 1 miesiąc, a od dniarrr-mm-dd 3 miesiące)
• układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty (np. nie jest Pani/Pan objęta/y układem zbiorowym pracy)

Jeżeli pracodawca nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, ponieważ zatrudnia mniej niż 20 osób,  wówczas treść tej informacji powinna być uzupełniona o:

• porę nocną (np. od godz. 23 do godz. 7)
• miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia (np. do dnia 10 każdego miesiąca na wskazany rachunek bankowy lub w siedzibie pracodawcy)
• przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy  (np. podpis na liście obecności znajdującej się u kierownika zmiany)
• przyjęty sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy (np. niezwłoczne poinformowanie pracodawcy osobiście lub  telefonicznie o przyczynie nieobecności i przedłożenie stosownych dokumentów najpóźniej w dniu stawienia się do pracy). 

8. Karta ewidencyjna przydziału odzieży roboczej i obuwia.

9. Deklaracja PIT 2

10. Oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, jeżeli miejsce zamieszkania pracownika jest inne niż miejsce zakładu pracy.

11. Formularz zgłoszeniowy ZUS ( pracodawca musi zgłosić pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od zatrudnienia).

Dokumentacja umów cywilnoprawnych

Zakres obowiązkowych dokumentów przy umowach cywilnoprawnych jest znacznie węższy i obejmuje:

• umowę (zlecenie lub o dzieło) precyzującą zakres prac i wynagrodzenie
• zgłoszenie do ubezpieczenie społecznego (jeśli jest wymagane)
• dokumenty dotyczące badań lekarskich i szkolenia BHP
• rachunek potwierdzający wykonanie pracy i odbiór wynagrodzenia
• informację dla wykonawcy i urzędu skarbowego o uzyskanych wynagrodzeniach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy

2. Bezpieczeństwo i higiena pracy    

Szkolenia BHP

Każdy nowo zatrudniony pracownik przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy powinien odbyć szkolenie wstępne BHP. Wyróżniamy dwa etapy szkolenia wstępnego: instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy.

Instruktaż ogólny to zaznajomienie się pracownika z:

• przepisami ogólnymi dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy
• zasadami BHP obowiązującymi w danej firmie
• zasadami udzielania pierwszej pomocy

Takie szkolenie przeprowadza pracownik służby BHP, sam pracodawca lub wyznaczony pracownik  o ile posiadają zasób wiedzy i umiejętności zapewniający właściwą realizację programu szkolenia.Osoba prowadząca instruktaż ogólny musi mieć aktualne zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w dziedzinie BHP, czyli sama musi wcześniej odbyć szkolenie wstępne i szkolenie okresowe. Pracodawcy zlecają również wykonywanie tych zadań wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym.

Instruktaż stanowiskowy to przygotowanie pracownika do bezpiecznego wykonywania pracy na danym stanowisku. Pracownik poznaje wtedy:

• ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą
• czynniki związane ze środowiskiem pracy, w którym będzie pracował
• zagrożenia związane z tymi czynnikami

Pracownik powinien zostać zapoznany z elementami pomieszczenia i stanowiska pracy i z całym procesem  pracy. Instruktaż ten przeprowadza pracodawca lub wyznaczona przez niego osoba kierująca pracownikami, jeżeli mają ku temu stosowne kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz są przeszkolone w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego.  Aby spełnić ten ostatni wymóg pracownik musi ukończyć szkolenie okresowe BHP dla pracodawców oraz innych osób kierujących pracownikami. Czas trwania instruktażu wstępnego na stanowiskach robotniczych to minimum 8 godzin lekcyjnych (godzina lekcyjna = 45 min).

 Szkolenie w ramach instruktażu stanowiskowego powinno uwzględniać następujące etapy:

• rozmowę wstępną instruktora z instruowanym pracownikiem
• pokaz i objaśnienie przez instruktora całego procesu pracy, który ma być realizowany przez pracownika
• próbne wykonywanie procesu pracy przez pracownika przy korygowaniu przez instruktora sposobów wykonywania pracy
• samodzielną pracę instruowanego pracownika pod nadzorem instruktora
• sprawdzenie i ocenę przez instruktora sposobu wykonywania pracy przez pracownika

Sposób realizacji szkolenia i czas jego trwania powinny być dostosowane do przygotowania zawodowego i dotychczasowego stażu pracy pracownika oraz zagrożeń występujących przy przewidzianej dla niego pracy. Inaczej będzie przebiegał instruktaż dla kucharza z kilkunastoletnim doświadczeniem w branży, a inaczej dla osoby, która dopiero rozpoczyna pracę w gastronomii. Instruktaż kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności z zakresu wykonywania pracy zgodnie z przepisami oraz zasadami BHP, którego pozytywny wynik jest warunkiem dopuszczenia pracownika do pracy.

Fakt odbycia zarówno wstępnego jak i stanowiskowego szkolenia BHP pracownik poświadcza podpisem na karcie szkolenia, która następnie zostaje włączona do akt osobowych.

Szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. W praktyce pojawia się podobny problem jak z badaniami wstępnymi – inwestować w nowego pracownika czy jeszcze poczekać? Odpowiedź jest jednoznaczna – inwestować! Bezpieczeństwo jest najważniejsze, czasem jedna zapamiętana uwaga ze szkolenia może zapobiec zagrożeniu. Zwłaszcza pracownicy młodzi, z krótkim stażem, nie zdają sobie sprawy konsekwencji jakie niesie za sobą choćby niewłaściwe podawanie noża, pozostawienie na stanowisku pracy mokrej podłogi czy stłuczonego szkła bez zabezpieczenia. Poza tym kwestia przestrzegania zasad BHP jest zazwyczaj dokładnie sprawdzana podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Za naruszenie przepisów w tym zakresie pracodawcy grozi grzywna nawet do 30 000 zł.

BHP a umowy cywilnoprawne

Pracodawca jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy również osobom wykonującym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Nie wynika stąd wprost obowiązek przeprowadzania badań profilaktycznych ani szkoleń z zakresu BHP, wymaga tego jednak specyfika pracy w gastronomii. Każda osoba, która w ramach swoich obowiązków zawodowych (niezależnie od rodzaju umowy) ma kontakt z żywnością podlega obowiązkowym badaniom sanitarno-epidemiologicznym. Natomiast przeszkolenie w zakresie BHP jest jedną z form zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy i ma istotne znaczenie dla ustalenia ewentualnej odpowiedzialności pracodawcy w razie wypadku. Osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych zobowiązane są też do przestrzegania zasad BHP podczas wykonywania obowiązków

Odzież robocza

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy  jest dostarczenie swoim pracownikom nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego w przypadkach gdy:

• odzież własna pracownika może ulec znacznemu zniszczeniu lub zabrudzeniu (czyli w gastronomii niemal na każdym stanowisku roboczym)
• takie są wymogi technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy

O konieczności stosowania odzieży roboczej w gastronomii nie trzeba chyba nikogo przekonywać. Rodzaj odzieży dla danego stanowiska, przewidywany czas jej użytkowania oraz zasady przydziału określa pracodawca. Zazwyczaj regulacje te są zawarte w regulaminie pracy, a jeżeli pracodawca nie musi tworzyć regulaminu dokonuje tych ustaleń w porozumieniu z przedstawicielem pracowników. O zasadach przydziału odzieży i obuwia roboczego pracownik powinien zostać poinformowany podczas szkolenia wstępnego BHP.

Dla każdego pracownika pracodawca powinien prowadzić kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego. Taka karta zawiera przeważnie informację o rodzaju wydanej odzieży (np. bluza, zapaska), jej ilości oraz potwierdzenie odbioru przez pracownika.

Jeżeli pracodawca nie jest w stanie zapewnić możliwości prania odzieży, powinien  wypłacać pracownikowi ekwiwalent za poniesione koszty prania. Pracownik natomiast powinien dbać o powierzoną odzież - która pozostaje własnością pracodawcy -  i utrzymywać ją w czystości.  

Wystarczy znajomość podstawowych obowiązków pracodawcy a można uniknąć wielu nieprzyjemnych niespodzianek w myśl zasady „nieznajomość prawa szkodzi”. 
Oszczędzanie na pracownikach to często pozorna oszczędność.
Dokumentacja gromadzona w związku z zatrudnieniem to nie tylko uciążliwa konieczność ale często też „wentyl bezpieczeństwa” dla pracodawcy.
Zgodność z przepisami prawa to żelazna zasada działania pracodawcy w relacjach z pracownikiem.

Stan prawny na  dzień 15 marca 2011

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone.