Problemy i trudności podczas wdrażania systemu HACCP w gastronomii

23.06.2011

Po przeczytaniu tego artykułu będziesz wiedział:

jakie trudności i problemy możesz napotkać podczas różnych etapów wdrażania systemu HACCP
w jaki sposób radzić sobie z napotkanymi trudnościami.

Wdrażanie systemu HACCP jest procesem czaso- i pracochłonnym. Przedsięwzięcie to wymaga zaangażowania całej załogi i dobrego skoordynowania prowadzonych działań. Na każdym etapie, od przygotowania zakładu, przez wdrażanie systemu aż do jego utrzymania, możemy napotkać liczne trudności i problemy. Wieloetapowość procesu wdrażania systemu staje się niekiedy powodem do zaniechania wykonania wielu niezbędnych czynności. Skutkiem tego może być nie działający system.

1. Niedostateczne przygotowanie zakładu

Przed przystąpieniem do wdrażania systemu należy odpowiednio przygotować do tego naszą firmę. System HACCP nie wiąże się tylko ze stworzeniem dokumentacji, ale także z wprowadzeniem niezbędnych zmian w naszej restauracji. Problem ten wynika często z tego, że chcemy rozpocząć wdrażanie HACCP z pominięciem Dobrej Praktyki Higienicznej (GHP) oraz Produkcyjnej (GMP). Każdy zakład gastronomiczny, który planuje lub rozpoczyna wdrażanie systemu HACCP musi zacząć od dostosowania pomieszczeń, urządzeń i wyposażenia, stosowanych środków myjących i dezynfekujących itp. do wymagań GMP i GHP.

Wdrażanie systemu HACCP zacznij od przystosowania swojej restauracji do zasad GMP i GHP. Tylko w ten sposób unikniesz sytuacji, gdy Twój system istnieć będzie tylko na papierze, a w rzeczywistości okaże się „martwym tworem”.

2. Świadomość pracowników

U podstaw większości problemów jakie napotykamy podczas wdrażania systemu HACCP w gastronomii leży brak dostatecznej wiedzy i niezrozumienie idei systemu. Z tego powodu szkolenia stanowią niezbędny element systemu HACCP. Szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne pracowników są zatem warunkiem do prawidłowego wdrożenia i funkcjonowania systemu.

Przez szkolenia zewnętrzne (prowadzone przez firmy zewnętrzne) powinni przejść w pierwszej kolejności pracownicy ze szczebla kierowniczego oraz członkowie zespołu ds. HACCP. Wiedza zdobyta przez kierownictwo na tego typu szkoleniach powinna być rozpowszechniana wśród pozostałych pracowników na tzw. szkoleniach wewnętrznych. Nie oznacza to jednak, że kadra „niższego szczebla” nie powinna być objęta szkoleniami zewnętrznymi.

Wszystkie szkolenia mają na celu uświadomienie istoty systemu HACCP oraz zwiększenie świadomości wpływu na jakość i bezpieczeństwo produkowanej żywności. Opór stawiany przez personel wynika często z niechęci i obawy przed zmianami. Pracownicy często kojarzą system HACCP ze zbędną dokumentacją oraz zwiększeniem ilości obowiązków. Bez wyjaśnienia im, czemu służy codzienny zapis temperatur, procesy mycia i dezynfekcji czy kontrola przyjmowanej dostawy czynności te mogą być wykonywane niedbale lub wcale.

3. Zaangażowanie kierownictwa

Często napotykanym problemem jest brak zaangażowania kierownictwa. Nierzadko fakt ten także wynika z braku świadomości i wiąże się z brakiem odpowiednich szkoleń. Udział kierownictwa we wdrażaniu i rozwoju systemu HACCP jest niezwykle istotny, nie tylko ze względu na bezpośredni wpływ na funkcjonowanie systemu. Jest to bardzo ważne dla przełamywania oporu pracowników niższego szczebla. Zaangażowanie i poparcie przełożonych zwiększa zaufanie pracowników do wprowadzanych zmian i modyfikacji. Widoczny udział przełożonych zmniejsza obawy przed niepowodzeniem przedsięwzięcia.

Postawa przełożonych stanowi zazwyczaj pewien wzór postępowania. Jeśli nasz kierownik nie wykazuje zainteresowania postępem prowadzonych prac, nie angażuje się w nie, to pracownik tym bardziej nie będzie czuł takiej potrzeby i nie będzie widział sensu w wykonywanych czynnościach.

Rozwijanie wiedzy i zwiększanie świadomości pracowników na każdym szczeblu jest bardzo ważne. Regularne szkolenia pomogą nam uniknąć sytuacji gdy w stworzonym systemie człowiek staje się najsłabszym ogniwem. Szkolenia pracowników mają także przełamać ich opór przed zmianami oraz zwiększyć zaangażowanie w wykonywane czynności.

4. Braki kadrowe

Wdrażanie i rozwój systemu HACCP wymaga zaangażowania osób z odpowiednią wiedzą. Często nie posiadamy takich osób wśród naszej kadry. Problemy z tym związane zaczynają się już na etapie tworzenia zespołu ds. HACCP. Zespół składający się z osób bez odpowiednich kwalifikacji nie stworzy prawidłowo funkcjonującego systemu.

Brak pracowników o odpowiednich kwalifikacjach można na szczęście rozwiązać na kilka sposobów. Po pierwsze możemy takiego pracownika zatrudnić. Takie rozwiązanie może jednak nieść ze sobą ryzyko, że taka osoba weźmie na siebie większość obowiązków związanych z systemem HACCP zamiast nadzorować pracę całego zespołu.

Drugim rozwiązaniem jest odpowiednie przeszkolenie całego zespołu ds. HACCP. Oczywiście wszyscy członkowie zobligowani są do szkoleń tak jak pozostali pracownicy. Powinni oni jednak przejść także bardziej szczegółowe szkolenia z zakresu wdrażania i rozwijania systemu.

Trzecie rozwiązanie, które możemy wziąć pod uwagę to zaangażowanie wyspecjalizowanej firmy, która system wdroży a także będzie nadzorować jego rozwój i pracę pozostałych osób.

Czasami problemem w zespole jest nie tyle brak wiedzy i umiejętności, co nieprawidłowe rozłożenie obowiązków i/lub słaba komunikacja między członkami.

Aby zbudować system, który będzie funkcjonował i rozwijał się prawidłowo, do jego tworzenia musimy zaangażować osoby z odpowiednią wiedzą i umiejętnościami. Bardzo istotny jest rozdział obowiązków wśród członków zespołu ds. HACCP. Sprawne i szybkie komunikowanie się między członkami pozwala uniknąć wielu problemów i nawarstwiania się pozornie błahych niedociągnięć.

5. Formalności

Przebrnięcie przez wiele dokumentów i zapisów każdego dnia nikomu z nas nie kojarzy się przyjemnie. Dokumentacja systemowa także przyprawia o dreszcze niejednego gastronoma. Mimo iż system HACCP jest systemem wysoko sformalizowanym to prawidłowo stworzona dokumentacja nie powinna nas zasypać niepotrzebnymi zapisami. Każdy dokument systemu powinien być uzasadniony. Często można zaobserwować, że system wdrożony jest „schematycznie” a wtedy w zakładzie pojawiają się dokumenty, które nie mają podstaw do zaistnienia w danej restauracji.

Zdarza się gdy niewielki lokal gastronomiczny posiada „Kartę przyjęcia dostawy” oddzielną dla każdej grupy asortymentowej (nabiał, pieczywo, mięso, ryby, warzywa, owoce itp.), podczas gdy, np. ryby nie są w ogóle stosowane w zakładzie a pozostałe produkty są dostarczane codziennie w niezbędnych ilościach. W takiej sytuacji wystarczy jedna wspólna karta, aby uniknąć stosu papierów, które w rezultacie albo się gdzieś gubią, albo są nieuzupełniane.

Aby nie zagubić się w zapisach systemu należy precyzyjnie określić kto jest za co odpowiedzialny. Każda osoba dba wtedy o wykonanie „swoich” czynności i o wypełnienie dokumentów, które potwierdzają ich wykonanie.

Wyznaczając osobę odpowiedzialną za codzienną kontrolę temperatury w danym urządzeniu chłodniczym, staje się ona także odpowiedzialna za zapisy potwierdzające tą czynność.

Prawidłowe oznakowanie i archiwizacja dokumentów także ułatwią nam prawidłowe prowadzenie dokumentacji systemowej.

Są to tylko niektóre problemy, na które możemy natknąć się podczas wdrażania oraz rozwijania systemu HACCP w naszej restauracji. Aby uniknąć wielu z nich należy poszerzać wiedzę swoich pracowników, organizować szkolenia przypominające i zwiększyć zaangażowanie kadry kierowniczej.

Aby w zakładzie móc wdrożyć system HACCP należy rozpocząć od dostosowania go do zasad Dobrej Praktyki Produkcyjnej (GMP) oraz Dobrej Praktyki Higienicznej (GHP).
U podstaw wielu problemów podczas wdrażania i rozwijania systemu HACCP leży niedostateczna wiedza pracowników oraz ich opór i lęk przed zmianami. Aby wyeliminować ten problem należy kłaść nacisk na regularne szkolenia z zakresu GMP, GHP i HACCP.
Zwiększenie zaangażowania kierownictwa zwiększy zaufanie pracowników do wprowadzonych zmian i ich gotowość do pracy.
Odpowiednio dobrani członkowie zespołu HACCP oraz właściwa współpraca i komunikacja między nimi pozwoli na prawidłowy rozdział obowiązków i prac. W wyniku tego system HACCP będzie dobrze dopasowany do naszego zakładu oraz prawidłowo nadzorowany i rozwijany.
Dokumentacja systemowa musi być dopasowana do konkretnego lokalu gastronomicznego. Każda karta zapisów i kontroli musi mieć swoje uzasadnienie.
Wskazanie osób odpowiedzialnych za dane czynności, a co za tym idzie za dokumenty potwierdzające ich wykonanie, pozwoli nam uniknąć bałaganu i braku ciągłości w zapisach.

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl

Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie i rozpowszechnianie zabronione.

Słowa kluczowe

zarządzanie HACCP trudności w HACCP rozwój HACCP HACCP bezpieczeństwo i higiena żywności