Poszukiwanie i wybór dostawców żywności dla gastronomii

Po przeczytaniu tego artykułu będziesz wiedział:

• na jakim etapie działań rozpocząć poszukiwanie dostawców
• jak pozyskać interesujące Cię kontakty
• na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy
• czy warto zawierać umowy o współpracy z dostawcami
• zakup  w siedzibie dostawcy? Czy dostawa do lokalu?

1. Poszukiwanie dostawców – kiedy i od czego zacząć?

Proces poszukiwania dostawców, w zależności od planowanego rodzaju działalności powinieneś rozpocząć jeszcze przed przystąpieniem do poszukiwań lokalizacji dla Twojej działalności. Może się bowiem okazać, że oferta którą będzie proponował Twój lokal nie pasuje do pozyskanej lokalizacji np. ze względu na preferencje konsumentów.

Pierwszym krokiem, jaki powinieneś wykonać w planowaniu swojej działalności to opracowanie asortymentu lokalu, czyli ustalenie głównych grup sprzedażowych wraz z przybliżoną liczbą pozycji jaką  będą one  zawierały. Kolejny etap działań to opracowanie wstępnego menu.

Mając ustalony asortyment lokalu oraz wstępne menu przychodzi etap tworzenia receptur, które są niczym innym, niż  dokładnym opisem udziału poszczególnych surowców w serwowanym produkcie finalnym. Po opracowaniu receptur dla całego asortymentu lokalu, wiesz już jakie surowce będą potrzebne, by Twój lokal mógł rozpocząć działalność. 

2. Jak pozyskać interesujące Cię kontakty handlowe 

Zdobycie kontaktów handlowych, zbudowanie bazy dostawców w zależności od unikalności oferty jaką zaproponujesz swoim Gościom nie powinno przysporzyć Ci problemów, jednak wciąż wielu przedsiębiorców rozpoczynających działalność podkreśla, że najtrudniejszy okres w procesie pozyskiwania dostawców, to ten przed otwarciem lokalu. To etap, w którym Ty poszukujesz kontaktu z dostawcami, po otwarciu zaś nadchodzi moment, kiedy dostawcy sami zgłaszają się do Ciebie.

Informacje na temat dostawców, możesz pozyskać poprzez:

• Odwiedzanie imprez branżowych,takich jak warszawskie targi Eurogastro, SweetExpo, Food To Go, Targi HoReCa w Krakowie, poznańskie targi Polagra ,
• Portale i czasopisma branżowe(Nowości Gastronomiczne, Przegląd Gastronomiczny, Hotelarz),
• Kontakt bezpośredni z działami handlowymiinteresujących Cię firm (producenci i importerzy alkoholi, kawy, herbaty, koncerny spożywcze),
• Analizę oferty konkurencji – zapoznanie się z ofertą, zakup towarów posiadających oznaczenia producenta i kontakt z nim,
• Kontakt z dostawcami konkurencji -  lokali o podobnym profilu działalności (obserwacja, kto i jak często dowozi surowce)
• Wywiady w trakcie rekrutacji personelu (zwykle osoby związane z branżą wiedzą skąd w poprzedniej firmie realizowane były dostawy).

W przypadku kuchni etnicznych, w zależności od planowanej skali działalności, coraz częściej zdarza się import dedykowany na potrzeby lokalu. Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz zyskać przewagę nad swoją konkurencją, należy jednak pamiętać o kosztach i ryzykiem związanym ze sprowadzeniem określonych partii towarów.

3. Wybór dostawcy   

Decydując się na podjęcie współpracy z dostawcą przeanalizuj jego ofertę pod kątem następujących aspektów:

• ceny oferowanych produktów(porównanie ich z cenami konkurencji),
• asortymentu jaki oferuje dostawca(szeroki asortyment sprawi, że łatwo spełnisz kryteria związane z minimum logistycznym, wolumen zakupów może przyczynić się do udzielenia przez dostawcę rabatów),
• minimum logistyczne(czyli minimalnej wartości zamówienia, które zostanie dostarczone do Twojego lokalu na koszt dostawcy),
• minimum zakupowego (czyli minimalnego zamówienia na poszczególne pozycje asortymentu – czy jest to opakowanie zbiorcze czy np. sztukowe)
• częstotliwość i terminowość dostaw(czyli informacji jak często dostawy mogą być realizowane (aspekt ten należy brać pod uwagę szczególnie w przypadku punktów sezonowych),
• stabilność cen(czyli częstotliwości z jaką dany dostawca zmienia ceny, i jak komunikuje ich zmiany)
• usług dodatkowych oferowanych przez dostawcę (np. dodatkowego pakowania, mycia, porcjowania oferowanych produktów)
• wartości dodanej do oferty dostawcy(szkoleń, sprzętu funduszy marketingowych czy programów lojalnościowych)
• certyfikaty i standardy dostawcy (HACCP, ISO)

4. Umowy o współpracy   

Podejmując współpracę z dostawcami, możesz otrzymać propozycję, by podpisać  umowę o współpracy. (W zależności od profilu i wielkości firmy,  niektórych przypadkach jest to warunek konieczny).

W umowie takich określane są zwykle:

• ramowe warunki współpracy (warunki dostaw i ich terminy płatności)
• warunki, na których dostawca użyczy Ci wyposażenia, wyposaży Twój lokal
• warunki, na których dostawca przeszkoli Twoich pracowników

Najczęściej zawierane umowy dotyczą dostawców:

• Kawy – w umowie określa się zazwyczaj:
  • gatunek i skład mieszanki,
  • warunki użyczenia wyposażenia (ekspres, młynek, filtr), kalibracji oraz serwisu,
  • minima zakupowe (np. by dostawca kawy wyposażył Twój lokal w ekspres, musisz miesięcznie kupować określoną liczbę kilogramów kawy, w przeciwnym wypadku naliczona zostanie opłata za użyczenie ekspresu w danej wysokości PLN).
  • warunki szkoleń dla baristów
  • warunki wyposażenia lokalu w porcelanę (np. do każdego zakupionego kilograma otrzymujesz 6 filiżanek gratis, kolejne są płatne), sprzęt dla kelnerów (tace, zapaski)
  • warunki działań marketingowych (budżetu, jaki dostawca może przeznaczyć na Twój lokal)
  • może zawierać klauzule jakie dodatkowe produkty zobowiązujesz się kupować u dostawcy (dodatki do kawy, cukier, słodzik)
• Herbaty – w umowie określa się zazwyczaj:
  • asortyment herbat jakie będą dostępne w Twoim lokalu
  • warunki stworzenia materiałów marketingowych (takich jak karty menu, stroje dla personelu)
  • warunki użyczenia prezenterów (ekspozytorów do herbat)
  • zasady użyczenia porcelany i rozliczania jej ubytków
• Alkoholi mocnych – w umowie określa się zazwyczaj:
  • asortyment alkoholi danego producenta, dystrybutora dostępny w lokalu
  • warunki szkoleń dla barmanów
  • zasady wyposażenia lokalu w szkło oraz sprzęt barmańsko - kelnerski
  • warunki działań marketingowych (budżetu, jaki dostawca może przeznaczyć na Twój lokal).
• Piwa – w umowie określa się zazwyczaj:
  • asortyment dostawcy jaki będzie dostępny w Twoim lokalu
  • warunki użyczenia wyposażenia technologicznego (instalacja KEG, roll bar, lodówki)
  • warunki użyczenia mebli (wyposażenie ogródka/ sali sprzedaży w ławy, krzesła, stoły, parasole)
  • zasady użyczenia szkła do serwowania produktów,
  • warunki stworzenia i przekazania materiałów marketingowych (takich jak karty menu, stroje dla personelu, sprzęt kelnerski)
  • budżet marketingowy (czyli nakłady jakie dostawca może ponieść, inwestując w Twój lokal – np. wyposażając go w telewizory, sprzęt wskazany przez Ciebie). Budżet ten rozliczany uzależniony jest od liczby zakupionych hektolitrów piwa miesięczne (tzw. dopłata do hektolitra).
• Mrożonek– w umowie określa się zazwyczaj:
  • asortyment dostawcy
  • warunki użyczenia sprzętu takiego jak zamrażarki, czy frytkownice
  • warunki przekazywania materiałów marketingowych (np. stroje dla personelu kuchni)
• Lodów – w umowie określa się zazwyczaj:
  • asortyment jaki będzie dostępny w Twoim lokalu (np. 8 smaków sorbetów, 8 smaków lodów tradycyjnych)
  • warunki użyczenia sprzętu takiego jak zamrażarki, czy witryny do ekspozycji
  • warunki opracowania przez dostawcę karty menu
  • warunki przekazywania materiałów marketingowych (np. stroje dla personelu)
• Pieczywa – w umowie określa się zazwyczaj:
  • asortyment
  • warunki dokonywania zwrotów pieczywa do dostawcy
  • w przypadku produktów przeznaczonych do podpiwku warunki użyczenia wyposażenia (zamrażarki, piec do podpiwku pieczywa)
• Napojów – w umowie określa się zazwyczaj:
  • asortyment (rodzaj opakowań, oraz gamę produktów)
  • warunki użyczenia sprzętu, takiego jak witryny chłodnicze, urządzenia typu premix lub postmix
  • warunki handlowe (w tym budżety, na jakich dostawca może sfinansować działania marketingowe w lokalu operatora)
  • minima logistyczne dla dostaw

5. Zakupy u dostawcy czy dostawa do lokalu  

Analizując oferty firm zajmujących się profesjonalnym zaopatrzeniem gastronomii, jak również detalicznych sieci handlowych bardzo często możemy natrafić na okazje cenowe. Należy jednak pamiętać, iż sieci detaliczne często nie gwarantują takiej ciągłości oferty, jak jest to w przypadku dostawców HoReCa. A częste zmiany półproduktów mogą być negatywnie odbierane przez odwiedzających Twój lokal Gości.

W przypadku zakupów w siedzibie dostawcy, powinieneś zawsze brać pod uwagę dodatkowe koszty wynikające z tego typu zaopatrzenia, a będą to między innymi:

• czas pracy pracownika oddelegowanego do zakupów,
• koszty związane z utrzymaniem i amortyzacją środka transportu,
• konieczność zapewnienia odpowiednich warunków transportu zgodnie z wymogami HACCP od chwili wydania z magazynu sprzedającego przechodzi na kupującego.

Oczywiście niewątpliwą zaletą zakupów w siedzibie dostawcy jest możliwość wyboru konkretnego asortymentu (np.  owoców, które są bardziej dojrzałe, mięsa w odpowiednich kawałkach), a w przypadku kiedy asortyment dostawcy jest szeroki dokonania znacznej części zakupów w jednym miejscu np. nabiału, mięsa, produktów suchych.

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl

Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie i rozpowszechnianie zabronione.