Kontrola Urzędu Skarbowego w gastronomii

Po przeczytaniu tego artykułu będziesz wiedział:

• czym się różni kontrola podatkowa od kontroli skarbowej
• jakie zasady regulują kontrolę prowadzoną przez Urząd Skarbowy
• jakie uprawnienia mają kontrolujący i jakie obowiązki ciążą na kontrolowanym

Kontrola podatkowa a kontrola skarbowa

Fiskus ma różne oblicza, również jeśli chodzi o kontrolę. W języku potocznym pojęcia „kontrola podatkowa” i „kontrola skarbowa” używane są praktycznie zamiennie. Tymczasem są to dwie odrębne instytucje. Nie wnikając zbytnio w zawiłości systemu podatkowego  główną różnicę można sprowadzić  do tego, kto jest uprawniony do przeprowadzenia danej kontroli.

Kontrola  podatkowa ma na celu sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Natomiast kontrola skarbowa jest wykonywana w celu ochrony interesów i praw majątkowych Skarbu Państwa oraz zapewnienia skuteczności wykonywania nie tylko zobowiązań podatkowych, lecz i innych należności stanowiących dochód budżetu państwa. Zakres kontroli skarbowej jest zatem znacznie szerszy niż kontroli podatkowej.

Niemal każdy restaurator  miał do czynienia z „wizytą” pracowników Urzędu Skarbowego, czyli z kontrolą podatkową. Kontrola skarbowa również może zapukać do drzwi lokalu, jednak z uwagi na jej specyficzny charakter zdarza się to rzadziej.

Po drugiej stronie barykady stoi podmiot kontrolowany, którym  mogą być:

• Podatnicy – osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, które podlegają obowiązkowi podatkowemu (każdy, kto w swoim imieniu jest zobowiązany do płacenia podatku),
• Płatnicy – osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, które są zobowiązane do obliczenia i pobrania podatku od podatnika oraz wpłacenia go w ustalonym terminie organowi podatkowemu (np. pracodawca odprowadzający zaliczkę na podatek dochodowy za pracownika).
• Inkasenci oraz następcy prawni.

Wszczęcie kontroli podatkowej  

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej.

Urzędnicy nie powinni zaskoczyć Cię swoją niezapowiedzianą wizytą. Urząd skarbowy ma obowiązek zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej z co najmniej 7 dniowym wyprzedzeniem. Kontrola nie może rozpocząć się później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta we wskazanym  terminie, konieczne jest ponowne zawiadomienie.  Wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia wymaga zgody podmiotu kontrolowanego.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej zawiera:

• oznaczenie organu, który przeprowadza kontrolę
• datę i miejsce wystawienia
• oznaczenie kontrolowanego
• wskazanie zakresu kontroli
• pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji
• podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia

Nie w każdym jednak wypadku Urząd Skarbowy zapowiada swoją wizytę. Bez zawiadomienia kontrola zaczyna się m.in. jeśli:

• dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego (w przypadku podatku VAT)
• dotyczy tzw.  dochodów ze źródeł nieujawnionych (wydatki podatnika nie znajdują odzwierciedlenia w jego przychodach)
• dotyczy działalności gospodarczej, która nie została zgłoszona do opodatkowania
• zostaje wszczęta „na legitymację”, czyli gdy jest niezbędna dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia
• ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury

Z zaskoczenia kontrolerzy mogą wejść również jeśli uzyskają informację, że podmiot kontrolowany jest  zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji (np. istnieje zaległość w opłacaniu składek ZUS za pracowników).

Upoważnienie do kontroli

Rozpoczynając kontrolę urzędnicy powinni okazać legitymację służbową (pamiętaj, aby sprawdzić jej ważność) oraz  imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

Upoważnienie do kontroli powinno zawierać:

• oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia
• wskazanie podstawy prawnej
• imię i nazwisko oraz numer legitymacji służbowej kontrolującego
• oznaczenie kontrolowanego
• określenie zakresu kontroli
• datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli
• podpis osoby udzielającej upoważnienia
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego

Istotnym elementem upoważnienia jest oznaczenie zakresu kontroli. Dla kontrolowanego przedsiębiorcy to główna wskazówka, czego może się spodziewać po przebiegu kontroli. Zainteresowania urzędników nie powinny wykraczać poza zakres określony upoważnieniem. Jeżeli jako zakres podany jest np.  zwrot podatku VAT w  roku  2009, kontrolujący nie mogą żądać dokumentów dotyczących innego okresu rozliczeniowego lub innego podatku.

Reprezentowanie podczas kontroli

Każdy podmiot, który może być kontrolowany (podatnik, płatnik,) ma prawo do wyznaczenia osoby, która będzie go reprezentowała podczas ewentualnej kontroli.  Pisemne zgłoszenie należy przedłożyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Jeżeli upoważnienie nie stanowi inaczej, osoba reprezentująca ma prawo do:

• odbioru zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej
• wyrażenia zgody na wszczęcie kontroli przed upływem terminu wynikającego z zawiadomienia
• odbioru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli podatkowej
• zakończenia kontroli podatkowej
• złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz wszystkich czynności kontrolnych

Czas trwania kontroli podatkowej

Kontrola nie może ciągnąć się w nieskończoność. Powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie określonym w upoważnieniu. Obecnie czas trwania wszystkich kontroli przeprowadzanych w jednym roku kalendarzowym przez dany organ kontrolny (w naszym przypadku urząd skarbowy) nie może przekraczać:

• w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych
• w odniesieniu do małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych
• w odniesieniu do średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych
• w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych

Mikroprzedsiębiorca - przedsiębiorca, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
osiągnął roczny obrót netto nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Mały przedsiębiorca - przedsiębiorca, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz
osiągnął roczny obrót netto nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro.

Średni przedsiębiorca -  przedsiębiorca, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz
osiągnął roczny obrót netto nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro.

Jeżeli w toku kontroli zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego lub zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 10 % kwoty zadeklarowanego zobowiązania

podatkowego lub straty, albo fakt niezłożenia obowiązkowej deklaracji  - kontrola może zostać przedłużona. W takim przypadku czas trwania kontroli nie może być dłuższy niż dwukrotność rocznego limitu.

Może się zdarzyć, że wyniki kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę; wtedy urząd skarbowy może  przeprowadzić powtórną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym. Czas jej trwania nie może przekraczać 7 dni.

Wszystkie informacje związane z przedłużeniem czasu trwania kontroli urzędnicy powinni zamieścić w książce kontroli.

Książka kontroli

Każdy  przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Celem książki kontroli jest właśnie  dokumentowanie liczby i czasu trwania kontroli. Wpisów dokonuje organ kontrolujący i obejmują one m.in. oznaczenie organu kontroli, zakres przedmiotowy, daty rozpoczęcia i zakończenia kontroli, zalecenia i środki pokontrolne.

Przepisy prawa w jeszcze jeden sposób chronią przedsiębiorców przed nadmiarem kontroli. Generalnie nie można równocześnie prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Oczywiście, od tej zasady też są wyjątki. Jeżeli np.:

• przedmiotem kontroli  jest  zasadność dokonania zwrotu podatku VAT przed dokonaniem tego zwrotu
• kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku VAT na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym (popularny VZM)
• tak stanowią umowy międzynarodowe

Urząd skarbowy może Cię odwiedzić niezależnie od trwającej właśnie kontroli np. Państwowej Inspekcji Handlowej.

Uprawnienia kontrolujących i obowiązki kontrolowanych

Kontrola przeprowadzana jest w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej. Można zrezygnować z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych, ale należy to uczynić na piśmie.

Kontrola może się odbywać:

• w siedzibie kontrolowanego
• w innym miejscu przechowywania dokumentów
• w miejscach związanych z działalnością prowadzoną przez kontrolowanego (np. restauracja, która mieści się w innym miejscu niż siedziba firmy)
• w siedzibie organu kontrolującego

Urzędnicy kontrolujący firmę mają prawo do:

• wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego
• wstępu do lokalu mieszkalnego (tylko jeżeli jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przez podatnika deklaracji oraz z innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe)
• żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin
• żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli  (księgi podatkowe, deklaracje, wpłaty, rachunki, faktury)
• sporządzania odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków
• zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą
• zabezpieczania zebranych dowodów
• legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli
• żądania przeprowadzenia spisu z natury
• przesłuchiwania kontrolowanego oraz innych osób
• zasięgania opinii biegłych

Jako podmiot kontrolowany masz obowiązek w wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać urzędnikom żądane dokumenty oraz zapewnić im warunki do pracy. Musisz również udzielić wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności lub zadań; to samo dotyczy Twoich pracowników oraz osób współdziałających.

Dodatkowo ciąży na Tobie obowiązek umożliwienia (nieodpłatnie) filmowania, fotografowania, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalania stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli może to  stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli.

W celu sprawdzenia rzetelności i prawidłowości Twoich rozliczeń, urzędnicy mogą przeprowadzić kontrolę krzyżową u Twoich kontrahentów. Polega ona na sprawdzeniu, czy do danej transakcji faktycznie doszło i czy została właściwie udokumentowana przez każdą ze stron. Może się również zdarzyć, że to w Twojej firmie będą sprawdzane dokumenty „przy okazji”  kontroli w innej firmie.

Urzędnicy mają prawo wstępu na teren kontrolowanej firmy oraz poruszania się po tym terenie na podstawie legitymacji służbowej oraz nie podlegają rewizji osobistej przewidzianej w regulaminie wewnętrznym. Obowiązują ich natomiast przepisy BHP.

W przypadku napotkania oporu ze strony kontrolowanych lub uniemożliwiania przeprowadzenia kontroli urzędnicy mają prawo zwrócić się o pomoc do policji lub straży miejskiej.

5.      Zakończenie kontroli

Kontrolę kończy sporządzenie i doręczenie kontrolowanemu protokołu kontroli. Zawiera on w szczególności:

• wskazanie kontrolowanego i  osób kontrolujących
• określenie przedmiotu i zakresu kontroli
• określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli
• opis dokonanych ustaleń faktycznych
• dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów
• ocenę prawną sprawy(tu znajdziesz ewentualne zastrzeżenia urzędników co do nieprawidłowości stwierdzonych podczas kontroli)
• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji
• pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w toku kontroli podatkowej ujawniono nieprawidłowości

Protokół kontroli jest sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Jeżeli  nie zgadzasz się z ustaleniami protokołu, możesz w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe. Urząd ma obowiązek rozpatrzyć Twoje zastrzeżenia,  i w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania zawiadomić Cię o sposobie ich załatwienia.

W przypadku, gdy kontrola podatkowa wykaże nieprawidłowości, a Ty nie podważasz tych ustaleń,  masz prawo do złożenia korekty deklaracji. Oczywiście, jeżeli uchybienie polega na niedopłacie,  samo poprawienie dokumentów nie wystarczy, należy jeszcze zapłacić należną kwotę. Jeżeli tego nie zrobisz,  zostanie wszczęte przez urząd postępowanie podatkowe w terminie nie później niż 6 miesięcy od zakończenia kontroli. Po zakończeniu postępowania otrzymasz decyzję, która np. określi wartość podatku do zapłacenia.

Urząd Skarbowy nie powinien kontrolować Twojej firmy częściej niż raz w roku i nie dłużej niż stanowią przepisy prawa.
Otrzymanie zawiadomienia o zamiarze rozpoczęcia kontroli daje Ci co najmniej 7 dni na przygotowanie się do kontroli.
Nie musisz osobiście uczestniczyć w czynnościach kontrolnych, możesz wyznaczyć swojego reprezentanta.
Pamiętaj, że urzędnik jest tak samo zobowiązany do przestrzegania przepisów jak Ty. 

Stan prawny na 30 kwietnia 2011

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone.