Kontrola PIP - za co najczęściej karani są restauratorzy

Kontrola PIP w restauracji, kawiarni, cateringu czy innym lokalu gastronomicznym budzi wiele emocji wśród właścicieli i managerów. Nie powinno to dziwić. Państwowa Inspekcja Pracy ma szerokie uprawnienia kontrolne i może sprawdzić między innymi legalność zatrudnienia, czas pracy pracowników, dokumentację kadrową, wynagrodzenia, urlopy, szkolenia BHP oraz warunki pracy w lokalu gastronomicznym. W praktyce wiele restauracji obawia się kontroli PIP głównie dlatego, że nie wie, czego może spodziewać się po wizycie inspektora. Tymczasem odpowiednio prowadzona dokumentacja pracownicza, prawidłowa ewidencja czasu pracy oraz znajomość podstawowych obowiązków pracodawcy pozwalają znacznie ograniczyć ryzyko kar finansowych i niepotrzebnego stresu podczas kontroli. W tym poradniku wyjaśniamy, jak wygląda kontrola Państwowej Inspekcji Pracy w gastronomii, jakie dokumenty najczęściej sprawdza inspektor, jakie prawa i obowiązki mają obie strony oraz jakie błędy najczęściej prowadzą do mandatów i kar dla restauracji. Dowiesz się również, jak przygotować lokal gastronomiczny do kontroli PIP oraz na co zwrócić szczególną uwagę w zakresie czasu pracy, akt osobowych, wynagrodzeń i bezpieczeństwa pracy. Jeżeli prowadzisz restaurację, kawiarnię, bar, food truck lub firmę cateringową, ten poradnik pomoże Ci lepiej przygotować się do ewentualnej kontroli i uniknąć najczęściej popełnianych błędów.

Gdy Przychodzi  inspektor pracY

Inspektor pracy nie potrzebuje zaproszenia, ma natomiast  prawo przeprowadzić działania kontrolne bez uprzedzenia, o każdej porze dnia i nocy. Kontrola przeprowadzana jest w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych (np. biuro rachunkowe). Czynności kontrolne mogą być też  wykonywane w siedzibie PIP.

Na początku każdej kontroli inspektor powinien okazać legitymację służbową oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie powinno zawierać m.in.:

• imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego,
• określenie zakresu przedmiotowego kontroli;
• oznaczenie podmiotu objętego kontrolą;
•  wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;

Możliwa jest również sytuacja, że kontrola rozpocznie się bez poinformowania przedsiębiorcy. Jest tak w wypadkach, gdy uprzedzenie kontrolowanego o wkroczeniu inspektora pracy mogłoby mieć wpływ na wynik kontroli.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi książkę kontroli zgodnie z obowiązującymi przepisami, inspektor pracy dokonuje w niej stosownego wpisu dotyczącego przeprowadzanej kontroli.

Uprawnienia inspektora w toku kontroli są dosyć szerokie. Inspektor ma prawo  m.in. do:

• swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego
• przeprowadzania oględzin stanowisk pracy, maszyn i urządzeń
• żądania od pracodawcy i wszystkich osób zatrudnionych (również na podstawie umów cywilnoprawnych) informacji w sprawach objętych kontrolą
• żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez wszystkie osoby zatrudnione
• wykonywania niezbędnych dla celów kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów oraz zestawień i obliczeń sporządzonych na podstawie dokumentów a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolującego

Pracodawca obowiązany jest zapewnić inspektorowi warunki i środki niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia kontroli, a zwłaszcza:

• niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały
• zapewnić terminowe udzielanie informacji od wszystkich osób zatrudnionych
• udostępnić urządzenia techniczne (najczęściej drukarka, ksero, fax – jeśli podmiot kontrolowany nimi dysponuje)
• w miarę możliwości udostępnić osobne pomieszczenie (głównie w celu przesłuchiwania świadków)

Zakres kontroli PIP może być bardzo szeroki, najczęściej obejmuje dokumentację osobową  i płacową, kwestie legalności zatrudnienia, zawierania i rozwiązywania umów o pracę,  wynagrodzenia i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem i przestrzegania przepisów BHP. PIP przeprowadza też kontrole tematyczne, podczas których sprawdza całościowo jakieś zagadnienie np. czas pracy, urlopy. Jeżeli kontrola jest wynikiem skargi pracownika jej zakres może być (choć nie musi) ograniczony tylko do zagadnienia którego dotyczy skarga. W przypadku, gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracodawca rażąco łamie przepisy (np. duża ilość skarg pracowników) można się spodziewać kontroli bardzo szerokiej i drobiazgowej.

Kontrola legalności zatrudnienia

 W ramach kontroli legalności zatrudnienia inspektor pracy sprawdzi:

• czy został dokonany wpis do KRS lub Ewidencji Działalności Gospodarczej, (tzw. kontrola wykonywania działalności)
• czy pracodawca posiada stosowne koncesje lub zezwolenia
• czy wskazano na piśmie osobę upoważnioną do reprezentowania w trakcie kontroli
• czy potwierdzono na piśmie rodzaj i warunki zawartej umowy o pracę
• czy pracodawca zgłosił pracowników do ubezpieczenia społecznego
• czy pracodawca prawidłowo opłaca składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Solidarnościowy
• czy przy zatrudnieniu przestrzegane są zasady równego traktowania (zakaz dyskryminacji)

Kontrola może również objąć umowy cywilnoprawne (zlecenia, o dzieło) w celu ustalenia czy z uwagi na sposób wykonywania pracy nie są w istocie umowami o pracę.

Większość uchybień w tym zakresie jest wykroczeniem, inspektor może ukarać pracodawcę mandatem w wysokości od 1 000 do 2 000 zł lub skierować sprawę do sądu. Natomiast nieopłacanie w ogóle lub nieopłacanie w terminie składek na Fundusz Pracy  oraz złamanie zakazu dyskryminacji  przy zatrudnieniu jest zagrożone grzywną w wysokości co najmniej 3 000 zł, o której orzeka sąd.

Akta osobowe w gastronomii

Wszyscy pracodawcy, bez względu na wielkość zatrudnienia, mają obowiązek założyć i prowadzić dla każdego pracownika oddzielną dokumentację pracowniczą. Sposób prowadzenia akt osobowych oraz ich zawartość są ściśle określone przepisami prawa pracy.

Inspektor pracy może sprawdzić między innymi:

• czy akta osobowe zostały prawidłowo podzielone na części A, B, C, D oraz E,
• czy dokumenty znajdują się we właściwych częściach akt,
• czy dokumentacja prowadzona jest w sposób uporządkowany i kompletny,
• czy dokumenty są przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• czy pracodawca zapewnia ochronę danych osobowych pracowników,
• czy dokumentacja pracownicza nie jest narażona na zniszczenie, utratę lub dostęp osób nieuprawnionych.

Część A obejmuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, część B dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia, część C dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, część D dokumentację dotyczącą odpowiedzialności porządkowej pracownika, natomiast część E obejmuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, jeśli takie działania są prowadzone przez pracodawcę.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej pracodawca może zostać zobowiązany do ich usunięcia, a w poważniejszych przypadkach naraża się na odpowiedzialność wykroczeniową.

Udzielanie urlopu wypoczynkowego

Inspektor sprawdzi, czy pracodawca udziela pracownikom urlopów wypoczynkowych zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Kontroli podlega między innymi terminowość udzielania urlopów bieżących oraz zaległych.

Szczególna uwaga zwracana jest na urlopy zaległe. Zgodnie z obowiązującymi przepisami urlop niewykorzystany w danym roku kalendarzowym powinien zostać udzielony pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Inspektor może również sprawdzić, czy pracownik miał możliwość wykorzystania co najmniej jednej części urlopu obejmującej minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych oraz czy urlop został udzielony zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy.

Przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy

System czasu pracy

Inspektor sprawdzi czy pracodawca w odpowiedni sposób (regulamin pracy lub obwieszczenie, jeżeli jest zatrudnionych mniej niż 20 osób) określił obowiązujący system czasu pracy. Najczęściej spotykane systemy to:

podstawowy - praca nie przekracza 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy;

równoważny  - dopuszczalna praca do 12 godzin na dobę; przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi w okresie rozliczeniowym nie przekraczającym 1  miesiąca (w szczególnych przypadkach do 3 miesięcy).

Z uwagi na specyfikę branży w gastronomii najkorzystniej jest wprowadzić system równoważny. Często jednak pracodawcy stosują go w praktyce, ale zapominają o odpowiednich zapisach w dokumentach. W konsekwencji grozi to sytuacją, że inspekcja uzna za obowiązujący system podstawowy i każdy przypadek pracy ponad 8 godzin na dobę zakwalifikuje jako nadgodziny.

Rozkład czasu pracy

Po ustaleniu obowiązującego systemu inspektor skontroluje jak pracodawca określa rozkład czasu pracy dla poszczególnych pracowników czyli może zażądać harmonogramów / grafików. Sprawdzi, czy zachowane są następujące zasady:

• planowanie  czasu pracy zgodnie z obowiązującym wymiarem (czyli nieplanowanie godzin nadliczbowych),
• przestrzeganie doby pracowniczej; doba pracownicza to kolejne 24 godziny poczynając od rozpoczęcia przez pracownika pracy w danym dniu.

• zapewnienie co najmniej 11 godzin nieprzerwanego wypoczynku dobowego; w każdej swojej dobie pracowniczej  (24 h) pracownik może przepracować maksymalnie 13 h, pozostałe 11 h są jego odpoczynkiem
• zapewnienie wypoczynku tygodniowego; w każdym tygodniu pracownik musi mieć zapewnione nieprzerwane 35 godzin odpoczynku od pracy. Tydzień liczymy  nie od poniedziałku do niedzieli ale  jako 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od 1 dnia okresu rozliczeniowego. 

zapewnienie co najmniej 15 minut przerwy wliczanej do czasu pracy

• zapewnienie przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy -  w każdym tygodniu pracownik powinien mieć dzień wolny w zamian za pracę w niedzielę ,oraz jeszcze jeden dzień wolny (niekoniecznie musi to być  sobota) tak, aby liczba „pracujących” dni nie była większa niż 5
• zapewnienie przynajmniej raz na 4 tygodnie niedzieli wolnejod pracy
• zapewnienie dnia wolnego za pracę w:
  • niedzielę – w okresie 6 dni kalendarzowych przed lub po tej niedzieli
  • święto – w ciągu danego okresu rozliczeniowego

Ewidencja czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy obejmującą:

• pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta
• pracę w porze nocnej
• pracę w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy, wynikające z rozkładu czasu pracy
• dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne nieobecności

W praktyce często pracodawcy mylą ewidencję obecności z listą obecności, na której pracownik potwierdza świadczenie pracy w danym dniu, nie zaznaczają na niej pracy w niedziele, święta, w godzinach nocnych i nadliczbowych.

Jeżeli występowała praca w godzinach nadliczbowych inspektor sprawdzi m.in:

• czy faktycznie istniały szczególne potrzeby pracodawcy czy też nadgodziny są wynikiem złej organizacji pracy
• czy nie zostały przekroczone limity godzin nadliczbowych
• czy oddawanie czasu wolnego w zamian za pracę w nadgodzinach było zgodne z przepisami
• czy w nadgodzinach nie zatrudniano osób wychowujących dzieci do lat 4 (chyba, że wyraziły na to zgodę) oraz kobiet w ciąży (zakaz bezwzględny!)

Wynagrodzenie za pracę

Prawidłowość naliczania i wypłacania wynagrodzenia za pracę to kolejny stały punkt kontroli PIP. Inspektor skontroluje czy pracownicy otrzymali  wynagrodzenie terminowo i we właściwej wysokości. W tym celu może sprawdzić:

• regulamin wynagrodzenia (jeżeli jest zatrudnionych co najmniej 20 osób),
• umowy o pracę
• ewidencje czasu pracy
• listy płac
• potwierdzenia otrzymania przez pracowników wynagrodzenia w terminie

Analizując prawidłowość naliczania wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą inspektor weźmie pod uwagę m.in. następujące elementy:

• czy wynagrodzenie nie jest mniejsze niż obowiązująca kwota minimalna
• czy wypłacone wynagrodzenie jest zgodne z umową o pracę
• czy właściwie naliczono  i wypłacono dodatki za nadgodziny i porę nocną
• czy wypłacono ekwiwalent za pranie odzieży
• czy potrącenia z wynagrodzenia zostały dokonane zgodnie  z przepisami

Jeżeli pracodawca nie wypłacił w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi, wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniżył albo dokonał bezpodstawnych potrąceń, to grozi mu za to kara grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Kontrola w zakresie przestrzegania BHP

Profilaktyczna opieka zdrowotna

W zakresie badań lekarskich inspektor może skontrolować m.in. :

• czy pracodawca zawarł pisemną umowę z lekarzem uprawnionym do przeprowadzania badań profilaktycznych
• czy pracodawca ponosił koszty badań
• czy badania wstępne przeprowadzono przed dopuszczeniem pracownika do pracy czy dopiero po
• czy badania okresowe i kontrolne były przeprowadzone zgodnie z przepisami
• czy pracownicy posiadają aktualne orzeczenia lekarskie stwierdzające  brak przeciwwskazań do pracy na zajmowanych stanowiskach
• czy orzeczenia lekarskie są przechowywane w aktach osobowych

Szkolenia BHP i ocena ryzyka zawodowego

Kontrolując kwestię szkoleń BHP inspektor sprawdzi:

• czy nowo zatrudniani pracownicy przed dopuszczeniem do pracy odbyli szkolenie wstępne BHP
• czy pracownicy odbyli szkolenie okresowe BHP
• czy przy zmianie stanowiska pracy pracownicy odbywają instruktaż stanowiskowy
• czy pracodawca posiada aktualne zaświadczenie o szkoleniu okresowym BHP
• czy szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy
• czy osoby przeprowadzające szkolenia wstępne mają stosowne kwalifikacje

Inspektor może również sprawdzić z ewidencją czasu pracy, czy szkolenia faktycznie odbyły się w dniu pracy i to w odniesieniu nie tylko dla osób szkolonych, ale również szkolących.

Obowiązkiem pracodawcy jest  też ocena i dokumentacja ryzyka zawodowego związanego z wykonywana pracą. Inspektor skontroluje, czy taka ocena została dokonana i czy wszyscy pracownicy zostali z nią zapoznani. 

Kontrola PIP obejmuje też zagadnienia związane ze stosowaniem środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego i  związaną z  tym dokumentację.

BHP w praktyce

Inspektor pracy nie ograniczy się tylko do sprawdzania dokumentacji osobowej. Przebywając na terenie zakładu pracy ma możliwość oceny jak w praktyce wygląda realizacja obowiązku zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Zwróci uwagę czy stosowane narzędzia, maszyny i urządzenia techniczne są sprawne, zabezpieczają pracownika przed urazami i szkodliwymi czynnikami oraz uwzględniają zasady ergonomii. Może zażądać dokumentacji technicznej aby ustalić czy urządzenia i instalacje posiadają wymagane atesty i są poddawane okresowym przeglądom i badaniom. Pracownicy powinni mieć również stały dostęp do instrukcji określających bezpieczną obsługę użytkowanych maszyn i urządzeń.

Inspektor sprawdzi też czy pomieszczenia i stanowiska pracy spełniają wymogi BHP, m.in. pod kątem oświetlenia, temperatury i wentylacji.

W zakresie magazynowania i składowania inspektor ustali czy zachowany jest właściwy ład i porządek , czy są informacje o dopuszczalnym obciążeniu sprzętu do magazynowania i podłóg magazynów, w jaki sposób towary są składowane.

Za naruszenie przepisów BHP grozi grzywna w wysokości od 1 000 do 30 000 zł.

Pozostałe „punkty krytyczne”  

W kręgu zainteresowania PIP mogą się znaleźć również inne zagadnienia, z uwagi na sankcje grożące za ich nieprzestrzeganie (są to wykroczenia przeciw prawom pracownika) krótko wskażemy najważniejsze z nich:

Uprawnienia związane z rodzicielstwem

• czy pracodawca przestrzega ograniczeń dotyczących zatrudniania kobiet w ciąży wynikających z Kodeksu pracy oraz przepisów dotyczących prac wzbronionych kobietom
• czy nie doszło do niezgodnego z przepisami rozwiązania umowy o pracę w okresie ciąży lub w okresie urlopu macierzyńskiego
• czy umowy na czas określony z kobietami w ciąży zostały przedłużone do dnia porodu
• czy kobiety w ciąży i karmiące piersią zatrudnione przy pracach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia zostały przesunięte do innej pracy
• czy pracodawca prawidłowo udziela urlopów macierzyńskich, ojcowskich i wychowawczych
•  czy pracodawca respektuje prawo pracownika wychowującego dziecko do lat 4 do niewykonywania pracy w godzinach nadliczbowych i  w porze nocnej
• czy pracownikowi wychowującemu dziecko do lat 14 udzielane są 2 dni wolne od  pracy w roku kalendarzowym.
• Inspektora może też zainteresować:
  • czy pracodawca nie stosuje innych kar porządkowych niż te przewidziane przepisami
  • czy w przypadkach wypowiadania lub rozwiązywania bez wypowiedzenia stosunku pracy doszło do rażącego         naruszenia przepisów
  • czy pracownikom terminowo i prawidłowo wydawano świadectwa pracy

Za nieprzestrzeganie tych przepisów grozi kara grzywny od 1 000 do 30 000 zł.  

  Zakończenie kontroli  

Protokół kontroli

Protokół dokumentuje ustalenia poczynione przez inspektora w trakcie kontroli.Przepisy szczegółowo określają, co powinien zawierać. Najważniejszy dla pracodawcy jest punkt „opis stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli”, w nim bowiem zawarta jest informacja o konkretnych uchybieniach. Jeżeli osoba reprezentująca pracodawcę nie dysponuje wiedzą merytoryczną z zakresu kontroli, przy omawianiu protokołu mogą być obecne inne osoby, np. specjalista BHP czy księgowa.

Protokół podpisują strony kontroli czyli inspektor i przedstawiciel pracodawcy. Odmowa podpisania protokołu przez pracodawcę nie jest przeszkodą do zastosowania przez inspektora środków prawnych. Kopię protokołu inspektor zostawia pracodawcy.

Pracodawcy przysługuje również, przed podpisaniem protokołu kontroli, prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu. Inspektor pracy przeprowadzający

kontrolę zobowiązany jest je zbadać, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń – zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu.

Środki prawne

W wyniku ustaleń dokonanych w toku kontroli inspektor pracy może:

• skierować wystąpienie z wnioskami do wykonania (np.: założenie akt osobowych, ustalenie prawidłowego wymiaru urlopu, zapewnienie wypoczynku dobowego). Pracodawca  na obowiązek w określonym terminie zawiadomić inspektora o sposobie wykonania wniosków zawartych w wystąpieniu.
• wydać nakaz - nakaz jest środkiem prawnym silniejszym niż wystąpienie, stanowi decyzje administracyjną. Nakazy wydawane są w celu usunięcia nieprawidłowości z dziedziny BHP oraz wynagrodzeń (nakazy płacowe), mogą mieć formę ustną lub pisemną. Nakazy wydane w związku z zagrożeniem życia i zdrowia pracowników oraz w nakazy płacowe posiadają rygor natychmiastowej wykonalności.

Za stwierdzone nieprawidłowości inspektor pracy może nałożyć mandat karny w wysokości do 2 000 zł, a w przypadku ponownego popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika w ciągu dwóch lat - do 5 000 zł. Inspektor może również skierować sprawę do sądu, który może orzec grzywnę do 30 000 zł.

 W sytuacji złośliwego i uporczywego naruszania praw pracowniczych wynikających ze stosunku pracy, inspektor pracy może skierować do prokuratury zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

Kontrola PIP w restauracji może obejmować legalność zatrudnienia, czas pracy, akta osobowe, wynagrodzenia, urlopy, szkolenia BHP oraz warunki pracy. Dowiedz się, co najczęściej sprawdza Państwowa Inspekcja Pracy w gastronomii, jakie kary grożą za nieprawidłowości i jak przygotować restaurację, kawiarnię lub catering do kontroli.