Jak zaprojektować harmonogram otwarcia lokalu gastronomicznego

Czego dowiesz się dzięki lekturze naszego artykułu?

• jakie są zalety harmonogramu gastronomicznego
• jak dopasować harmonogram otwarcia do planowanej inwestycji
• co zawrzeć w dobrze opracowanym harmonogramie

1. Od czego zacząć tworzenie harmonogramu otwarcia lokalu?

Od czego zacząć planowanie działalności gastronomicznej? Ciekawą opcją jest biznes w systemie franczyzy, gdzie Twój partner biznesowy dzieli się swoim know-how. W przypadku próby zrealizowania własnego pomysłu, warto stworzyć dokument, stanowiący podstawę podejmowanych posunięć, całej strategii i przede wszystkim chronologii oraz czasu poszczególnych decyzji.

2. Jakie istnieją typy harmonogramów oraz jak ocenić czas ich realizacji?

Harmonogramy otwarcia lokalu możemy podzielić w następujący sposób:

• Pełny – posiada wszelkie działania koncepcyjne i wdrożeniowe, tj. koncepcję biznesu i opis zakresu działania, jak dane cele będą realizowane
• Częściowy – skupia się głównie na wdrożeniu modelu i biznesowego, jaki został przyjęty

Gdy już raz podejmiemy decyzję odnośnie lokalizacji, zaplanowanie planu działania jest prostsze. Określając długość projektu, warto posługiwać się następującymi terminami:

• Dni / okresy projektowe – punkt, opisujący ile dni przewidujemy na wykonanie konkretnego zadania – warto z tego korzystać, gdy nie znamy dokładnego terminu startu projektu, ale chcemy już zawczasu zaplanować ile potrwają poszczególne etapy
• Dni / okresy kalendarzowe – w sytuacji, gdy dokładnie wiemy kiedy uruchamiamy przedsięwzięcie (koncepcyjnie i organizacyjnie) oraz jednocześnie chcemy sobie precyzyjnie zaplanować termin otwarcia lokalu

3. Co warto ująć w harmonogramie?  

Przede wszystkim, w harmonogramie należy pamiętać o zawarciu wszelkich prac potrzebnych do realizacji założonych celów. Można je uporządkować w różny sposób. O tym decydują czynniki takie jak rodzaj inwestycji, budżet i profil oferty. Poniżej prezentujemy przykładowy model etapów, jakie powinniśmy zawrzeć w harmonogramie.

Opracowanie koncepcji
Etap ten zakłada wykonanie rozmaitych estymacji, np. związanych z badaniami marketingowymi, określeniem polityki cenowej albo ustaleniem strategii biznesowej. Ten wczesny etap jest najlepszy, aby skrupulatnie przemyśleć wizerunek, nazwę oraz identyfikację wizualną tworzonego lokalu. Konkretnie, w skład takich działań, można zaliczyć: opracowanie brand booka, logotypu, przygotowanie informacji prasowych, opracowanie układu architektonicznego lokalu.

Działania praktyczne
W kolejnym etapie przechodzimy już do działania i po prostu wdrażamy przyjęte koncepcje. Rzeczy, które należy tutaj dopiąć to: projekt architektoniczny, dekoracje wnętrz, adaptacja pomieszczeń pod wszelkie wymogi, np. BHP, PPOŻ itp. Ważnym elementem wdrożenia koncepcji jest również dopilnowanie strony formalnej przedsięwzięcia, np. pozwoleń na budowę, uzyskanie badań wody, odbioru Sanepidu, odbioru Nadzoru Budowlanego, podpisanie umowy na wywóz śmieci.

Jednocześnie, warto rozpocząć już poszukiwania na polu kadr, ponieważ rekrutacja i zatrudnienie załogi nie może być robione w pośpiechu. Wiąże się z tym nie tylko przeprowadzenie szeregu rozmów, ale również przygotowanie grafiku pracy, zorganizowanie szkoleń, a także innych kwestii, np. odzieży dla personelu.

Poza kwestią personelu, jest również cały segment, który najprościej uściślić jako wyposażenie lokalu. Zagadnienie te obejmuje środki operacyjne (np. środki czystości, artykuły biurowe, sprzęt kuchenny), surowce (dostawcy, ustalenie warunków zakupu, realizacja zamówień), ale również sprzęt ciężki: ustalenie listy potrzebnych urządzeń, wybór sprzętu i doprowadzenie do końca instalacji takowych. Ponadto, przed otwarciem koniecznie trzeba wyposażyć bar, salę (krzesła, stoły, dekoracje) oraz zadbać o dodatkowe walory lokalu jak np. muzyka, strona www, urządzenia fiskalne.

Nie sposób uruchomić jakikolwiek lokal gastronomiczny bez dopilnowania szeregu spraw formalnych i legalnych, o których jeszcze nie wspomnieliśmy – chodzi tu m.in. o ubezpieczenia (lokalu i personelu), umowy konserwatorskie, pozwolenie na sprzedaż alkoholu, stworzenie list kontrolnych, HACCP, dokumentację księgową czy księgę standardów operacyjnych. W tym biznesie, jak widać, naprawdę jest o czym myśleć.