Jak otworzyć restaurację krok po kroku

Otwarcie własnej restauracji to marzenie wielu przedsiębiorców, ale też wyzwanie, które wymaga planu, wiedzy i odpowiedniego przygotowania. Od znalezienia lokalu, przez kwestie formalne, po marketing każdy etap ma wpływ na to, czy lokal odniesie sukces. W tym artykule znajdziesz nie tylko praktyczne wskazówki, ale też sprawdzone rozwiązania, które stosujemy w naszej pracy z właścicielami restauracji. Jako GastroWiedza.pl pomagamy w weryfikacji lokalu przed zakupem, tworzeniu biznesplanów, projektów technologicznych i optymalizacji kosztów. Dzięki temu nasi klienci unikają kosztownych błędów jeszcze przed startem.

Od czego zacząć przygotowania do otwarcia restauracji?

Pierwszym krokiem jest określenie koncepcji rodzaju kuchni, grupy docelowej i sposobu obsługi. Wiele restauracji upada w ciągu pierwszych dwóch lat działalności, bo właściciele zbyt późno weryfikują swój pomysł. W GastroWiedza.pl zaczynamy od audytu koncepcji i lokalizacji. Analizujemy konkurencję, potencjał miejsca, koszty utrzymania oraz możliwości aranżacyjne lokalu. Dzięki temu inwestor wie, czy jego pomysł ma realne szanse na powodzenie w danej okolicy.

Zgromadź kapitał i zaplanuj budżet awaryjny

Restauracja to jedna z branż o najwyższych kosztach wejścia. Oprócz wydatków oczywistych jak sprzęt, remont czy wyposażenie sali pojawiają się też koszty niespodziewane: dodatkowe odbiory Sanepidu, poprawki projektu czy opóźnienia w dostawach. Rekomendujemy, aby w planie finansowym uwzględnić minimum 20–30% rezerwy na nieprzewidziane wydatki. Warto też sprawdzić możliwości finansowania:

• dotacje z UE i Urzędu Pracy,
• kredyty inwestycyjne dla gastronomii,
• finansowanie ratalne sprzętu.

Dzięki współpracy z partnerami finansowymi możemy pomóc w przygotowaniu dokumentacji i biznesplanu, który zwiększa szansę na otrzymanie środków.

Opracuj szczegółowy biznesplan restauracji

Dobry biznesplan to nie tylko liczby. To narzędzie, które prowadzi Cię krok po kroku przez otwarcie i pierwszy rok działalności. Powinien zawierać analizę rynku, prognozy finansowe, strategię marketingową i plan operacyjny. W GastroWiedza.pl tworzymy biznesplany oparte na realnych danych z rynku gastronomicznego i przykładach z naszych case studies. Dzięki temu inwestor wie, jakich wyników może się spodziewać, a nie działa w ciemno.

Otwarcie lokalu gastronomicznego zawsze wydaje się fajnym pomysłem, ale sztuka polega tu na tym, aby w tej efektownej idei nie zapomnieć o uwarunkowaniach rynku. W praktyce polega to na dopracowaniu pomysłu do potrzeb Gości oraz zdobyciu wiedzy, która pozwoli sprawnie zarządzać firmą. Innymi słowy, jeśli zastanawiasz się np. jak otworzyć restaurację - radzimy:

• udaj się na szkolenie gastronomiczne, z którego dowiesz się najważniejszych rzeczy na temat branży, zarządzaniu personelem, pozyskiwaniu zaopatrzenia oraz wymogach formalnych,
• wykonaj analizy rynku, np. dotyczące przyszłego menu oraz wystroju lokalu - rozminięcie się z preferencjami konsumentów w tak fundamentalnych kwestiach grozi katastrofą,
• zaplanuj działania promocyjne - najlepiej wielokanałowo, uwzględniając zarówno sferę online jak i tradycyjne formy reklamowe.

Pamiętaj o zawieszeniu widocznego szyldu nad lokalem już na etapie remontu obiektu pod własną koncepcję. Goście chętnie odwiedzają miejsca, których otwarcie wiązało się z pewnym wyczekiwaniem, co stanowi ciekawe wydarzenie – ogłaszajmy się więc możliwie najwcześniej, a Goście znajdujący się w naszym pobliżu są bardzo ważni!

Wybór formy prawnej i rejestracja działalności

Dla większości restauracji najlepszym wyborem na start jest jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka cywilna, ale w przypadku większych inwestycji warto rozważyć spółkę z o.o.

Jeśli nie masz pewności, jaka forma będzie optymalna podatkowo i operacyjnie, możemy przeanalizować Twój przypadek w ramach doradztwa gastronomicznego.

Podatki i ZUS

Właściciel działalności gospodarczej decyduje na jakich zasadach będzie się rozliczał z Urzędem Skarbowym. W przypadku mniejszego biznesu rozsądny wyborem wydaje się opodatkowanie na zasadach ogólnych. Ten wariant jest zalecany, jeśli nasz roczny dochód nie przekracza 85 528zł. Wówczas, stawka podatku dochodowego wynosi 18%, natomiast powyżej tej kwoty jest to już 32%. Alternatywą dla tego modelu jest jednolita stawka podatkowa, która wynosi dla przedsiębiorstw 19%. Wybór takiej formy opodatkowania wymaga przesłania do odpowiedniego US oświadczenia w terminie do 20 stycznia danego roku. Pozostałe opcje to opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych oraz opodatkowanie kartą podatkową. Pierwsza opcja jest dostępna dla restauracji z dochodem do max. 150 tysięcy euro rocznie, cechą charakterystyczną ryczałtu jest to, że wysokość podatku zależy od osiąganych przychodów, przy czym liczy się obrót (a nie zysk), więc nie sposób tu odliczać rozmaitych kosztów firmowych. Karta podatkowa to z kolei alternatywa dla Księgi Przychodów i Rozchodów – opłaty w jej ramach wynikają z rodzaju i zakresu działalności, liczby pracowników oraz liczby mieszkańców, gdzie prowadzimy restaurację.

Kolejnym ważnym elementem podatkowej strony prowadzenia restauracji jest podatek VAT. To czy powinniśmy być płatnikiem podatku VAT zależy od rocznego obrotu. Punktem granicznym jest tu 150 tysięcy złotych. Plusem bycia VAT-owcem jest możliwość odliczania podatku od faktur sprzedażowych, ale dobrze jest uniknąć tego podatku, jeśli naszymi klientami są głównie osoby fizyczne, a partnerami podmioty niepłacące VAT-u.

Oprócz wszystkich powyższych, musi pamiętać o obowiązku płacenia składek ZUS, który ciąży na właścicielu lokalu już od pierwszego miesiąca działalności. Aktualnie, podstawowa wysokość składek ZUS wynosi nieco ponad tysiąc złotych, przy czym, jeśli jest to nasz pierwszy biznes, przez pierwsze 24 miesiące przewidziany jest preferencyjny ZUS, wynoszący niecałe 500zł.

Projekt technologiczny - fundament udanego startu

Rozkład pomieszczeń w restauracji wpływa na szybkość obsługi, komfort gości i zgodność z wymogami Sanepidu. Tworzymy projekty technologiczne gastronomii zgodne z prawem, ergonomiczne i zoptymalizowane pod koszty. Dzięki temu inwestor nie przepłaca za zbędne metry czy urządzenia, a jednocześnie spełnia wszystkie wymogi.

Przykład z naszej praktyki:

Klient planował przeróbkę sali i kuchni w lokalu po kebabie. Dzięki analizie projektu udało się wygospodarować dodatkowe 10 miejsc dla gości i zredukować koszty wentylacji o 30%.

W celu uzyskania optymalnego rozkładu pomieszczeń oraz wyposażenia w restauracji, właściciel może zlecić wykonanie koncepcji technologicznej. Taki projekt ma na celu zwiększenie funkcjonalności układu pomieszczeń zaplecza gastronomicznego tak, aby uzyskać jak najwięcej przestrzeni dla Gości, dopełniając jednocześnie zaleceń sanitarno-epidemiologicznych.

Koncepcja technologiczna powinna być zrealizowana przez doświadczonego projektanta-technologa, który będzie wiedział jakie sprzęty oraz rozwiązania ująć w planie. Wsparcie fachowego projektanta może być również przydatne przy doborze urządzeń w restauracji - w celu zdobycia sprzętu, który spełni wszystkie potrzeby przy minimalnym poziomie nakładów, np. poprzez efektywne rozlokowanie wyposażenie na terenie całego lokalu.

Zadbaj o wymagane formalności

W celu uruchomienia restauracji, właściciel jest zobligowany do uzyskania zgody Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego, a także przesłać powiadomienie do Sanepidu w ciągu 14 dni od rozpoczęcia działalności. Samo zgłoszenie lokalu do użytkowania jako restauracji obejmuje: złożenie wniosku, wykonanie inwentaryzacji wraz z opisem technologicznym oraz okazania planów architektonicznych pomieszczeń itp. Zgłoszenie do Sanepidu powinno być jeszcze poprzedzone uzyskaniem odbioru sanitarnego (min. 2 tygodnie przed uruchomieniem lokalu). Na potrzeby tego zadania konieczne jest przygotowanie następujących dokumentów:

• projekt budowlany lokalu, oświadczenie kierownika nadzoru budowlanego o tym, że adaptacja lub budowa została wykonana zgodnie z dokumentacją projektową, protokół ze sprawdzenia wentylacji obiektu, badanie wody czy ew. oświadczenia związane z jakimikolwiek odstępstwami architektonicznymi, np. niestandardową wysokością lokalu,
• kompletną dokumentację działalności gospodarczej,
• jeśli lokal jest budowany od podstaw - pozwolenie na budowę (lub znaczącą przebudowę) wydane przez odpowiedni organ gminy (np. lokalny wydział architektury),
• umowę na wywóz śmieci.

Przebrnięcie przez opisane wyżej formalne wymogi jest jednym z trudniejszych etapów prowadzenia restauracji, ponieważ przygotowanie lokalu zgodnego z wszystkimi przepisami wiąże się z dużymi wydatkami. Gdy już będziemy mieli to za sobą, trzeba zająć koncesją na sprzedaż alkoholu wydawaną przez prezydenta miasta, burmistrza lub wójta. Na tym nie koniec, ponieważ istnieją jeszcze opłaty za publiczne odtwarzanie muzyki w celach komercyjnych. W tym zakresie warto skonsultować się z ZAiKS’em. W celu dopilnowania wszystkich formalności, warto zwrócić się do doświadczonego doradcy gastronomicznego.

Młody biznesmen uruchamia restaurację z kuchnią meksykańską. W biznes planie zaplanował już sobie pierwsze przychody w danym okresie czasu, tymczasem okazuje się, że Sanepid ma uwagi do rozkładu pomieszczeń w lokalu. W zakładanych kosztach właściciel zapomniał też ująć niezbędnych szkoleń BHP dla siebie samego oraz pracowników, co zmusiło go do poniesienia dotkliwych, niespodziewanych kosztów.

Wszystkie te rzeczy, jeśli nie są uprzednio uwzględnione, mogą skutecznie wywrócić do góry nogami terminy oraz budżet świeżo startującej restauracji. Warto zdawać sobie sprawę, że w przepisach Sanepidu istnieją nawet zapisy, określające rozmiar okien.

Dobór personelu i współpraca z dostawcami

Nawet najlepszy projekt i kuchnia nie wystarczą bez dobrego zespołu. Pomagamy w tworzeniu profili stanowisk i procesów rekrutacyjnych, a także rekomendujemy sprawdzonych dostawców. Współpracujemy z hurtowniami gastronomicznymi, które oferują lepsze warunki cenowe dla naszych klientów.

Dlaczego warto zacząć od weryfikacji i doradztwa gastronomicznego?

Otwarcie restauracji to proces, w którym każdy błąd kosztuje czas i pieniądze.
Dlatego zanim podpiszesz umowę najmu czy zamówisz sprzęt, skorzystaj z weryfikacji lokalu i doradztwa gastronomicznego.

Dzięki temu:

• poznasz realny potencjał miejsca,
• unikniesz błędów w projekcie,
• przyspieszysz formalności,
• zyskasz przewagę konkurencyjną od pierwszego dnia.

Skontaktuj się z nami: +48 664 578 090
E-mail: biuro@gastrowiedza.pl

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone.