Jak otworzyć kawiarnię - poradnik

Marzysz o własnej kawiarni i zastanawiasz się, jak otworzyć kawiarnię, która będzie przyciągać gości i generować zyski? Wbrew pozorom otwarcie kawiarni to znacznie więcej niż zakup ekspresu do kawy i wynajęcie lokalu. Sukces zależy od wielu czynników, takich jak lokalizacja, biznesplan kawiarni, odpowiednie wyposażenie, strategia marketingowa, oferta gastronomiczna oraz spełnienie wszystkich wymogów formalnych i sanitarnych. Rynek kawiarni w Polsce rozwija się bardzo dynamicznie. Coraz więcej klientów poszukuje miejsc oferujących wysokiej jakości kawę, śniadania, desery oraz przyjazną przestrzeń do spotkań i pracy. Jednocześnie rosnąca konkurencja sprawia, że otwarcie własnej kawiarni wymaga odpowiedniego przygotowania i przemyślanej strategii biznesowej. W tym poradniku wyjaśniamy krok po kroku, jak założyć kawiarnię, ile kosztuje otwarcie kawiarni, jak przygotować biznesplan, wybrać lokal, skompletować wyposażenie oraz uniknąć najczęstszych błędów popełnianych przez początkujących przedsiębiorców. Dowiesz się również, jakie formalności trzeba spełnić oraz jak zwiększyć szanse na sukces już od pierwszych miesięcy działalności. Jeżeli planujesz otwarcie kawiarni, kawiarni speciality lub lokalu łączącego kawę z ofertą śniadaniową i deserową, ten poradnik pomoże Ci świadomie przejść przez cały proces inwestycyjny.

Biznes plan kawiarni

Kawiarnia - pomysł na biznes, jednak nie ma sensu zabierać się za taką inwestycję bez solidnego zaplecza finansowego. Uzbieranie kapitału na poziomie 100-200 tysięcy złotych wyłącznie we własnym zakresie jest możliwe dla nielicznych, dlatego warto posiłkować się tu kredytem firmowym lub zawalczyć o dotację na rozpoczęcie działalności gospodarczej.

Dokładne zaplanowanie źródeł finansowania oraz kosztów inwestycji to podstawa biznes planu, który jest niezbędny, jeśli otwieranie kawiarni interesuje nas na serio. Uzupełnieniem takiego planu może być np. analiza SWOT, opisująca silne i słabe strony przedsięwzięcia oraz szanse i zagrożenia związane z pomysłem.

Ważne: Według danych Euromonitor Internation, rynek kawiarniany w Polsce przekroczył wartość 500 milionów złotych, rosnąc rok do roku o blisko 5%. Trend ten się utrzymuje, lecz konkurencja na rynku jest bardzo wysoka, szczególnie trzeba brać tu pod uwagę pozycję kawiarni sieciowych.

Wybór i lokalizacja kawiarni

Nie jest odkrywczym stwierdzenie, że kluczem do sukcesu kawiarni jest jej lokalizacja. Jeśli więc zastanawiasz się: jak założyć kawiarnię, najlepiej zacząć od poszukiwań idealnego miejsca w centrum miasta lub w pobliżu ruchliwych miejsc: atrakcji turystycznych, dużych skrzyżowań, ośrodków studenckich itp. Niewątpliwie jest to kwestia, na której nie należy oszczędzać, jeśli bowiem mamy dwie opcje i jedna jest stanowczo atrakcyjniejsza, lepiej nie szukać oszczędności akurat na tym polu. Kawiarnia ma też rację bytu w mniejszych miastach i choć rynek może być tam mniejszy, to jednocześnie plusem jest potencjalnie mniejsza konkurencja.

Oprócz kwestii lokalizacji, trzeba przyjrzeć się uwarunkowaniom technicznym danego lokalu. Chodzi tu, dajmy na to, o wymóg posiadania dwóch wejść do obiektu, minimum 3-metrowego stropu, klimatyzacji, toalet itp., natomiast od strony formalnej podstawowa kwestia to upewnienie się, że lokal ma status oddanego do użytkowania. W celu zapoznania się z wszystkimi przepisami sanepidu odsyłamy do ustawy DzU nr 104 z 2004 r., poz. 1096, a w zakresie regulacji budowlanych do DzU nr 75 z 2002 r., poz. 690 oraz nr 109 z 2004 r., poz. 1156.

Przykład: Wynajem lokalu pod kawiarnię w galerii handlowej lub w centrum miasta, np. w okolicach starówki, to koszt rzędu 8 - 12 tys. zł miesięcznie.

Rodzaj działalności

Jednym z pierwszych kroków na drodze do uruchomienia własnej kawiarni jest rejestracja firmy. Można to zrobić na kilka sposobów, np. rejestrując działalność indywidualną, spółkę cywilną, spółkę z.o.o. - więcej na temat dostępnych form prawnych działalności gospodarczej dowiesz się z artykułu: Jak otworzyć restaurację. W biznesie gastronomicznym do rozważenia jeszcze jest to czy chcemy budować własną markę czy włączyć się w system franczyzowy, jaki oferuje wiele sieci kawiarni o ugruntowanej pozycji na rynku. Taki wariant wiąże się ze stałymi opłatami licencyjnymi, ale w zamian można liczyć na teoretyczny know-how, dostęp do receptur oraz korzyści wizerunkowych, jeśli uruchamiamy kawiarnię pod znanym i lubianym szyldem.

Kawiarnię możesz otworzyć w ramach systemu franczyzowego czyli pod marką większej korporacji. Pakiety franczyzowe przeważnie obejmują, np. stałe doradztwo marketingowe, konsultacje aranżacyjne, szkolenia dla kierownictwa i personelu oraz gotowego rozwiązania w zakresie oferty gastronomicznej.

Franczyza wiąże się jednak z konkretnymi wymogami, np. najczęściej jest to opcja dostępna w większych ośrodkach miejskich, wymagane jest zainwestowanie w lokal o dużej powierzchni, a sam właściciel musi umieć dobrze współpracować, a w pewnym wymiarze wręcz podporządkować się franczyzodawcy.

Obowiązki natury formalnej i technicznej

Instytucje, z którymi lepiej mieć jak najlepsze stosunku, jeśli chcemy prowadzić kawiarnię to: Sanepid, Państwowa Inspekcja Pracy, Urząd Skarbowy, ZUS, ZAiKS, Inspektorat Nadzoru Budowlanego, STOART, ZPAV, SAWP (i możliwe, że na tym nie koniec…). Lista może przyprawić o gęsią skórkę, ale jeśli wykażemy się rzetelnością i głęboką kieszenią, wszystko da się poukładać. Niezbędne jest dopilnowanie odbioru budowlanego (jeśli konieczne było zgłoszenie projektu do lokalnego Wydziału Architektury) oraz sanepidowskiego.

W praktyce wiąże się to z kontrolą inspektora sanepidu (i ewentualnych wizyt w przyszłości). Pod tym kątem, należy złożyć wniosek oraz dokonać inwentaryzacji wraz z opisem technologicznym, przedstawić dokładne plany architektoniczne obiektu. W celu zapoznania się ze szczegółowymi wymogami, warto zwrócić się z wyprzedzeniem do Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej, ponieważ skrupulatność tej instytucji może się różnić zależnie od miasta (niuansów jest mnóstwo: powierzchnia lokalu, liczba oraz rozmiar okien, wysokość itp.). W każdym razie, zachęcamy jeszcze raz do zapoznania się z materiałem: Otwieranie restauracji, gdzie opisujemy wiele uniwersalnych wymogów przewidzianych dla biznesu gastronomicznego.

Do powyższego dochodzą też opłaty dla instytucji chroniących prawa autorskie – trzeba do każdej się zwrócić i podpisać z nimi umowę. Trudno bowiem wyobrazić sobie kawiarnię bez klimatycznej muzyki w tle, prawda?

Jeśli otwierasz kawiarnię w nowym lokalu, zadbaj o uzyskanie decyzji gminy o warunkach zabudowy. Na tę okoliczność konieczny jest plan lokalizacji, projekty technologiczne, a później: oświadczenie kierownika nadzoru budowlanego, że prace zostały wykonane zgodnie z projektem, protokół ze sprawdzenia wentylacji, dokumentację działalności gospodarczej, badania jakości wody, umowę na wywóz śmieci, a także decyzję gminy, że zgadza się na użytkowanie lokalu.

Wyposażenie kawiarni    

Kwestia wyposażenia kawiarni silnie koreluje z tematem biznes planu. Trzeba bowiem zdawać sobie sprawę z tego, że profesjonalne sprzęty do kawiarni są stosunkowo drogie, np. nowoczesny ekspres do kawy stanowi wydatek na poziomie 8 tys. zł (choć są też dostępne urządzenia wyceniane na ponad 20 tys. zł), a młynek do kawy niewiele mniej. Nawet używany ekspres do kawy to koszt min. 5 tys. zł. O ile osoba prywatna może się zadowolić kawą z ekspresu za kilkaset czy nawet kilkadziesiąt złotych, to w przypadku kawiarni zainwestowanie w sprzęt wysokiej klasy jest niezbędne, szczególnie biorąc pod uwagę to, że najlepiej, aby wyposażenie pozwalało na równoległe przygotowanie co najmniej dwóch kaw.

Ciekawą opcją jest leasing ciśnieniowych ekspresów do kawy, co wiąże się z miesięczną ratą na poziomie 300-600zł. Pozostałe istotne urządzenia to, m.in. sokowirówka, wyciskarka do owoców, czekoladziarka, maszyna do bitej śmietany i zamrażarka. Dochodzi do tego też zmywarka, która wydaje się niezbędna w takim miejscu jak kawiarnia. Całość oznacza koszt min. 30 tysięcy złotych, a zostaje nam jeszcze wiele akcesoriów i sprzętów gastronomicznych, np. sztućce, kubki, filiżanki, podstawki itd.

Urządzenia i sprzęt to jedno, natomiast równie istotny jest wystrój lokalu. Aranżacja kawiarni wiąże się z inwestycją w bar, lady chłodnicze, meble itp. Im bardziej oryginalne rozwiązania zastosujemy, tym większa szansa na zyskanie lojalnych Klientów. Wymaga to indywidualnego zamówienia u stolarza, a to z kolei przekłada się na wyższy koszt, który dobrze zaplanować na długo przed wejściem z właściwymi pracami na teren lokalu.
 

Kluczowa rola marketingu i oferty gastronomicznej

W ocenie fachowców, początkowy okres działalności kawiarni przeważnie jest dobry. Lokal odwiedza wielu znajomych właściciela oraz personelu, efekt nowości kusi pobliskich Gości, ciekawość sprzyja pierwszym odwiedzinom. Cała sztuka polega na utrzymaniu odpowiedniego ruchu w dłuższej perspektywie oraz systematyczne powiększanie grona odbiorców. W tym celu, warto przyjąć pomysłową i skuteczną strategię promocji.

W przypadku kawiarni, marketing powinien ściśle korelować z ofertą gastronomiczną. Wprowadzanie nowinek, np. dużych ciasteczek albo muffinów jako dodatku do kawy, powinno sprzyjać uzyskiwaniu większej sprzedaży, a jednocześnie ułatwia znalezienie ciekawego przekazu reklamowego. Jak w każdym biznesie, szef kawiarni powinien zadbać o identyfikację wizualną lokalu, stronę www, wizytówkę firmy w regionalnych katalogach oraz Google Maps (które sprzyja odnajdywaniu kawiarni w sieci). Niech każdy, nawet stały Gość, będzie zaskakiwany nowymi pozycjami w oferowanym menu – stworzy to dodatkową motywację do wizyt w kawiarni. W zakresie marketingu ciekawą opcją są również kampanie PPC (Pay Per Click), które pozwalają emitować reklamy z zawężeniem geograficznym dla potencjalnych Klientów, którzy znajdują się konkretnie na terenie naszego miasta lub dzielnicy, gdzie zlokalizowana jest kawiarnia.

Ile kosztuje otwarcie kawiarni?

To jedno z pierwszych pytań, jakie zadają przyszli właściciele lokali. Koszt otwarcia kawiarni zależy od wielu czynników, takich jak lokalizacja, standard wykończenia, wielkość lokalu czy zakres oferowanych produktów. Zupełnie inne nakłady będą potrzebne do uruchomienia małej kawiarni osiedlowej, a inne do stworzenia nowoczesnej kawiarni speciality w centrum miasta.

Na budżet wpływa między innymi remont lokalu, zakup ekspresu do kawy, wyposażenie zaplecza, meble dla gości, system sprzedaży, oznakowanie lokalu, pierwsze zatowarowanie oraz działania marketingowe związane z otwarciem. Warto również zabezpieczyć środki na pierwsze miesiące działalności, ponieważ nie każda kawiarnia od razu osiąga zakładane wyniki sprzedaży.

Dlatego przed podjęciem decyzji o inwestycji warto przygotować szczegółowy biznesplan kawiarni i przeanalizować wszystkie koszty związane z uruchomieniem lokalu gastronomicznego.

Jak stworzyć biznesplan kawiarni?

Dobrze przygotowany biznesplan kawiarni pozwala ocenić realność inwestycji jeszcze przed podpisaniem umowy najmu czy zakupem wyposażenia. Dokument powinien uwzględniać analizę rynku, konkurencji, grupy docelowej, przewidywane przychody oraz koszty prowadzenia działalności.

Właściciele kawiarni często skupiają się na wystroju wnętrza i ofercie produktowej, zapominając o dokładnym planowaniu finansowym. Tymczasem to właśnie analiza kosztów stałych, wynagrodzeń, mediów, zakupów oraz marketingu pozwala ocenić, czy biznes ma szansę osiągnąć rentowność.

Biznesplan jest również niezbędny w przypadku ubiegania się o finansowanie zewnętrzne, leasing wyposażenia lub pozyskiwania inwestora. Im dokładniej zostanie przygotowany, tym większa szansa na uniknięcie błędów już na etapie otwierania kawiarni.

Jakie błędy najczęściej popełniają osoby otwierające kawiarnię?

Wiele nowych kawiarni nie osiąga zakładanych wyników nie dlatego, że brakuje klientów zainteresowanych kawą, ale dlatego, że już na starcie popełniono błędy organizacyjne lub finansowe. Najczęściej dotyczą one źle dobranej lokalizacji, niedoszacowania kosztów inwestycji, zbyt rozbudowanego menu lub braku odpowiedniej strategii marketingowej.

Problemem bywa również zakup nieodpowiedniego wyposażenia, brak analizy konkurencji czy niedopasowanie konceptu do lokalnego rynku. Coraz większe znaczenie ma także obecność w mediach społecznościowych i budowanie rozpoznawalnej marki jeszcze przed otwarciem lokalu.

Dlatego osoby planujące otwarcie kawiarni coraz częściej korzystają z doradztwa gastronomicznego. Konsultacje pozwalają ocenić potencjał biznesu, przeanalizować koszty oraz uniknąć błędów, które później mogą negatywnie wpływać na rentowność działalności.

Ile może zarabiać kawiarnia?

Potencjał zarobkowy kawiarni zależy od lokalizacji, liczby klientów, średniej wartości zamówienia oraz rodzaju oferowanych produktów. Coraz więcej lokali zwiększa przychody nie tylko dzięki sprzedaży kawy, ale również deserów, śniadań, produktów sezonowych czy oferty na wynos.

Duże znaczenie ma także umiejętne budowanie lojalności klientów oraz tworzenie miejsca, do którego goście chcą regularnie wracać. Współczesna kawiarnia często pełni funkcję miejsca spotkań, pracy i odpoczynku, dlatego odpowiednio zaprojektowany koncept może znacząco wpływać na wyniki sprzedaży.

Konsultacje gastronomiczne przy otwieraniu kawiarni

Otwarcie kawiarni wymaga podjęcia wielu decyzji dotyczących lokalu, wyposażenia, menu, organizacji pracy i finansów. Nawet niewielkie błędy popełnione na początku mogą generować wysokie koszty w przyszłości.

Dlatego coraz więcej inwestorów korzysta z konsultacji gastronomicznych już na etapie planowania biznesu. Wsparcie eksperta pozwala przeanalizować lokalizację, przygotować biznesplan, zaprojektować funkcjonalny lokal oraz stworzyć ofertę dopasowaną do potrzeb klientów.

Jeżeli planujesz otwarcie kawiarni, warto skorzystać z wiedzy osób, które od lat wspierają rozwój lokali gastronomicznych i pomagają budować rentowne biznesy w branży HoReCa.