HACCP - Prowadzenie dokumentacji systemowej w gastronomii

• jak stworzyć dokumentację HACCP i nią zarządzać
• jak efektywnie prowadzić dokumentację HACCP

1. Tworzenie dokumentacji HACCP

Dokumentowanie systemu HACCP wynika z 7 zasady systemu. Dokumentacja systemu HACCP powinna być przejrzysta, czytelna i dostępna dla osób, które powinny działać zgodnie z zasadami w niej zawartymi. Księga HACCP powinna składać się z:

• planu HACCP – jest zbiorem wszystkich procedur i zapisów wynikających z wdrożonego systemu, m. in.:
  • opis produktów, czyli niezbędne informacje dotyczące naszego wyrobu gotowego (skład, obróbka technologiczna, sposób przechowywania i serwowania, itp.),
  • schematy procesów technologicznych, które zawsze powinny odzwierciedlać rzeczywisty proces produkcyjny,
  • analizy zagrożeń, czyli przeprowadzenie procesu zbierania i oceniania informacji o możliwych do wystąpienia zagrożeniach (biologicznych, fizycznych i chemicznych) podczas procesu produkcji żywności,
  • wyznaczenie CCP (Krytycznych Punktów Kontrolnych) i CP (Punktów Kontrolnych),
  • ustalenia limitów krytycznych, czyli wartości, które pozwalają nam oddzielić prawidłowo przebiegający proces od nieprawidłowego,
  • sposób monitoringu CCP, czyli utrzymywanie stałej kontroli nad CCP,
  • działania korygujące,
  • sposób weryfikacji systemu, czyli ustalenie procedur sprawdzających czy system HACCP funkcjonuje prawidłowo, zgodnie z założeniami,
  • zarządzanie dokumentacją,
  • wzory formularzy kart i rejestrów,
     
• zapisów – dokumenty opisujące funkcjonowanie systemu, które powstają w wyniku dokumentowania wykonywanych czynności. Są to wszystkie karty i rejestry, które uzupełniamy podczas wykonywania danych czynności, np. „Karta przyjęcia towaru”.

Do Planu HACCP powinny zostać dodane także dokumenty Dobrych Praktyk.Staną się one wtedy „dokumentami związanymi”. Dobra Praktyka Produkcyjna i Higieniczna są podwaliną systemu HACCP i są one bezpośrednio z nim związane. System HACCP nie funkcjonuje więc jeśli nie stosujemy zasad Dobrych Praktyk (GMP/GHP). Z tego względu bardzo istotne jest prowadzenie dokumentacji z ich zakresu.

Niezwykle istotne jest odpowiednie nadzorowanie dokumentacji systemowej. Powinna być ona odpowiednio kodowana (znakowana) oraz powinna być dostępna w odpowiedniej ilości kopii.

Ilość egzemplarzy kopii jest zależna od wielkości firmy, działów, ilości zatrudnionych osób. Zazwyczaj oryginał przechowywany jest u osoby nadzorującej system HACCP (np. specjalista do spraw jakości). Kopie powinny znaleźć się u kierowników działów (jeśli takie istnieją).

Księga HACCP powinna być także odpowiednio znakowana i kodowana. Wynika to z konieczności jej bieżącej aktualizacji. Aby nie zagubić się w dokumentacji i ułatwić sobie jej aktualizowanie oraz wymianę dokumentów, warto wziąć pod uwagę kilka praktycznych porad:

• Dokumentację najłatwiej przechowuje się w segregatorach z przezroczystymi koszulkami. Ułatwi Ci to wymianę aktualizowanych dokumentów.
• Numeruj strony danego rozdziału a nie całej Księgi. Każdy rozdział powinien być numerowany od strony nr 1. Dzięki temu w przypadku aktualizowania jednego dokumentu nie będziesz musiał drukować ponownie całej Księgi.
• Oznaczaj ile stron ma dany dokument, aby osoba otrzymująca kopię wiedziała, że otrzymała wszystkie strony.
• Oznaczaj osoby związane z systemem HACCP 2-4 literowym skrótem. Identyfikacja podpisu na dokumencie bywa niekiedy trudna. Gdy przy podpisie zostanie umieszczony taki skrót od razu będzie wiadomo kto wykonał daną czynność .

Ze względu na fakt iż Księga HACCP jest dokumentem nadzorowanym konieczne jest aby cały dokument posiadał ujednolicony nagłówek i stopkę z niezbędnymi informacjami t.j.:

• dane firmy (nazwa, adres),
• nazwę i tytuł dokumentu,
• numer strony i liczbę wszystkich stron w dokumencie,
• osoby tworzące dokument i zatwierdzające go,
• numer i datę wydania.

Tworząc dokumentację HACCP należy pamiętać aby była ona dopasowana indywidualnie do naszej restauracji. Często napotykam dokumenty, które są zupełnie zbędne w danym lokalu (np. magazynowanie opakowań jednorazowych, gdy w lokalu istnieje możliwość spożywania posiłków tylko na miejscu). Dokumenty muszą być napisane w sposób zrozumiały dla naszych pracowników. Każda osoba powinna mieć dostęp do dokumentów, które są bezpośrednio związane z wykonywanymi przez nie czynnościami. Taki ciągły dostęp znacznie ułatwia tworzenie instrukcji stanowiskowych, które zalaminowane umieszcza się na danym stanowisku pracy.

  2. Prowadzenie dokumentacji HACCP  

Podstawą prawidłowego prowadzenia dokumentacji HACCP jest jej aktualizowanie. Każdy dokument musi odpowiadać aktualnej, rzeczywistej sytuacji w lokalu gastronomicznym. Należy pamiętać aby zdezaktualizowane dokumenty wymieniać na nowe nie tylko w oryginale Księgi HACCP, ale także w każdej jej kopii w zakładzie. Jeśli posiadamy Księgę w formie elektronicznej i papierowej obie należy aktualizować. Abyśmy nie mieli problemów w odnalezieniu się w kolejnych zmianach w dokumentacji, warto jest wprowadzić kartę „Rejestr zmian w dokumentacji HACCP”.

Dokumentami mającymi istotny wpływ na funkcjonowanie systemu HACCP są zapisy (także te dotyczące GMP/GHP). Ich prawidłowe wypełnianie i przechowywanie staje się dowodem na działanie systemu HACCP.

Każda czynność powinna zostać odnotowana w odpowiedniej karcie lub rejestrze. Potwierdzanie wykonania czynności własnoręcznym podpisem zwiększa poczucie odpowiedzialności pracowników. Mają oni wtedy świadomość, że jeśli zostali wybrani do danych zadań, etapów produkcji to brak zapisu oznacza, że nie zostały one wykonane.

Podobnie jak procedury i instrukcje Planu HACCP tak i zapisy powinny mieć ujednolicony charakter. Podstawowe informacje jakie powinny zawierać zapisy to:
 

• tytuł karty, rejestru (np. „Karta kontroli temperatur w magazynie surowców”)
• data,
• limity krytyczne – każda karta powinna zawierać limity krytyczne (jeśli możliwe jest ich wyznaczenie), aby pracownik zawsze mógł sprawdzić czy odczytane parametry są prawidłowe (np. temperatura prawidłowa dla przechowywanego drobiu 0-3^OC),
• identyfikacja osoby wykonującej daną czynność (podpis i oznaczenie literowe).

Fragment zapisu:
  

Zapisy powinny być przechowywane w odpowiednim miejscu i przez odpowiedni czas. Zakłada się, że zapisy powinno przechowywać się do 2 lat, chyba że dana sytuacja wymaga dłuższego czasu. Sposób i czas przechowywania zapisów powinien być opisany w Planie HACCP.

Dokumentacja HACCP powinna być dostosowana indywidualnie dla danego zakładu gastronomicznego.
Dokumentacja powinna być czytelna, przejrzysta i dostępna dla osób której pracy ona dotyczy.
Dokumentacja HACCP powinna składać się z Planu HACCP i zapisów.
Wszelkie dokumenty powinny być aktualizowane i odpowiadać sytuacji rzeczywistej w naszej restauracji.
System HACCP kieruje się zasadą co nie zostało zapisane nie zostało zrobione.

Skontaktuj się z nami, a my doradzimy bądź od razu umówimy się na profesjonalny audyt jakości, po którym można otrzymać odpowiedni certyfikat potwierdzający zachowanie najwyższych standardów jakości w gastronomii. 

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie i rozpowszechnianie zabronione.