Dokumentacja personalna lokalu gastronomicznego

Po przeczytaniu tego artykułu będziesz wiedział:

• jakie są podstawowe dokumenty personalne
• jakie dokumenty są obowiązkowe a jakie fakultatywne
• jaki długo i w jaki sposób należy przechowywać dokumenty personalne
• na co zwrócić szczególną uwagę tworząc dokumenty i zarządzając nimi

1.      Akta osobowe

Akta osobowe są podstawą dokumentacji personalnej. To najważniejszy dokument towarzyszący pracownikowi od badań wstępnych po świadectwo pracy.  Wszyscy pracodawcy, bez względu na wielkość zatrudnienia mają  obowiązek założyć i prowadzić akta, dla  każdego pracownika oddzielnie.  Zasady prowadzenia akt osobowych są jasne i przejrzyste, nie trzeba specjalistycznej wiedzy aby móc to robić samodzielnie. Akta osobowe składają się z 3 części, a każda z nich zawiera następujące dokumenty:

Część A– dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie m.in.:

• kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
• list motywacyjny lub podanie o przyjęcie do pracy
• świadectwa pracy dotyczące poprzednich okresów zatrudnienia
• świadectwa szkolne, dyplomy ukończenia studiów, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe
• orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy (badania wstępne)

Część B- dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika m.in.:

• umowa o pracę
• porozumienia lub wypowiedzenia zmieniające warunki umowy o pracę
• informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia
• zakres obowiązków (lub opis stanowiska pracy)
• kwestionariusz osobowy dla pracownika
• zaświadczenia o szkoleniach BHP (szkolenie ogólne i okresowe)
• orzeczenia lekarskie z badań okresowych i kontrolnych
• oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania
• oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o równym traktowaniu w zatrudnieniu
• oświadczenie rodzica  o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich
• zgoda na przekazywanie wynagrodzenia na wskazany rachunek bankowy
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych (w trakcie zatrudnienia)
• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
• dokumenty związane z wymierzeniem pracownikowi kary porządkowej upomnienia lub nagany

Część C- dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

• rozwiązanie umowy o pracę (wypowiedzenie, porozumienie stron)
• świadectwo pracy
• orzeczenia lekarskie, jeżeli badania okresowe przeprowadzono po rozwiązaniu stosunku pracy

Dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.  W przypadku usunięcia dokumentów dotyczących kary porządkowej należy przepisać cały wykaz tak, aby nie został żaden ślad po karze. Numeracja dokumentów pozostaje bez zmian, przy numerach odpowiadających usuniętym dokumentom można wpisać adnotację „usunięto”.

 W aktach osobowych mogą znajdować się jedynie kopie lub odpisy składanych dokumentów, np. świadectw pracy z poprzednich zakładów. Oryginałów tych dokumentów można żądać od pracownika tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Akta osobowe muszą być przechowywane w warunkach chroniących je przed utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca musi je również zabezpieczyć je, jako dokumenty zawierające dane osobowe, przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną oraz przetwarzaniem niezgodnym z  przepisami.

Akta osobowe danego pracownika przechowuje się  przez 50 lat licząc od dnia zakończenia stosunku pracy. W przypadku zakończenia działalności akta osobowe należy przekazać do archiwum.

O poszczególnych dokumentach zawartych w aktach osobowych przeczytasz również w artykule „Zatrudnienie pracownika krok po kroku”.

2.      Ewidencja czasu pracy i lista obecności

Aby móc prawidłowo ustalić wynagrodzenie pracownika i inne świadczenia związane z pracą pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić kartę ewidencji czasu pracy. Ewidencja powinna być prowadzona w takiej formie, aby można było na jej podstawie ustalić:

• godziny pracy w poszczególnych dobach
• pracę w niedziele, święta oraz dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy
• pracę w porze nocnej
• pracę w godzinach nadliczbowych
• nieobecności w pracy (urlopy, zwolnienia lekarskie)

Przepisy nie określają szczegółowo jak powinna wyglądać karta ewidencji czasu pracy. Można korzystać z dostępnych na rynku gotowych wzorów, można opracować wzór karty samodzielnie. Ewidencję czasu pracy można prowadzić również  w formie elektronicznej. Ważne jest, aby zawierała wspomniane wyżej elementy.

Ewidencja czasu pracy  bywa często mylona z  listą obecności.  W rzeczywistości są to dwa różne dokumenty. Lista obecności jest jednym ze sposobów ustalenia obecności pracownika w pracy. Pracownik przybywając do pracy powinien za każdym razem potwierdzić ten fakt własnoręcznym podpisem, może również skorzystać np.  z imiennej karty magnetycznej. Dzięki temu można ustalić dni i godziny pracy oraz usprawiedliwione lub nieusprawiedliwione nieobecności. Na podstawie listy obecności lub zapisów z systemu elektronicznego można prawidłowo wypełnić i rozliczyć ewidencję czasu pracy i w konsekwencji właściwie naliczyć należne wynagrodzenie.

Obowiązujący u pracodawcy sposób potwierdzania obecności powinien być uregulowany    w regulaminie pracy, lub  - w przypadku braku regulaminu – w innym dokumencie wewnętrznym (zarządzenie, obwieszczenie).

W przypadku pracowników:

• objętych system zadaniowego czasu pracy (czas pracy jest określony wymiarem zadań jakie pracownik ma wykonać)
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy
• pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej

pracodawca nie musi prowadzić ewidencji godzin pracy.  Zawsze jednak musi ewidencjonować wszystkie nieobecności pracowników.

Kwestia okresu przechowywania zarówno list obecności jak i ewidencji czasu pracy nie jest jednoznacznie uregulowana. Ponieważ termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy wynosi 3 lata uważa  się, że dla celów dowodowych w przypadku  sporu sądowego     dokumenty te należy przechowywać właśnie przez 3 lata.

3.      Dokumenty usprawiedliwiające nieobecność w pracy

Urlop wypoczynkowy

Przepisy dotyczące urlopów wypoczynkowych nie narzucają pracodawcom sposobu dokumentowania udzielania i wykorzystywania tych urlopów. Jeżeli w firmie sporządza się plan urlopów  (zazwyczaj od razu na cały rok) można ustalić, że dodatkowe formalności nie są potrzebne. Pracownik rozpoczyna i kończy urlop w terminie wskazanym w planie urlopów. W praktyce jednak często stosuje się wnioski urlopowe, karty urlopowe, a nawet ustalenia ustne. Dla celów dowodowych bezpieczniejsza  jest forma pisemna, jest to korzystne nie tylko dla pracownika ale również dla jego szefa. Na wniosku lub karcie urlopowej pracownik wskazuje w jakim terminie chciałby skorzystać z urlopu, a pracodawca podpisem potwierdza udzielenie (bądź nie) zgody.

Zasady wnioskowania o urlop i udzielania urlopów powinny być zawarte w obowiązującym u pracodawcy regulaminie pracy, lub innym dokumencie wewnętrznym (zarządzenie, obwieszczenie).

Wnioski urlopowe można wpinać w akta osobowe pracowników, można również założyć odrębny segregator i tam je umieszczać. Jest to kwestia uznaniowa, zależy jaki  sposób jest wygodniejszy dla osoby zajmującej się kadrami.

Podobnie jak listy obecności i ewidencje czasu pracy, dokumenty związane z urlopami powinno się – dla celów dowodowych – przechowywać przez 3 lata.

Zwolnienie lekarskie

Dowodem potwierdzającym nieobecność w pracy z powodu choroby jest zwolnienie lekarskie wystawione na druku ZUS ZLA (dawniej zwane popularnie L 4). Należy sprawdzić, czy wszystkie pozycje zostały poprawnie wypełnione, czy w przypadku poprawek lub skreśleń jest parafka i pieczątka lekarza. Częstym błędem jest brak na zwolnieniu pieczątki przychodni lub lekarza. Od 12 stycznia 2011 r. obowiązują nowe, uproszczone druki ZUS ZLA. Zostały z nich usunięte niektóre pozycje np. ilość dni niezdolności do pracy, NIP zakładu opieki zdrowotnej. Graficznie różnią się nieco od poprzednich, dlatego na pierwszy rzut oka trudno ocenić ich poprawność.  Do momentu wyczerpania poprzednich druków lekarze mogą z nich jeszcze korzystać, więc nie powinno nas dziwić jeśli jeden pracownik przyniesie „stare” zwolnienie a inny już „nowe”.

Jeżeli pracodawca zgłosił do ubezpieczenia społecznego nie więcej niż 20 osób (niezależnie od wymiaru etatu) wtedy płatnikiem świadczeń chorobowych jest ZUS. Należy przekazać druk ZUS ZLA i formularz ZUS Z 3 (wypełnia go księgowy lub osoba naliczająca wynagrodzenia) do właściwego miejscowo oddziału ZUS.

W przypadku gdy to pracodawca jest uprawniony do wypłacania świadczeń chorobowych, powinien druki ZUS ZLA przechowywać przez co najmniej 3 lata.

4.      Regulamin pracy

Regulamin pracy nie jest typowym dokumentem personalnym, ale ponieważ jest podstawowym aktem wewnętrznym regulującym zasady działania firmy, warto przybliżyć jego cele i zadania.

Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników, a zwłaszcza:

•  organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej
• systemy i rozkłady czasu pracy (np. równoważny, podstawowy) oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy (np. m miesiąc)
• porę nocną (8 godzin zawartych w przedziale między godzinami 21 a 7)
• termin, miejsce i czas wypłaty wynagrodzenia
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym
  w celu odbywania przygotowania zawodowego
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia
  i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy
• informacje o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników

Wprowadzenie regulaminu pracy jest obowiązkowe dla pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób.  Pracodawcy, którzy nie muszą wprowadzić regulaminu pracy, mogą to uczynić, jeśli uznają, że jest im potrzebny. Dzięki zawartym w nim zapisom  regulamin pracy może być bardzo pomocny w organizacji pracy. Typowym przykładem może być kwestia przebywania pracowników na terenie firmy w celach prywatnych.  W regulaminie można zapisać np. że wstęp na zaplecze restauracji i do pomieszczeń pracowniczych poza czasem pracy jest możliwy tylko za wiedzą i zgodą kierownika zmiany. W podobny sposób można uregulować też możliwość zamawiania przez pracowników -  w czasie pracy – dań i napojów.

Za wprowadzeniem regulaminu przemawia też fakt, że jeden dokument reguluje  wiele zagadnień. Nie trzeba tworzyć rozbudowanych informacji o warunkach zatrudnienia dla pracowników, obwieszczeń o systemie czasu pracy czy o sposobie potwierdzania obecności.

Oczywiście, jeżeli jest zatrudnionych np. 6 osób, tworzenie regulaminu może być bezcelowe, Ale już w przypadku  15 – to osobowej załogi warto rozważyć, czy w celu zapewnienia właściwej organizacji pracy nie należałoby wprowadzić regulaminu.

Zapisy regulaminu pracy nie mogą być dla pracowników mniej korzystne niż ogólnie obowiązujące przepisy prawa, mogą natomiast wprowadzać rozwiązania dające pracownikom większe uprawnienia (np. 30 minut płatnej przerwy).

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go pracownikom do wiadomości. Może to nastąpić poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, wyłożenie w ogólnie dostępnym miejscu. W tym samym trybie wprowadza się zmiany do regulaminu. Istotne jest, aby każdy pracownik miał możliwość zapoznania się z regulaminem.

Podanie pracownikom regulaminu do wiadomości jest równoznaczne z faktem, że się z nim zapoznali. Nie trzeba dodatkowych potwierdzeń na piśmie. Natomiast w przypadku nowo zatrudnionych pracowników  pracodawca ma obowiązek zapoznania ich z regulaminem pracy  przed rozpoczęciem przez nich pracy. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu z regulaminem umieszcza się w części B akt osobowych.

Regulamin pracy musi być dostępny i przechowywany w siedzibie firmy. Pozostałe dokumenty, zwłaszcza związane z naliczaniem wynagrodzeń (ewidencje obecności, zwolnienia lekarskie, wnioski urlopowe) oraz akta osobowe mogą się znajdować w biurze finansowo  - księgowym. Pracodawca powierzając innej firmie obsługę kadrowo – płacową powinien  zawrzeć z nią tzw. Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa taka  określa cel i zakres przetwarzania danych osobowych pracowników.

Należy również pamiętać, że przechowywanie wspomnianych dokumentów poza siedzibą firmy, nie oznacza, że w razie kontroli PIP inspektor nie będzie miał do nich dostępu. Wręcz przeciwnie, kontrola może odbywać się również  w biurze finansowo – księgowym.

Stan prawny na 30 kwietnia 2011

Portal gastronomiczny GastroWiedza.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone.