Spotkania z personelem
Po przeczytaniu tego artykułu będziesz wiedział:
jakiego typu spotkania z zespołem należy przeprowadzać w lokalach gastronomicznych,
jakie tematy powinno się omawiać,
jakie są podstawowe zasady efektywnych spotkań z pracownikami.
Spotkania zespołu zawsze są istotne, a ich waga wzrasta wraz z rozwojem firmy gastronomicznej. Im więcej personelu pracującego: na różnych stanowiskach, w różnych działach firmy, w różnych godzinach oraz im więcej punktów sprzedaży, tym prawidłowa komunikacja staje się coraz bardziej nieodzowna i zarazem coraz trudniejsza.
Cele spotkań
Wiele osób uważa, że komunikacja nieformalna (taka przy okazji, przy porannym piciu kawy przed pracą, albo w okresach spokoju w lokalu) powinna nam wystarczać do przekazania wszystkich ważnych spraw. Jednak powodów komunikacji, kwestii wymagających poruszenia czy przedyskutowania w gronie zespołu jest sporo, dlatego warto podejść do nich w sposób systematyczny.
Najważniejsze obszary komunikacji z personelem to:
- informowanie
- rozwiązywanie problemów, szukanie rozwiązań, omawianie nowych pomysłów
- dyskutowanie, przekonywanie, negocjacje
- szkolenie
- motywowanie
- podtrzymywanie relacji
Informowanie
Przekazanie personelowi informacji na temat funkcjonowania lokalu jest istotne głównie ze względów organizacji pracy zespołowej. Jednak ma też duże znaczenie dla zaangażowania pracownika w pracę i zwiększania poczucia przynależności do zespołu. Pracownik, który jest na bieżąco informowany o tym, co dzieje się w firmie czuje się ważniejszy i doceniony, bardziej rozumie cel i wyniki swojej pracy, a dzięki temu wzrasta jego motywacja.
Dwóch robotników buduje mur z cegieł. Przechodzień podchodzi do jednego z nich i pyta: „Co robisz?”. „Kładę cegły” – odpowiada murarz. Przechodzień podchodzi do drugiego z robotników i zadaje to samo pytanie, a ten odpowiada: „Buduję katedrę”. Który z nich prawdopodobnie wykonuje swoją pracę z większym zaangażowaniem?
- przekazujeinformację (styl autorytarny),
- prowadzi rozmowęna ważne dla firmy tematy (styl demokratyczny)
Informowanie (szczególnie w wydaniu autorytarnym) jest jednokierunkowe – przełożony mówi, pracownicy słuchają. W zasadzie, równie dobrze można by to samo przekazać wywieszając pismo od przełożonego na korkowej tablicy informacyjnej w lokalu, bez organizacji spotkania. Niektóre informacje, oczywiście, nadają się do tego (na przykład grafiki pracy). Należy jednak pamiętać, że tablica korkowa nie ma uczuć, nie przekazuje emocji i nie patrzy prosto w oczy, a także nie daje możliwości otrzymania relacji zwrotnej od odbiorcy informacji.
Organizacja pracy
Celem takiego spotkania jest omówienie i ustalenie sposobu wykonywania pracy. Najczęściej spotkania te dotyczą dwóch ram czasowych –pracy w danym dniu lub przygotowania się do zmian organizacji pracy w przyszłości. Omawianie bieżącej działalności odbywa się zwykle na dziennych odprawach, a dalsze działania i plany przedstawiane są na spotkaniach okresowych, tygodniowych lub miesięcznych.
Rozwiązywanie problemów, szukanie rozwiązań, omawianie nowych pomysłów
Stare przysłowie mówi: co dwie głowy, to nie jedna. Częstą metodą, działającą także w sposób motywujący na zespół, jest wspólne rozwiązywanie problemów. Nikt nie jest „alfą i omegą”, a przecież im bardziej złożoną jest oferta lokalu, tym więcej skomplikowanych problemów wymaga rozwiązania. Dlatego wspomaganie się wiedzą i kreatywnością zespołu przy szukaniu rozwiązań jest praktyką godną polecenia. Tego typu spotkania organizują menedżerowie reprezentujący demokratyczny styl zarządzania. Czasami nie trzeba spotykać się z całym zespołem, wystarczy zaprosić jedną lub kilka osób mających największą wiedzę lub intuicję w interesującym nas akurat obszarze.
Dyskutowanie, przekonywanie, negocjacje
Mówimy tu o spotkaniach najczęściej dotyczących tematów związanych z zarządzaniem personelem, takich jak:
- zasady wynagradzania
- godziny pracy
- zakresy obowiązków
- natężenie pracy
- korzyści socjalne
- współpraca w zespole
Pamiętaj o zasadzie, by w szerszym gronie omawiać wyłącznie tematy dotyczące wszystkich pracowników, a sprawy indywidualne zawsze na osobności, tylko z zainteresowaną osobą.
Do tego typu spotkań należy sytuacja, kiedy pracownicy inicjują spotkanie: „Szefie, chcemy porozmawiać na temat godzin nadliczbowych”. Jeśli w tej sprawie przychodzi cały zespół, a przełożony sądzi, że atmosfera podczas spotkania stanie się bardzo napięta, może poprosić o wybranie do rozmowy jednego – dwóch rzeczników: „Mogę porozmawiać, ale tylko z dwiema osobami. Tak będzie efektywniej. Proszę wybrać przedstawicieli, ustalić wspólne stanowisko i zapraszam na godzinę X”. Rozmowa w mniejszym gronie studzi rozognione emocje i daje większe szanse na rozsądne rozwiązanie.
Szkolenie
Przeprowadzając (lub zlecając komuś) szkolenie pamiętaj o przygotowaniu odpowiednich materiałów szkoleniowych, w oparciu o które zostanie ono przeprowadzone. Podczas zajęć treści powinny być wyświetlane na ekranie (projekcja multimedialna), a uczestnicy powinni otrzymać kopie materiałów. Dlaczego jest to takie ważne? Taki sposób przekazu jest bardziej uporządkowany, jednoczesny przekaz słowny i wizualny treści działa na więcej zmysłów i sprawia, że informacje zostają w lepszy sposób przyswojone i zapamiętane przez uczestników.
Spotkania szkoleniowe często prowadzone są przez zewnętrznych trenerów. Do idealnych należy sytuacja, kiedy w takim szkoleniu uczestniczy również przełożony. Dzięki temu poznaje tematykę szkolenia i uzyskuje możliwość komunikowania się z załogą na tym samym poziomie w przeszkolonym obszarze, a dodatkowo, jego obecność na zajęciach motywuje pracowników do zaangażowania i czynnego uczestnictwa.Niestety, z powodu obłożenia innymi obowiązkami, nieobecność przełożonego podczas szkoleń zewnętrznych
zdarza się bardzo często, a szkoda.
Motywowanie
Umiejętność motywowania pracowników należy do ważniejszych elementów warsztatu dobrego menedżera – lidera zespołu.
Każde spotkanie z zespołem powinno być „przetykane” elementami motywowania. Według jednej z delicji motywowanie polega na skłanianiu pracowników za pomocą różnych narzędzi, by chętnie i dobrze wykonywali powierzone zadania (P. Wachowiak, „Profesjonalny menedżer”, Warszawa 2001). Jak to osiągnąć?
Doświadczony menedżer wykorzystuje do tego różne metody i techniki, np.:
- przekazywanie pozytywnych wizji na temat przyszłości lokalu i pracowników
- podkreślanie wspólnego celu
- oferowanie korzyści (nagród) w zamian za odpowiednie zachowania pracowników
- publiczne chwalenie, nagradzanie pozytywnych zachowań
- mówienie o zagrożeniach, konkurencji
- wspieranie dobrych relacji w zespole
- tworzenie i wzmacnianie rytuałów
- celebrowanie sukcesu (firmy i pracowników)
- budowanie atmosfery zaufania
Udzielanie nagany lub kary pracownikowi jest również formą motywowania, ale rozmowy na ten temat powinny odbywać się wyłącznie na osobności.
Nagradzaj publicznie, karz w cztery oczy!
Podtrzymywanie relacji
Typowym przykładem tej kategorii spotkań są imprezy integracyjne, kiedy załoga spotyka się tylko po to, by spędzić wspólnie czas w luźnej atmosferze. Choć spotkania mają charakter wyłącznie towarzysko-rozrywkowy i tak często rozmowy szybko przechodzą na tematy firmowe. Niestety, z racji długich godzin funkcjonowania lokali gastronomicznych takie wspólne wyjścia są trudne do zorganizowania, można jednak przecież pokusić się o zorganizowanie spotkania integracyjnego we własnym lokalu. Jest to opcja najprostsza i niedroga, gdyż produkty brane są z zasobów restauracji, a dania mogą zostać przygotowane przez własną kuchnię.
Częstotliwość takich spotkań, z racji problemów organizacyjnych i kosztów, zwykle nie jest duża, natomiast obowiązkowe staje się zorganizowanie „śledzika” i „jajeczka” przed odpowiednimi świętami. Działanie integracyjne tego typu wpływa bardzo dobrze na budowanie więzi w zespole, a tym samym na bardziej efektywną pracę i mniejszą rotację personelu.
Rodzaje spotkań z pracownikami
W lokalu gastronomicznym najczęściej prowadzi się następujące typy spotkań:
- odprawa na rozpoczęcie zmiany
- okresowe spotkanie operacyjne
- wdrożenie na stanowisko pracy
oraz omówione już wcześniej:
- spotkania szkoleniowe
- spotkania integracyjne
Odprawa na rozpoczęcie zmiany
Tego typu spotkanie powinno być szybkie (5 - 15 minut) i odbywać się tuż przed rozpoczęciem działalności lokalu.
Lokal powinien być już przygotowany do otwarcia, a pracownicy przebrani w stroje służbowe.
W spotkaniu powinni uczestniczyć wszyscy pracownicy, którzy mogą sobie pozwolić na krótką przerwę w obowiązkach.
Najczęściej są to osoby odpowiedzialne za obsługę Gości (kelnerzy, barmani, obsługa lady serwisowej), menedżerowie oraz szef kuchni
(kucharze w tym czasie zajmują się produkcją, nie można kuchni zostawić bez nadzoru).
Podczas spotkania zwykle omawiane są następujące tematy:
- organizacja pracy,
- obecność i absencja pracowników,
- przewidywane bankiety (organizacja sali, przygotowanie stołów, produkcja),
- dania, które trzeba szybko sprzedać; dania których brak w menu,
- wizyty VIP-ów; przewidywane inspekcje,
- inne bieżące sprawy (awarie sprzętów, plany sprzątania).
W niektórych lokalach, oprócz odprawy porannej stosuje się również krótkie spotkanie na zamknięcie zmiany, w celu omówienia minionego dnia pracy. Jednak z racji naturalnej chęci pracowników szybkiego wyjścia do domu, natychmiast po zakończeniu pracy, spotkania takie nie są popularne.
Okresowe spotkanie operacyjne
W celu szerszego omówienia problematyki lokalu przeprowadzane są okresowe spotkania operacyjne. Powinni w nich uczestniczyć wszyscy pracownicy restauracji. Częstotliwość spotkań operacyjnych zależy od indywidualnych uwarunkowań lokalu (rodzaj oferty), stylu zarządzania oraz od dyspozycyjności czasowej pracowników. Najczęściej spotkania odbywają się raz w miesiącu, po otrzymaniu wyników finansowych za poprzedni miesiąc.
Wdrożenie na stanowisko pracy
Tego typu spotkania stosuje się podczas przyjęcia do pracy nowego pracownika lub grupy pracowników. Uczestniczą w nim, oprócz nowych pracowników, przełożony oraz pozostały personel. Ich celem jest skuteczne wprowadzenie nowej osoby do firmy, przedstawienie pracownikom, omówienie zasad pracy, integracja z zespołem oraz omówienie planu szkolenia wstępnego.
Zasady efektywnych spotkań
Ponieważ odprawy przed rozpoczęciem zmiany są spotkaniami szybkimi i krótkimi, ich prowadzenie generalnie nie nastręcza trudności. Trochę inaczej wygląda sytuacja, gdy mamy do czynienia z okresowymi spotkaniami operacyjnymi – odbywają się one w większym gronie, wymagają omówienia większej liczby spraw, które dodatkowo mogą budzić wśród uczestników emocje. Dlatego, przy organizacji tego typu spotkań warto pamiętać
o kilku zasadach ważnych.
- Przygotuj plan spotkania i ściśle się go trzymaj
- Powiadom wszystkich uczestników spotkania z odpowiednim wyprzedzeniem o jego terminie, podaj zaplanowany na nie czas
- Przygotuj projektor i ekran, jeśli będą potrzebne
- Przewietrz salę przed rozpoczęciem zebrania
- Zwracaj uwagę na punktualność uczestników
- Po rozpoczęciu poproś o wyciszenie telefonów
- Przedstawiaj tematy (nawet te trudne) prostym, przystępnym językiem
- Miej pozytywne nastawienie do uczestników spotkania
- W zależności od rodzaju spotkania, zachęcać uczestników do aktywnego udziału, dyskusji i proponowania rozwiązań
- Nie pozwalaj na „efekt choinki”, czyli odchodzenie do coraz dalszych i mniej istotnych tematów, nieuwzględnionych w planie
- Dbaj, aby pracownicy nie wychodzili podczas szkolenia i nie opuszczali go przed zakończeniem
- Jeśli spotkanie ma być dłuższe niż 1,5 godziny – zarządź krótką przerwę
Stosując powyższe zasady masz szansę, że spotkania będą efektywne i interesujące dla pracowników.
Pracownicy przyzwyczajeni są do pracy w ruchu. Kiedy mają spędzić kilka godzin w pozycji siedzącej, łatwo tracą koncentrację. Dlatego zebrania powinny być prowadzone w żywy sposób i poruszać tematy, które bezpośrednio dotyczą uczestników.
- Spotkania z personelem są istotną częścią funkcjonowania firmy gastronomicznej.
- Spotkania mogą mieć różne cele (informacyjne, dyskusyjne, szkoleniowe), ale wszystkie powinny zawierać elementy motywowania zespołu.
- W sytuacji, gdy przełożony tylko zwołuje, ale nie prowadzi spotkania, należy zadbać o to, aby zawsze w nim uczestniczył i nie opuszczał go w czasie jego trwania.
- Organizując spotkanie, należy pamiętać o jego właściwym przygotowaniu.
- Prowadzący spotkanie powinien ustalić zasady na nim panujące, przedstawić je uczestnikom, sam się do nich stosować oraz wymagać dyscypliny od uczestników.
- Spotkania wdrażające dla nowego członka załogi zwiększają szansę na pozyskanie zaangażowanego i wartościowego pracownika.
Jan Marek Mołoniewicz
Zasoby Gastrowiedza.pl
Dodano: Kwiecień 2011
